Để chương trình hội nghị, hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp, việc lên ý tưởng và xây dựng một mẫu kịch bản chương trình hội thảo chuyên nghiệp, chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Hãy cùng AN Media tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
Chương trình hội thảo là gì?
Chương trình hội thảo là sự kiện gặp gỡ, thảo luận về một số vấn đề chung, mang tính cấp thiết. Đó có thể là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn, mang tính khoa học hay góc nhìn của diễn giả khách mời về một kiện đang nhận được nhiều sự quan tâm từ cộng đồng.
Không chỉ vậy, tổ chức chương trình hội thảo có thể giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ, văn hoá công ty, thậm chí là dịp để ghi nhận ý kiến nhận xét, đánh giá của khách hàng về sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó giúp cải thiện chất lượng, mở rộng phạm vi hoạt động và nâng tầm giá trị thương hiệu trong lòng công chúng.
Vì vậy, để sự kiện thành công tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời, việc chuẩn bị mẫu kịch bản chương trình hội thảo chi tiết là điều cần lưu tâm.
Những hình thức chương trình hội thảo, hội nghị phổ biến
Có nhiều hình thức chương trình hội thảo, hội nghị khác nhau. Với mỗi sự kiện, chương trình tổ chức, dựa vào mục đích, tính chất và đối tượng khách mời, công ty doanh nghiệp hay tổ chức sẽ có những phương án xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo khác nhau. Một số hình thức kịch bản hội thảo phổ biến như:
- Kịch bản hội nghị tri ân khách hàng được xây dựng để gửi lời cảm ơn, tri ân, sự trân trọng đến với khách hàng đã tin tưởng, đồng hành và sử dụng sản phẩm.
- Kịch bản hội thảo ra mắt sản phẩm để chuẩn bị cho buổi lễ, sự kiện ra mắt sản phẩm và dịch vụ mới của công ty, doanh nghiệp.
- Kịch bản hội nghị tổng kết cuối năm được viết nhằm lên kế hoạch cho buổi gặp mặt cuối năm của công ty, doanh nghiệp. Đây là dịp để nhìn lại chặng đường phát triển qua một năm, đồng thời vinh danh cá nhân, phòng ban đã có những thành tích xuất sắc trong công việc.
- Kịch bản chương trình hội thảo khoa học được chuẩn bị cho sự kiện công bố hay thảo luận về những công trình, kết quả nghiên cứu khoa học với nhiều sự kiện, hoạt động nổi bật.
- Kịch bản hội thảo online được lên kế hoạch nhắm tổ chức buổi gặp gỡ khách mời qua Internet. Với hình thức này cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng về đường truyền và lượng truy cập.
Hội thảo Khởi động chiến dịch truyền thông “Trái tim xanh” nhằm chấm dứt Bạo lực và Bảo vệ Trẻ em, Phụ nữ
Xem thêm: Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì? Các loại hội nghị, hội thảo 2022
5 quy tắc xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo chuyên nghiệp
Hiểu rõ mục đích, mục tiêu chương trình muốn đạt được
Chương trình hội thảo được tổ chức nhằm gặp gỡ, thảo luận về vấn đề chung, mang tính cấp thiết và nhận được sự quan tâm đông đảo từ cộng đồng. Do vậy buổi hội thảo cần đi đúng trọng tâm và giải quyết được những ý kiến, câu hỏi đưa ra trong suốt quá trình thảo luận. Cần tránh hiện tượng lan man, dài dòng, không đúng định hướng, chủ đề.
Bên cạnh đó, công ty, doanh nghiệp, cá nhân tổ chức cần xác định kết quả mong muốn sau khi kết thúc buổi hội thảo là gì để có thể lên ý tưởng xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo chi tiết, chuyên nghiệp.
Lập kế hoạch chương trình đầy đủ, chi tiết
Việc lập kế hoạch chương trình đầy đủ, chi tiết giúp ban tổ chức có thể kiểm soát toàn bộ sự kiện, hoạt động diễn ra trong chương trình, đảm bảo về chất lượng và thời gian, tránh những vấn đề phát sinh không cần thiết.
Xem thêm: Top 15+ Địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội sang trọng nhất
Tiến hành công tác truyền thông hiệu quả
Để tăng độ thu hút, sự ủng hộ và lượt tiếp cận với khán giả, khách hàng tiềm năng, công ty cũng như tổ chức có thể làm công tác truyền thông hiệu quả, sáng tạo, truyền tải được thông điệp tới công chúng cùng cộng đồng.
Chọn thời gian và không gian phù hợp với quy mô, tính chất hội thảo
Mỗi một sự kiện diễn ra đại diện cho bộ mặt của công ty, cá nhân hay tổ chức trước truyền thông, công chúng và cộng đồng. Do vậy, khi xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo, việc lựa chọn không gian phù hợp sẽ để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, khách mời cùng như thể hiện được tâm ý, sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.
