Tổ chức hội thảo trực tuyến (Webinar) hiệu quả | AN Media

Giới thiệu

5/5 - (1 bình chọn)

Tổ chức hội thảo trực tuyến giúp doanh nghiệp ứng biến kịp thời trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay. Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến mang lại hiệu quả cao với mức chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Tham khảo ngay trong bài viết sau!

Giới thiệu về hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến đang dần trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ hiện nay, giúp doanh nghiệp tổ chức hội thảo trên các nền tảng ứng dụng qua đường truyền Internet, giải quyết tốt trở ngại về mặt địa lý và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả.

Tổ chức hội thảo online giúp doanh nghiệp đạt được hiệu ứng tốt từ khách hàng với mức chi phí tiết kiệm

Tổ chức hội thảo online giúp doanh nghiệp đạt được hiệu ứng tốt từ khách hàng với mức chi phí tiết kiệm

Nhiều doanh nghiệp cộng tác cùng các đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến do chưa có kinh nghiệm tổ chức và đáp ứng yêu cầu về máy móc, thiết bị,… Những hội thảo trực tuyến cần được đầu tư thiết bị truyền tải dữ liệu, hình ảnh và âm thanh như: laptop, loa, camera, micro, hệ thống phần mềm và phần cứng, kết nối Internet ổn định,… Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp sơ sót trong khâu chuẩn bị và gây trở ngại đến chất lượng của Webinar.

Hội thảo trực tuyến là gì?

Có thể hiểu đơn giản việc tổ chức hội thảo trực tuyến được diễn ra bằng hình thức gọi video cùng lúc với nhiều người nhưng chuyên nghiệp hơn video call và yêu cầu khắt khe về kỹ thuật, máy móc,…

Webinar thường là những buổi thuyết trình, đào tạo trực tuyến, cuộc họp,… được tổ chức trên nền tảng web, ứng dụng,… giúp kết nối mọi người trên toàn thế giới thông qua mạng Internet. Người dùng có thể quản lý “cuộc họp ảo” mà không cần gặp trực tiếp.

Mặc dù việc triển khai tổ chức đều thực hiện trên Internet nhưng những nền tảng Webinar vẫn cung cấp tính năng tương tác nên việc trao đổi diễn ra cực kỳ nhanh chóng, dễ dàng và đạt hiệu quả cao. Từ đó, đảm bảo việc tổ chức hội thảo trực tuyến diễn ra thuận lợi, người thuyết trình và người nghe vẫn nắm bắt được thông tin hoàn chỉnh.

Việc tổ chức hội thảo trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm tải các thủ tục rườm rà, không cần setup địa điểm và nhân lực tổ chức hội thảo trực tiếp mà vẫn đảm bảo nội dung truyền tải, chất lượng và tối ưu năng suất làm việc hiệu quả.

Lợi ích của hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến (Webinar) là giải pháp dành cho doanh nghiệp khi có sự thay đổi lớn về hành vi của người dùng trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh COVID-19. Sau đây là một số lợi ích thiết thực mà các buổi hội thảo trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay.

Hội thảo trực tuyến tăng kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp

Hội thảo trực tuyến tăng kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp

Tăng tương tác với khách hàng tốt hơn

Tổ chức hội thảo trên nền tảng trực tuyến tương tác hai chiều giúp tăng khả năng kết nối giữa khách hàng với doanh nghiệp, nhờ các tính năng có sẵn như câu hỏi trắc nghiệm, bỏ phiếu, chia phòng riêng,… được ban tổ chức thiết lập từ trước. Từ đó, giúp doanh nghiệp thu hút, điều hướng và kích thích tương tác từ người tham dự hoặc khách hàng tiềm năng, tùy theo mục đích tổ chức hội thảo trực tuyến.

Mở rộng quy mô với chi phí tiết kiệm

Doanh nghiệp thường tốn một khoản chi phí rất lớn để tổ chức các buổi hội thảo trực tiếp nhằm tìm kiếm khách hàng mới hoặc tăng kết nối, tăng tương tác,… giữa doanh nghiệp với khách hàng sẵn có.

Tổ chức hội thảo online là giải pháp hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt được hiệu ứng tốt từ khách hàng. Đồng thời, mở rộng quy mô sự kiện với mức chi phí hợp lý mà không bị giới hạn số lượng người tham dự. Chỉ với 1 đường link là doanh nghiệp đã giải quyết được những vấn đề gây trở ngại trong việc tổ chức hội thảo trực tuyến dành cho khách hàng.

