Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến (webinar) chuyên nghiệp | AN Media

Giới thiệu

5/5 - (2 bình chọn)

Tổ chức hội thảo trực tuyến là sự kiện rất quen thuộc và phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng để truyền tải thông tin về thương hiệu, sản phẩm đến với khách hàng, đối tác thông qua nền tảng internet.

AN Media được sáng lập và điều hành bởi ca sĩ diễn viên Duy Khoa. Chúng tôi đã thực hiện nhiều sự kiện hội thảo trực tuyến cho các đối tác lớn như Liên Hợp Quốc, AB Bank, Tổng cục dân số – Bộ y tế, Bộ LĐ TB & XH…

tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp, trọn gói tại AN Media

tổ chức hội thảo trực tuyến cùng Đại sứ quán Ý

CEO Duy Khoa trực tiếp chỉ đạo tại sự kiện quan trọng của UNICEF, VCCI, Bộ LĐ TB&XH cùng Đại sứ quán Ý

1. Hội thảo trực tuyến là gì?


Dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp, trọn gói tại AN Media

Hội thảo trực tuyến hay còn gọi hội thảo truyền hình, họp trực tuyến. Giải pháp hội thảo trực tuyến đã xóa mọi rào cản về không gian và thời gian. Việc kết nổi trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn bao giờ hết. Chất lượng cuộc họp cũng được đảm bảo ổn định và liền mạch.

Giải pháp hội thảo trực tuyến được kết nối với hệ thống thiết bị hiện đại giúp truyền tải âm thanh, hình ảnh thông qua các phần mềm trực tuyến. Hội thảo trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian, địa điểm linh hoạt.

Tổ chức hội thảo tại Hà Nội được diễn ra thường niên nhằm duy trì mối liên kết, tạo sự tin tưởng, gắn bó mật thiết giữa khách hàng với doanh nghiệp, thương hiệu và tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp xúc với khách hàng.

tổ chức hội thảo trực tuyến tại hội trường

Sự kiện kết hợp trực tuyến và trực tiếp tại hội trường, kết nối video lên màn hình lớn

2. Lợi ích hội nghị truyền hình – Hội thảo trực tuyến

  • Giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí địa điểm. Khách hàng, đối tác có thể tham dự cuộc họp trực tuyến bất kỳ lúc nào, ở đâu.
  • Họp trực tuyến, hội nghị trực tuyến có thể giúp mọi người cùng nhau tham gia một cuộc họp từ xa, có thể nghe, nói, để lại ý kiến, bình luận…
  • Dễ dàng chia sẻ các nội dung với chất lượng độ phân giải HD, âm thanh rõ ràng. Người tham dự có thể truy cập dễ dàng thông qua phần mềm. Doanh nghiệp dễ dàng tính được chính xác số người đã tham dự, hỏi đáp ngay trên phần mềm.

tổ chức hội thảo trực tuyến tiết kiệm thời gian

Hội thảo trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

3. Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến 

3.1 Xác định chủ đề hội thảo trực tuyến

Chủ đề hội thảo hấp dẫn, đúng nhu cầu của khách hàng sẽ góp phần thu hút khách hàng mục tiêu và quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Xác định chủ đề là cơ sở để xây dựng ý tưởng, nội dung và cách thức tổ chức hội thảo nhằm đạt hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

Tùy thuộc theo từng đối tượng, lĩnh vực, mục đích của hội thảo mà việc tổ chức hội thảo tại Hà Nội được sáng tạo theo concept chương trình, nội dung độc đáo nhằm thu hút khách hàng. Đồng thời, quyết định đến sự thành công của hội thảo.

tổ chức hội thảo trực tuyến cùng đại diện Quỹ nhi đồng

Thứ trưởng Bộ LĐ TB&XH cùng trưởng đại diện Quỹ nhi đồng LHQ trao đổi trước hội thảo

tổ chức hội thảo trực tuyến tại tòa nhà xanh

Hội thảo trực tuyến tại hội trường Tòa nhà xanh Liên Hợp Quốc

3.2 Lên kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến

Yếu tố quan trọng không kém là xác định mục đích và mục tiêu của hội thảo. Sau khi kết thúc sự kiện thì doanh nghiệp, ban tổ chức sẽ mang lại giá trị gì cho khách hàng và nhận lại được phản ứng như thế nào của người tham dự.