Bên cạnh đó, với đối tượng khách mời khác nhau sẽ có những thời gian tổ chức khác nhau. Ban tổ chức cần lưu ý điều này để số lượng khách tham dự đạt tỷ lệ cao nhất.
Buổi hội thảo được tổ chức vào buổi sáng, buổi chiều, buổi tối hay cuối tuần để phù hợp với công việc giờ hành chính, thời gian nghỉ ngơi, thư giãn của khách mời.
Xem thêm: Mẫu kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới chi tiết 2022
Công tác chuẩn bị chương trình kỹ lưỡng, chỉn chu
Để chương trình ít xảy ra sai sót nhất, việc xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo với công tác chuẩn bị, kiểm tra kỹ lưỡng cần có những kế hoạch cụ thể. Bên cạnh đó, nên xây dựng kế hoạch và phương án dự trù, đề phòng xuất hiện những tình huống phát sinh do điều kiện thời tiết, số lượng khách mời, dịch bệnh, thiên tai,…
Quy trình tổ chức chương trình hội thảo qua 3 bước
Khi xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo, bạn cần lưu ý về thời gian và quy trình diễn ra các hoạt động trong toàn bộ chương trình. Bạn có thể tham khảo các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị trước chương trình
Khâu chuẩn bị là phần quan trọng, quyết định rất lớn đến việc sự kiện và buổi hội thảo có thành công hay không. Sự chuẩn bị cẩn thận, chỉn chu thể hiện mức độ chu đáo, chuyên nghiệp cũng như là bộ mặt của toàn bộ tập thể, cá nhân trong ban tổ chức.
Một số công việc khâu chuẩn bị cần lưu ý và đưa vào mẫu kịch bản chương trình hội thảo, cụ thể:
- Chuẩn bị ý tưởng, kế hoạch, kịch bản chương trình hội thảo chi tiết đầy đủ.
- Xác định mục tiêu cũng như mong muốn kết quả đạt được khi tổ chức buổi hội thảo.
- Dự trù kinh phí cho toàn bộ sự kiện.
- Xây dựng, kiểm tra danh sách khách mời, người tham dự, đại sứ,…xác định họ có thể tham gia hay không. Từ đó sắp xếp chỗ ngồi phù hợp
- Trang trí địa điểm tổ chức theo “concept” đã chuẩn bị sao cho để lại ấn tượng tốt đẹp, chuyên nghiệp với khách tham gia.
- Xây dựng, tổng duyệt các tiết mục, trò chơi dự định để đảm bảo tính nhân văn và truyền tải được hết các thông điệp liên quan
- Kiểm tra, khảo sát các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bố trí nhân sự đón tiếp hợp lý.
- Bên cạnh đó, đừng quên in ấn thư mời, tài liệu, giấy xin phép tổ chức và gửi đến các bên liên quan.
Bước 2: Quá trình diễn ra chương trình
Chương trình có thể gồm 2 phần chính là: phần Lễ và phần Hội.
Tại phần Lễ, ban tổ chức sẽ tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời và đại diện phát biểu, còn phần Hội có thể tổ chức trò chơi hoặc giao lưu câu hỏi giữa diễn giả cùng khách mời tham gia để tăng phần hấp dẫn và để lại ấn tượng về sự kiện trong lòng khách mời.
Bước 3: Kết thúc chương trình hội thảo
Kết thúc chương trình hội thảo, ban tổ chức có thể tặng quà, gửi lời cảm ơn tới khách tham dự và thực hiện bế mạc chương trình.
Mẫu kịch bản chương trình hội thảo chi tiết
Với mỗi hình thức chương trình khác nhau đều có những cách tổ chức và xây dựng mẫu kịch bản chương trình hội thảo khác nhau nhưng có thể đảm bảo nội dung cũng như các bước cơ bản như:
| Thời gian | Nội dung |
| 15- 30 phút | Đón khách, chụp hình và ổn định chỗ ngồi |
| 10- 15 phút | Văn nghệ chào mừng và các tiết mục khai mạc |
| 15- 30 phút | Giới thiệu khách mời và phát biểu lý do chương trình hội thảo được tổ chức. |
| 45- 60 phút | Trao đổi, thảo luận giữa diễn giả, khách mời tham dự, thành phần khách mời liên quan |
| 10- 15 phút | Nghỉ giải lao giữa giờ |
| 10- 15 phút | Tổ chức trò chơi, giao lưu giữa ban tổ chức, khách mời |
| 10- 15 phút | Văn nghệ và dự tiệc (nếu có) |
|
10- 15 phút |
Kết thúc buổi lễ, chương trình hội thảo: – Ban tổ chức gửi lời cảm ơn, trao quà cho người chiến thắng trò chơi, tặng quà khách tham dự. |
Xem thêm: Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chi tiết, sáng tạo, ấn tượng
AN Media hi vọng rằng, với những chia sẻ về mẫu kịch bản chương trình hội thảo sẽ giúp quý khách hàng có cái nhìn tổng quan về quy trình tổ chức hội thảo. Liên hệ Website AN Media hoặc Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ kịp thời!