Dễ dàng tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Lợi thế của việc tổ chức hội thảo trực tuyến là sở hữu khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp hiệu quả. Việc khách hàng chủ động đăng ký tham dự Webinar là dấu hiệu tốt, cho thấy họ quan tâm đến chủ đề hoặc có thắc mắc về sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp trong hội thảo. Nếu doanh nghiệp có thể trình bày, giải quyết vấn đề một cách thuyết phục thì hoàn toàn có thể biến họ trở thành khách hàng ngay khi Webinar kết thúc.

Các thiết bị cần thiết cho hội thảo trực tuyến

Các đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt các thiết bị cần thiết cho Webinar, đảm bảo về mặt kỹ thuật để hội thảo diễn ra suôn sẻ và thành công. Những thiết bị cần cho Webinar:

  • Laptop
  • Phần mềm/nền tảng trực tuyến.
  • Camera ghi hình (máy quay hoặc điện thoại).
  • Micro (nếu cần).
  • Màn hình TV, màn hình chiếu hoặc màn hình LED.
  • Phần mềm xử lý hình ảnh.
  • Dây chuyền, cổng kết nối,… và một số thiết bị khác.
  • Đường truyền Internet chính và đường truyền dự phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến Webinar

Tổ chức hội thảo online là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp hiện nay. Để tổ chức hội thảo mang lại hiệu quả cao, kiểm soát nội dung đi đúng hướng, truyền tải thông tin trọn vẹn,… cần có đội ngũ setup chuyên nghiệp và yêu cầu phải lên kế hoạch thật kỹ càng.

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến cần chuẩn bị thật kỹ về nội dung để thu hút khách hàng và tăng tệp khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến cần chuẩn bị thật kỹ về nội dung để thu hút khách hàng và tăng tệp khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Xác định mục đích, mục tiêu của buổi hội thảo

Doanh nghiệp cần xác định rõ việc tổ chức hội thảo trực tuyến nhằm mục đích gì, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và khách hàng,… Từ đó, ban tổ chức sẽ lên kế hoạch chương trình và xây dựng nội dung bám sát với mong muốn của doanh nghiệp.

Nội dung chương trình được xây dựng chi tiết giúp người tham dự dễ tiếp cận, dễ nhớ và dễ hiểu. Sự kết hợp hài hòa giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ quyết định một phần thành công của hội thảo.

Lên kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo online gồm nhiều giai đoạn khác nhau như: xác định thời gian, chủ đề, chuẩn bị nội dung chương trình, nội dung diễn giả, kịch bản MC, slide thuyết trình,… Hội thảo sẽ được diễn ra trên nền tảng, thiết bị nào, chuẩn bị thiết bị – kỹ thuật,…

Đối với Webinar thì nội dung diễn thuyết và slide trình chiếu của diễn giả rất quan trọng, bởi đây là nội dung trao giá trị cho khách hàng, khiến họ quan tâm và đánh giá cao chất lượng của hội thảo.

Những hội thảo online thường có tính tương tác cao bởi người tham dự luôn trong tâm thế sẵn sàng tiếp nhận thông tin và mong muốn được giải đáp thắc mắc. Hội thảo diễn ra tương đối thoải mái, bởi người tham dự hay diễn giả không cần phải di chuyển phức tạp mà vẫn có thể tham dự Webinar ở mọi nơi vô cùng đơn giản.

Tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ không thể diễn ra nếu thiếu khách mời tham dự. Webinar sẽ mở link để mọi người đăng ký tham dự, gọi, mời trực tiếp hoặc gửi email mời tham dự. Sau khi khách mời xác nhận tham dự hội thảo sẽ được ban tổ chức cấp đường link, ID, password, tài liệu,… để truy cập vào hệ thống và tham dự hội thảo.

Truyền thông cho sự kiện hội thảo trực tuyến

Hoạt động truyền thông cho Webinar chủ yếu trên mạng xã hội, email Marketing, Facebook Ads, báo điện tử, KOLs, gửi thư mời, landing page,… Khi đã đạt đủ số lượng người đăng ký, ban tổ chức sẽ tiến hành gửi thư mời xác nhận tham dự hội thảo và chốt số lượng. Thời gian truyền thông được đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến tiến hành khá sớm để đảm bảo số lượng người tham dự.

Setup trường quay, ghi hình và phát trực tiếp

Tùy thuộc vào quy mô của hội thảo mà có thể tổ chức ghi hình ở nhà, ở công ty hoặc trường quay chuyên nghiệp. Đối với những buổi họp, đào tạo nội bộ thường được tổ chức đơn giản và ghi hình trực tiếp trên máy tính để có thể xem lại toàn bộ chương trình.