Một kế hoạch tổ chức hội thảo tại Hà Nội càng chi tiết, càng làm tăng tỷ lệ thành công và được lan truyền rộng rãi trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Kế hoạch tổ chức hội thảo tại Hà Nội được xây dựng cụ thể như sau:

  • Xác định mục đích, mục tiêu của hội thảo.
  • Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo.
  • Tìm kiếm đội ngũ chuyên tổ chức hội thảo tại Hà Nội.
  • Phân bổ ngân sách và lập ngân sách dự phòng.
  • Tìm kiếm diễn giả có sức ảnh hưởng lớn trong ngành.
  • Xây dựng nội dung chính bám sát vào chủ đề hội thảo và có trao đổi, thảo luận với diễn giả.
  • Lập kế hoạch chương trình hội thảo ở Hà Nội thật chi tiết và cụ thể.
  • Xin giấy xác nhận tổ chức hội thảo với cơ quan phụ trách.
  • Lên kế hoạch truyền thông cho hội thảo.
  • Lập danh sách khách mời, mở form đăng ký hoặc bán vé hội thảo,…

tổ chức hội thảo trực tuyến độc đáo

AN Media mang đến ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến độc đáo, tạo ấn tượng cho người tham dự

3.3 Truyền thông cho hội thảo trực tuyến

Hoạt động truyền thông mang tính quyết định hội thảo có được diễn ra hay không. Đây cũng được xem là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với những người làm sự kiện. Doanh nghiệp thường tìm đến đội ngũ tổ chức hội thảo chuyên nghiệp để truyền thông hiệu quả.

Thời gian truyền thông không nên quá dài hoặc quá ngắn so với ngày tổ chức hội thảo trực tuyến. Thời gian quá dài có thể làm giảm sức “nóng” của hội thảo. Quá ngắn sẽ khiến khách mời không thể sắp xếp được hoặc nhiều khách hàng tiềm năng chưa tiếp cận được thông tin để đăng ký.

Diễn giả, chủ đề và địa điểm tổ chức hội thảo là yếu tố thu hút sự quan tâm của nhiều khách hàng. Doanh nghiệp nên tập trung truyền thông chính vào 3 yếu tố này để tăng sức “nóng” và làm cho hội thảo trực tuyến trở nên nổi bật hơn.

tổ chức hội thảo trực tuyến ra mắt ứng dụng S-Health

AN Media hân hạnh được truyền thông, tổ chức sự kiện trực tuyến ra mắt ứng dụng S-Health

3.4 Chốt danh sách khách mời và người tham dự hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng sẵn có và tìm kiếm khách hàng mới, tiềm năng cho doanh nghiệp. Giai đoạn chốt danh sách khách mời thường được thực hiện bằng việc đăng ký form online (biểu mẫu online) và ban tổ chức xác nhận tham dự thông qua email hoặc điện thoại. Sau đó, thông tin của người tham dự được tổng hợp và bàn giao lại cho doanh nghiệp để phục vụ cho việc truyền thông đến khách hàng.

tổ chức hội thảo trực truyến tại tòa nhà xanh Liên Hợp Quốc

AN Media tổ chức sự kiện họp báo trực tuyến tại Tòa nhà Xanh Liên Hợp Quốc

3.5 Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội thảo trực tuyến tại Hà Nội

Tổ chức hội thảo tại Hà Nội ở những địa điểm trang trọng cần được trang trí trang trọng, độc đáo, sáng tạo nhưng vẫn phải phù hợp với mục đích và nội dung của hội thảo trực tuyến.

Đội ngũ tổ chức hội thảo tại Hà Nội chuyên nghiệp thường chú trọng đến tốc độ internet, hiệu ứng video, âm thanh, ánh sáng,… giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và an toàn. Những vấn đề quan trọng cần chú ý:

  • Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, internet tốc độ cao.
  • Kiểm tra hệ thống an ninh đảm bảo yếu tố an toàn.
  • Chuẩn bị thiết bị hội thảo như máy chiếu, màn led, tai nghe, cabin dịch…
  • Kiểm tra tài liệu và dụng cụ phục vụ.
  • Thảo luận kịch bản với MC hoặc diễn giả.
  • Làm việc trước với PG hoặc lễ tân đón khách.

tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

Đội ngũ kỹ thuật và thiết bị hiện đại giúp tổ chức hội thảo trực tuyến thành công

đội ngũ tổ chức hội thảo trực tuyến

Đội ngũ quay phim chuyên nghiệp phục vụ hội thảo trực tuyến

3.6 Khảo sát ý kiến của khách hàng

Sau khi kết thúc hội thảo, đội ngũ tổ chức hội thảo tại Hà Nội sẽ thực hiện khảo sát khách hàng thông qua việc phát phiếu khảo sát hoặc gửi đường link để khách hàng bày tỏ quan điểm, góp ý, đánh giá,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn ra điểm chưa tốt để khắc phục và làm tốt hơn ở những hội thảo tiếp theo. Đây cũng là hoạt động giúp doanh nghiệp xác định đối tượng khách hàng tiềm năng của mình để có chính sách chăm sóc phù hợp, nhằm tăng tỷ lệ chuyển đổi nhanh chóng.

4. Các thiết bị cần thiết cho hội thảo trực tuyến

Thiết bị họp trực tuyến (hội nghị truyền hình) là phần cứng dùng để nghe nhìn, cho phép các cuộc gọi hội nghị truyền hình diễn ra suôn sẻ.

