Xây dựng Brief

Brief là gì

Trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị, xây dựng brief là xây dựng bản phác thảo về thông tin sản phẩm, chương trình và thông điệp thương hiệu muốn truyền tải tới khách tham dự hay công chúng. Đây như một kim chỉ nam để ban tổ chức có thể nhìn nhận tổng thể và đưa ra những ý tưởng phù hợp, giúp chương trình thành công rực rỡ.

Brief trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị gồm những yêu cầu gì

Xác định kế hoạch cho hình thức hội thảo, hội nghị

Với mỗi loại hình hội nghị hội thảo khác nhau sẽ có những ý tưởng, kinh phí và bản kế hoạch sẽ được xây dựng khác nhau, cụ thể các hình thức tổ chức như:

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.
Kế hoạch tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng.
Kế hoạch tổ chức hội thảo du học.
Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học.
Kế hoạch tổ chức hội thảo quốc tế.
Kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị online

Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì? Các loại hội nghị, hội thảo 2022

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo về công nghệ cùng XPEL — AN Media phối hợp cùng EXPEL tổ chức hội thảo công nghệ đột phá bảo vệ toàn diện

Liên hệ ngay tới hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được tư vấn miễn phí về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị.

Mục đích tổ chức:

Mục đích kinh tế: Thương hiệu muốn đạt được lượng doanh thu nhất định trong ngày khai trương nhằm mục đích tăng doanh số, lợi nhuận hoặc chương trình gây quỹ.
Mục đích về số lượng người tham gia: nhằm tăng độ truyền thông, phủ sóng hình ảnh doanh nghiệp đến đông đảo công chúng trong ngày khai trương, bản brief có thể đề cập mong muốn về số lượng người tham gia của nhãn hàng, doanh nghiệp.
Từ đó ban tổ chức có thể xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị phù hợp, đảm bảo tính khả thi.
Mục đích về mặt chất lượng nội dung hội nghị, hội thảo: Ban tổ chức cần xác định khách mời tham dự sẽ nhận được những gì thông qua buổi hội thảo, hội nghị: về mặt tư duy, nhận thức, cách hành động hay kết quả nghiên cứu, cũng có thể là lời mời hợp tác từ khách hàng tiềm năng.
Mục đích về kiến thức/ thái độ của người tham gia: Ở nội dung này, ban tổ chức cũng như nhãn hàng cần trả lời câu hỏi: “Khách hàng đang có suy nghĩ gì về doanh nghiệp, thương hiệu, sản phẩm trước khi tham gia và sau khi tham gia?” Từ đó, xác định được những hướng đi, bước tiến mới trong hoạt động truyền thông cũng như phương án kinh doanh tương lai và xu hướng cộng đồng xã hội.
Mục đích về nguồn lực con người: Thông qua sự kiện hội nghị, hội thảo có thể thu hút được nguồn nhân lực tiềm năng không và chất lượng nguồn nhân sự dự kiến như thế nào? Ban tổ chức cần trả lời cho câu hỏi trên và tiến hành chuẩn bị thông tin tổng quan, chi tiết về vị trí tuyển dụng, lộ trình đào tạo, thăng tiến, những yêu cầu và quyền lợi mà ứng viên nhận được khi tham gia ứng tuyển.

UNICEF xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo — AN Media cùng UNICEF xây dựng kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm ngày trẻ em thế giới

Backdrop, banner, standee được thiết kế trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị — Backdrop, banner, standee được thiết kế sáng tạo theo chủ đề chương trình

Đối tượng:

Đối tượng khách tham dự là bộ mặt đại diện cho quy mô, tầm cỡ hội nghị, hội thảo. Do vậy, có một danh sách chi tiết về số lượng khách mời có thể giúp quá trình xây dựng, triển khai các phương án truyền thông hiệu quả, kế hoạch đón tiếp chu đáo tận tình.
Yêu cầu cụ thể: Việc liệt kê những yêu cầu cụ thể, nội dung đặc biệt cần có trong buổi hội nghị, hội thảo là điều cần thiết. Như vậy, giúp ban tổ chức chương trình có thể nắm rõ về nội dung triển khai và phối hợp ăn ý hơn trong quá trình thực hiện, tránh những hiểu nhầm đáng tiếc phát sinh.
Phạm vi ngân sách: Trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị, ban tổ chức cần liệt kê rõ hạng mục và phạm vi ngân sách cho từng phần cụ thể giúp cân bằng, phân công và sử dụng kinh phí phù hợp.

