Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chi tiết, sáng tạo, ấn tượng

5/5 - (4 votes)

Để một hội nghị hay sự kiện diễn ra thuận lợi thành công, khách mời đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhằm thu hút khách mời quan tâm, tham gia đầy đủ hãy cùng AN Media tham khảo ngay bài viết về mẫu thư mời hội thảo khách hàng dưới đây!

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng do AN Media xây dựng
Mẫu thư mời hội nghị khách hàng chuyên nghiệp do AN Media xây dựng

Mục đích viết thư mời hội thảo khách hàng 

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng là một văn bản ngắn, gửi đến cá nhân, công ty hay một tổ chức để ngỏ lời mời họ đến với sự kiện do đơn vị tổ chức. Tưởng chừng việc này đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ và bỏ công sức để chuẩn bị, thể hiện được thông điệp của đơn vị tổ chức cũng như thu hút khách mời quan tâm, xác định tham gia.

Việc khách mời xác nhận tham gia hay không tham gia có thể giúp ban tổ chức chuẩn bị sẵn sàng phương thức tiếp đón và cả phương án dự phòng cho trường hợp phát sinh.

AN Media xây dựng mẫu thư mời hội thảo khách hàng
Quá trình tiếp đón khách mời cùng AN Media trước hội nghị

Phân loại mẫu thư mời tham dự hội thảo

Với mỗi sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ có những dạng thư mời khác nhau cùng những nội dung và màu sắc đặc trưng riêng. Có thể phân loại thư mời theo những sự kiện sau: 

  • Mẫu thư mời hội thảo bảo hiểm
  • Thư mời hội thảo khoa học 2022
  • Mẫu thư mời tham gia hội thảo
  • Mẫu thư mời hội nghị khách hàng
  • Thư mời viết bài hội thảo quốc tế 2022
  • Mẫu thư mời sự kiện, chiến dịch

Tìm hiểu: Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì? Các loại hội nghị, hội thảo 2022

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng được tư vấn bởi AN Media
Một số mẫu thư mời hội thảo khách hàng được thiết kế bởi AN Media

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chi tiết

Tuy tính chất, cách thức trình bày mỗi sự kiện khác nhau, tuy nhiên mẫu thư mời hội thảo khách hàng cần đảm bảo một số nội dung sau để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng, chi tiết và nắm chắc khách mời đã nhận được đầy đủ thông tin.

Thành phần cần có trong thư mời, cụ thể:

  • Tên cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện, hội thảo
  • Tên thư mời
  • Tên người được mời, có thể có thêm chức vụ nếu cần thiết
  • Thông tin về hội nghị, sự kiện như: thời gian, địa điểm, có thể có thêm nội dung chương trình chi tiết.
  • Lời tiếp đón và cảm ơn sự tham gia của khách mời
  • Cuối cùng là chữ ký và đóng dấu đơn vị (nếu có)

Để có được thư mời tham dự hội nghị khách hàng hoàn chỉnh, đơn vị tổ chức cần xác định rõ ràng và chi tiết những nội dung sau: 

Xác định rõ nội dung, thông điệp thư mời cần truyền tải

Đây là bước đầu tiên để triển khai nội dung thư mời sao cho đầy đủ, chi tiết nhất. Thông điệp, concept thư mời thông thường sẽ trùng với concept và thông điệp của sự kiện chính. Như vậy càng làm nổi bật và đồng nhất bộ nhận diện chương trình đối với khách hàng.

Xác định rõ đối tượng nhận thư

Theo từng mục đích, quy mô sự kiện mà sẽ có những đối tượng khách mời khác nhau. Khách tham dự có thể là đối tác, khách hàng, lãnh đạo công ty, người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội, phương tiện báo chí truyền thông hay những khách mời dự hội nghị khác.

Bên cạnh đó, tuỳ vào loại hình doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách mời khác biệt. Khách mời thuộc lĩnh vực Nhà nước hay tư nhân, cách trình bày thư mời cũng sẽ có nhiều thay đổi. 

Mẫu thư mời tham dự hội thảo khởi động chiến dịch trái tim xanh
Đối tượng khách mời tham dự hội thảo

Xây dựng bản phác thảo thư mời hoàn chỉnh

Sau khi xác định được đối tượng khách mời cũng như thông điệp của thư mời, cá nhân và đơn vị tổ chức cần xây dựng bản phác thảo mẫu thư mời tham gia hội thảo chi tiết, đầy đủ nhất để tránh bỏ sót thông tin cũng như có được những thiết kế độc đáo mới lạ cả về nội dung cũng như hình thức.

Kiểm tra thư mời kỹ càng trước khi gửi đi 

Thư mời chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh cũng thể hiện được sự chỉnh chu, quy mô và tính chất không chỉ của sự kiện mà còn của công ty, thương hiệu. Bên cạnh đó, người nhận được thư mời cũng cảm thấy được tôn trọng và muốn tham gia buổi hội nghị của công ty, doanh nghiệp tổ chức. Đồng thời còn để lại ấn tượng tốt ngay lần đầu tiên với hình ảnh của đơn vị tổ chức. Do vậy, công tác kiểm tra trước và sau khi in ấn là khâu rất quan trọng.

Xem thêm: Top 15+ Địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội sang trọng nhất

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng do AN Media thiết kế
Mẫu thư mời hội thảo khách hàng được thiết kế bởi AN Media

Một số lưu ý khi viết thư mời tham dự hội nghị khách hàng

  • Thư mời cần được thiết kế phù hợp với loại hình của mỗi sự kiện đồng thời phải truyền tải được đầy đủ thông tin cần thiết tới người đọc.
  • Với loại hình doanh nghiệp Nhà nước hoặc liên quan đến cơ quan Nhà nước, thư mời cần đảm bảo chuẩn mực nhất định và có dấu đơn vị cũng như chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Thư mời cần được để trong phòng bì có niêm phong vừa thể hiện được độ trang trọng mà cũng tránh được tình trạng lem bẩn thất lạc hay lộ thông tin cần bảo mật.
  • Cần kiểm tra lại cẩn thận, tránh tình trạng nhầm lẫn, copy vẫn để nguyên tên đơn vị .

Mẫu thư mời hội thảo khách hàng được thực hiện bởi AN Media

Để nhận được tư vấn miễn phí từ AN Media về các mẫu thư mời và kịch bản tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng hãy liên hệ ngay tới hotline : 0986.934.916 – 0904.113.123 nhé.

Subscribe
Notify of
guest
0 Góp ý
Inline Feedbacks
View all comments