  • Khu vực kỹ thuật: các thiết bị họp trực tuyến bao gồm: camera, micro, loa, bàn mixer điều khiển hình ảnh, âm thanh, webcam trực tuyến có độ phân giải cao, máy tính cấu hình cao, băng thông mạnh, hệ thống hội nghị truyền hình, màn hình hiển thị video… Các thiết bị trên được lắp đặt trong phòng họp có màn hình để mọi người ở xa có thể tham gia hội nghị, hội thảo trực tuyến từ xa.

tổ chức hội thảo trực truyến bằng các thiết bị kỹ thuật

Nhân sự đang vận hành thiết bị tại khu vực kỹ thuật

  • Khu vực sân khấu: bục sân khấu, máy quay cận, thiết bị trình chiếu (màn hình led, máy chiếu…) để các đầu cầu khác nhau có thể cùng tham gia, hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện. 

tổ chức hội thảo trực truyến tại khu vực sân khấu

Khu vực sân khấu của sự kiện trực tuyến

  • Khu vực hội trường: Bàn ghế sự kiện (bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bàn ghế Xuân Hòa, bàn tròn ăn tiệc – ghế banquet,…), ánh sáng hội trường, hệ thống máy ảnh, máy quay để truyền tải hình ảnh sự kiện đến các đầu cầu khác nhau. 

tổ chức hội thảo trực tuyến tại hội trường lớn

Khu vực hội trường lớn trong sự kiện hội nghị AB Bank do AN Media tổ chức

5. Báo giá tổ chức hội thảo trực tuyến của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media

Tùy thuộc vào các hạng mục, yêu cầu và quy mô tổ chức sự kiện của từng doanh nghiệp mà Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media sẽ báo giá chi tiết dịch vụ livestream sự kiện với mức giá cạnh tranh, chất lượng cao nhằm tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp.

Cam kết hỗ trợ doanh nghiệp giai đoạn xây dựng ý tưởng, kế hoạch chương trình chi tiết, cung cấp thiết bị – dịch vụ đa dạng, viết kịch bản livestream cho doanh nghiệp theo chủ đề, thời lượng sự kiện, giúp doanh nghiệp tạo dựng giá trị thương hiệu, tạo độ tin cậy và thân thiết hơn với khách hàng.

STT Nội dung Gói cơ bản Gói nâng cao Gói chuyên nghiệp Gói VIP
1 Gói phần mềm trực tuyến – Số người cùng tham dự hội nghị 100 người >100 người >500 người >1000 người
– Phần mềm trực tuyến chính hãng
– Tài khoản có channel translations riêng, tích hợp dịch tự động nếu cần.
– Tính năng lưu trữ cuộc họp Cloud, tự động phiên dịch, chia nhóm và phân quyền…
2 Kỹ thuật vận hành 01 Event Manager điều phối sự kiện trực tuyến 01 người 01 người
Đạo diễn âm thanh, hình ảnh 01 người 01 người 02 người
Kĩ thuật viên thiết lập, cấu hình cuộc họp 01 người 02 người 02 người 02 người
3 Hệ thống âm thanh, ánh sáng sự kiện Hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn mixer
Micro
Dây dẫn tín hiệu âm thanh
Kỹ thuật viên
Các loại đèn phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn điều khiển
Kỹ thuật viên
4 Hệ thống kỹ thuật Laptop 01 cái 02 cái 02 cái 03 cái
Máy quay tự động
Máy quay góc siêu rộng
CHI PHÍ 15.000.000 – 30.000.000 VNĐ 30.000.000 – 50.000.000 VNĐ 50.000.000 – 150.000.000 VNĐ > 150.000.000 VNĐ

6. Những sự kiện trực tuyến AN Media đã thực hiện

7. Dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến tại Hà Nội của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media, doanh nghiệp có thể yên tâm:

  • Setup không gian trang trọng, lịch sự, phù hợp với quy mô của hội thảo.
  • Cam kết nội dung các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo điện tử, báo đài, mạng xã hội.
  • Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng: diễn viên, ca sĩ, blogger,…
  • Trực tiếp gọi, mời, xác nhận tham dự qua điện thoại hoặc email và tổng hợp danh sách người tham dự.
  • Xây dựng chương trình, kịch bản hoàn chỉnh theo đúng thông điệp và mong muốn của doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo trực tuyến tại Hà Nội cần được chuẩn bị chuyên nghiệp, thiết bị kỹ thuật kết nối các đầu cầu phức tạp. Vì thế, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức nên đồng hành cùng Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media để tạo ra những hội thảo thành công. Chúng tôi sẵn sàng giúp doanh nghiệp,tổ chức kết nối trực tuyến nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. 

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 0986 934 916 – 0904 113 123
  • Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
  • Văn phòng: Số 20, ngõ 73 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.9160904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.comtruyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    so dien thoai
    so dien thoai