Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là gì?

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là xây dựng bản phác thảo về thông tin sản phẩm, chương trình và thông điệp thương hiệu muốn truyền tải tới khách tham dự hay công chúng. Đây được xem như một kim chỉ nam để ban tổ chức có thể nhìn nhận tổng thể và đưa ra những ý tưởng phù hợp, giúp chương trình thành công rực rỡ.

Các bước xây dựng mẫu mẫu kế hoạch hội thảo

Xác định hình thức hội thảo, hội nghị

Với mỗi loại hình hội nghị hội thảo khác nhau sẽ có những ý tưởng, kinh phí và bản kế hoạch riêng, cụ thể như sau:

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
Kế hoạch tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng
Kế hoạch tổ chức hội thảo du học
Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học
Kế hoạch tổ chức hội thảo quốc tế

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng — Hình thước hội thảo, hội nghị là yếu tố ảnh hưởng lớn đến mẫu kế hoạch tổ chức của doanh nghiệp

Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì? Các loại hội nghị, hội thảo 2022

Liên hệ ngay tới hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được tư vấn miễn phí về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị.

Xác định mục đích tổ chức hội thảo, hội nghị

Mục đích kinh tế: Thương hiệu muốn đạt được lượng doanh thu nhất định trong ngày khai trương nhằm mục đích tăng doanh số, lợi nhuận hoặc chương trình gây quỹ.
Mục đích về số lượng người tham gia: nhằm tăng độ truyền thông, phủ sóng hình ảnh doanh nghiệp đến đông đảo công chúng trong ngày khai trương, bản brief có thể đề cập mong muốn về số lượng người tham gia của nhãn hàng, doanh nghiệp.
Từ đó ban tổ chức có thể xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị phù hợp, đảm bảo tính khả thi.
Mục đích về mặt chất lượng nội dung hội nghị, hội thảo: Ban tổ chức cần xác định khách mời tham dự sẽ nhận được những gì thông qua buổi hội thảo, hội nghị: về mặt tư duy, nhận thức, cách hành động hay kết quả nghiên cứu, cũng có thể là lời mời hợp tác từ khách hàng tiềm năng.

Mục đích được đề cập trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị — Doanh nghiệp nên xác định mục đích trước khi thiết lập mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Mục đích về kiến thức/ thái độ của người tham gia: Ở nội dung này, ban tổ chức cũng như nhãn hàng cần trả lời câu hỏi: “Khách hàng đang có suy nghĩ gì về doanh nghiệp, thương hiệu, sản phẩm trước khi tham gia và sau khi tham gia?” Từ đó, xác định được những hướng đi, bước tiến mới trong hoạt động truyền thông cũng như phương án kinh doanh tương lai và xu hướng cộng đồng xã hội.
Mục đích về nguồn lực con người: Thông qua sự kiện hội nghị, hội thảo có thể thu hút được nguồn nhân lực tiềm năng không và chất lượng nguồn nhân sự dự kiến như thế nào? Ban tổ chức cần trả lời cho câu hỏi trên và tiến hành chuẩn bị thông tin tổng quan, chi tiết về vị trí tuyển dụng, lộ trình đào tạo, thăng tiến, những yêu cầu và quyền lợi mà ứng viên nhận được khi tham gia ứng tuyển.

Tìm hiểu đối tượng khách mời

Bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng — Đối tượng khách mới nên phù hợp với mục tiêu, tính chất và hình thức hội thảo, hội nghị

Đối tượng khách tham dự: Đây là bộ mặt đại diện cho quy mô, tầm cỡ hội nghị, hội thảo. Do vậy, có một danh sách chi tiết về số lượng khách mời có thể giúp quá trình xây dựng, triển khai các phương án truyền thông hiệu quả, kế hoạch đón tiếp chu đáo tận tình.
Yêu cầu cụ thể: Việc liệt kê những yêu cầu cụ thể, nội dung đặc biệt cần có trong buổi hội nghị, hội thảo là điều cần thiết. Như vậy, giúp ban tổ chức chương trình có thể nắm rõ về nội dung triển khai và phối hợp ăn ý hơn trong quá trình thực hiện, tránh những hiểu nhầm đáng tiếc phát sinh.
Phạm vi ngân sách: Trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị, ban tổ chức cần liệt kê rõ hạng mục và phạm vi ngân sách cho từng phần cụ thể giúp cân bằng, phân công và sử dụng kinh phí phù hợp.