Tổ chức hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp nhằm mục đích bán hàng, đào tạo trực tuyến chuyên nghiệp, sự kiện ngành,… thường được chuẩn bị kỹ càng về mặt hình ảnh, chuẩn bị sân khấu với phông nền được in tên hội thảo, thể hiện tính chuyên nghiệp, đẳng cấp và đề cao sự quan trọng của hội thảo.

Các hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến phổ biến hiện nay

Trước đây, những hội thảo thường được các doanh nghiệp chuẩn bị và lên kế hoạch từ rất lâu. Trong thời đại 4.0, hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều so với cách tổ chức truyền thống.

Tổ chức hội thảo trực tuyến có 3 hình thức chính, tùy vào mục đích, quy mô và tính chất của chủ đề mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên tổ chức hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên tổ chức hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp

Hội thảo trực tuyến qua laptop, PC

Tổ chức hội thảo trực tuyến qua laptop dành cho những người không có nhiều thời gian trong việc di chuyển, do lịch trình làm việc dày đặc nhưng cần tham dự hội thảo.

Để hội thảo trực tuyến trên máy tính diễn ra tốt hơn, người tham dự cần chuẩn bị laptop có cấu hình phù hợp, có gắn camera và micro thu âm, phần mềm gọi thoại hoặc chạy được nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến và phải đảm bảo kết nối mạng ổn định.

Hội thảo trực tuyến qua thiết bị di động

Loại hình này phù hợp với người thường xuyên di chuyển, giúp tham gia hội thảo nhanh chóng và đơn giản. Tuy nhiên, ngày nay nhiều ứng dụng, nền tảng website chạy được trên cả laptop và điện thoại nên 2 hình thức này không quá khác nhau, chủ yếu là phụ thuộc vào ý muốn và điều kiện của người tham dự.

Khách hàng chỉ cần truy cập vào link được ban tổ chức hội thảo trực tuyến cung cấp và thực hiện cuộc họp với thiết bị có camera, loa, app, micro,…

Hội thảo trực tuyến trong phòng họp

Tổ chức hội thảo trực tuyến trong phòng họp khi có nhiều người tham gia cùng lúc với một đối tượng hoặc một tổ chức có thể là sếp, đối tác, khách hàng,… trong những sự kiện quan trọng và mang tính quyết định.

Thiết bị cần chuẩn bị ngoài laptop, camera, loa, mic thì cần có thêm TV hoặc máy chiếu để đối phương có thể thấy được toàn cảnh trong phòng họp.

Dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media

  • Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media có đội ngũ nhân sự trẻ, tràn đầy năng lượng, năng động và sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo trực tuyến.
  • Đưa ra giải pháp, kế hoạch chương trình phù hợp với chủ đề của hội thảo, đáp ứng được mục đích, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
  • Sản xuất và chuẩn bị toàn bộ nội dung chương trình theo yêu cầu của doanh nghiệp, phù hợp với đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến, nhận được sự an tâm và tin tưởng của nhiều doanh nghiệp.
  • Xây dựng kế hoạch và kịch bản chương trình chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nắm bắt tiến độ.
  • Báo giá chi tiết với mức giá cạnh tranh, phù hợp với nhiều quy mô tổ chức khác nhau.
  • Thiết bị, kỹ thuật đầy đủ, âm thanh, hình ảnh, hiệu ứng chất lượng cao… đảm bảo tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp.
  • Cung cấp nhân sự trong chương trình như MC, nghệ sĩ biểu diễn, PG, PB,… theo yêu cầu của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác tổ chức hội thảo trực tuyến được diễn ra thuận lợi, chất lượng và chỉn chu.
  • Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media có mạng lưới quan hệ rộng rãi trong lĩnh vực truyền thông, báo chí, truyền hình, KOLs… hỗ trợ truyền thông cho hội thảo trực tuyến của doanh nghiệp.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media đã có kinh nghiệm lâu năm trong việc tổ chức hội thảo trực tuyến cho nhiều doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn, với tâm thế đặt chất lượng và uy tín lên hàng đầu. Từ đó, giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin đến với khách hàng để tạo ra bước tiến trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, mở rộng tệp khách hàng và chăm sóc khách hàng hiện có. Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và nhận báo giá dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến cụ thể nhất!

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 20, ngõ 73, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    so dien thoai
    so dien thoai