Xem thêm: Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chi tiết, sáng tạo, ấn tượng

Bà Nguyễn Thị Hà- Thứ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phát biểu tại chương trình

Bà Elisa Fernandez Saenz- Trưởng đại diện UN Women trình bày tại sự kiện

Brainstorming

Brainstorming là gì?

Brainstorming trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là giai đoạn phát triển ý tưởng cho chương trình về hình ảnh, màu sắc xuyên suốt hội nghị, cách thức tổ chức, những vấn đề có thể xảy ra cũng như phương án giải quyết tối ưu giúp chương trình thành công tốt đẹp và đạt được hiệu quả như mong muốn.

Brainstorming trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị gồm những nội dung nào?

Trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị có thể đưa ra ý tưởng thực hiện chương trình, thời gian địa điểm tổ chức phù hợp. Bên cạnh đó đánh giá sự khả thi của ý tưởng cũng như kiểm tra về thời gian tổ chức nhằm xác định và chuẩn bị phương án khi trùng ngày với những sự kiện khác. Như vậy, tiếng vang về truyền thông có thể gặp nhiều ảnh hưởng đáng tiếc.
Đưa ra thông điệp: ngắn gọn, dễ nhớ dễ hiểu, truyền tải được thông tin cốt lõi.
Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Thiết kế: gắn với hình ảnh thương hiệu, phù hợp với ý tưởng của sự kiện (bộ nhận diện, backdrop, standee, banner,…)
Dự trù kinh phí toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra, vấn đề phát sinh thêm.
Xây dựng mẫu kịch bản chương trình sự kiện: Mẫu kịch bản chương trình sự kiện gồm có nội dung chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra xuyên suốt, chương trình giao lưu khách mời, văn nghệ, kịch bản MC,…
Phân công nhiệm vụ: xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chi tiết về bố trí nhân sự. Nhân lực chạy chương trình chính và nhân lực phụ nhằm đảm bảo các khâu trong sự kiện liền mạch, kết nối và không xảy ra vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, đào tạo nhân sự về thái độ, sự chuyên nghiệp trong hội thảo cũng là điều cần lưu ý.

Xem thêm: Mẫu kịch bản chương trình hội thảo chuyên nghiệp, chi tiết từ A – Z

Ca sĩ- Diễn viên Duy Khoa giữ vai trò là MC trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo — **Giám đốc AN Media – Ca sĩ Duy Khoa** giữ vai trò là MC trong sự kiện hội nghị, hội thảo

Tiệc ngọt được chuẩn bị theo mẫu kế hoạch chương trình hội nghị, hội thảo — Tiệc ngọt được chuẩn bị theo **mẫu kế hoạch chương trình hội nghị, hội thảo**

Nguyên tắc khi lập mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Ban tổ chức cần chuẩn bị mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị cụ thể, chi tiết và cần xây dựng thêm kịch bản dự trù để ứng phó và giải quyết kịp thời những tình huống có thể phát sinh
Xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị cần đảm bảo tính khả thi và mức độ phù hợp với mục đích tổ chức
Khâu chuẩn bị cần chi tiết, rõ ràng và lên kế hoạch đầy đủ, chỉnh chu giúp quá trình tổ chức chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao nhất.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo khâu chuẩn bị — AN Media và ban tổ chức tham gia tổng duyệt trước chương trình

Xem thêm:

Mong rằng qua bài chia sẻ của AN Media có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chi tiết. Liên hệ ngay tới hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được tư vấn miễn phí về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị nhé.