Nắm rõ yêu cầu cần có trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Bản kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp bao gồm nội dung và hình thức:

Nội dung: Cung cấp thông tin thiết thực cho khách hàng, tạo không khí trao đổi lành mạnh, tích cực
Hình thức: Thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và chỉnh chu, đồng thời bám sát kế hoạch và kinh phí

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Các buổi hội thảo thông thường sẽ diễn ra vào ngày cuối tuần, thu hút đông đảo khách mới và người tham dự. Đồng thời, để thuận tiện cho việc di chuyển, doanh nghiệp nên lựa chọn tổ chức hội thảo tại những nơi trung tâm, có gầm gửi xe, đảm bảo không gian yên tĩnh và đầy đủ tiện ích, tiện nghi.

Địa điểm được đề cập trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị — Doanh nghiệp nên chọn tổ chức sự kiện tại những nơi trung tâm, dễ dàng di chuyển

Xây dựng kế hoạch dự phòng và dự trù kinh phí

Ngoài mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chính, doanh nghiệp cần thiết lập bản dự phòng và kinh phí dự trù, đề phòng rủi ro và có biện pháp xử lý nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh.

Triển khai kế hoạch

Hội thảo, hội nghị cần được triển khai theo đúng bản kế hoạch đã đặt ra. Trừ trường hợp gián đoạn do vấn đề không mong muốn, sự kiện sẽ thay đổi theo hướng kế hoạch dự phòng hoặc tự ứng biến.

Xem thêm: Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chi tiết, sáng tạo, ấn tượng

Triển khai sự kiện theo mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị — Bà Nguyễn Thị Hà- Thứ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phát biểu tại chương trình

Doanh nghiệp bám sát mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị — Bà Elisa Fernandez Saenz- Trưởng đại diện UN Women trình bày tại sự kiện

Xem thêm: Mẫu kịch bản chương trình hội thảo chuyên nghiệp, chi tiết từ A – Z

Xây dựng khung mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học, hiệu quả

Mỗi hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ có kế hoạch triển khai khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, khung mẫu kế hoạch đều bao gồm các nội dung và quy định về thời gian như sau:

TT	Thời gian	Nội dung
1	15 – 30 phút	Đón tiếp và giới thiệu khách mới
2	10 – 15 phút	Phát biểu khai mạc
3	2 – 3 tiếng	Trao đổi nội dung chính của hội thảo, hội nghị
4	1 tiếng 30 phút	Nghỉ giải lao giữa buổi
5	2 – 3 tiếng	Thảo luận về các nội dung đã trình bày
6	10 – 15 phút	Bế mạc hội thảo, tri ân khách mời và khán giả

Khung mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị — Tùy vào hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo, khung mẫu kế hoạch sẽ có sự điều chỉnh linh hoạt

Nguyên tắc khi lập mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Ban tổ chức cần chuẩn bị mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị cụ thể, chi tiết và cần xây dựng thêm kịch bản dự trù để ứng phó và giải quyết kịp thời những tình huống có thể phát sinh
Xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị cần đảm bảo tính khả thi và mức độ phù hợp với mục đích tổ chức
Khâu chuẩn bị cần chi tiết, rõ ràng và lên kế hoạch đầy đủ, chỉnh chu giúp quá trình tổ chức chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao nhất.

Một số lưu ý trong quá trình thiết lập mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Chạy thử sự kiện: Việc chạy thử sự kiện giúp doanh nghiệp lường trước được các tình huống có thể phát sinh và xây dựng giải pháp, điều chỉnh
Trang thiết bị: Đây là công cụ quan trọng, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, tăng tính chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp. Trang thiết bị thường tốn kém về mặt chi phí nên các doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện để tối ưu chi phí
Nhân sự: Doanh nghiệp lựa chọn nguồn nhân sự chất lượng, chuyên nghiệp, đủ số lượng để thực hiện các công đoạn khác nhau
Dự trù rủi ro: Kế hoạch dự trù phải chi tiết, đẩy đủ, đảm bảo xử lý chính xác vấn đề và tiếp tục sự kiện

Xem thêm:

Mong rằng qua bài chia sẻ của AN Media có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chi tiết. Liên hệ ngay tới hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được tư vấn miễn phí về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị nhé.