Tổ chức sự kiện trực tuyến (Virtual Event) từ A đến Z

Giới thiệu

Virtual Event được hiểu là tổ chức sự kiện trực tuyến ảo, hình thức tổ chức này vô cùng phù hợp trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, được các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng để tổ chức các sự kiện trực tuyến mà không bị giới hạn số lượng người tham gia, bao gồm những buổi thảo luận nhỏ, hội nghị, hội thảo lên đến hàng nghìn người tham dự. Tìm hiểu dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến từ A đến Z của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media trong bài viết sau!

Sự kiện trực tuyến (Virtual Event) là gì?

Tổ chức sự kiện online Virtual Event là tổ chức các cuộc gặp gỡ diễn ra trên nền tảng trực tuyến (online) mà mọi người ở bất kỳ nơi nào trên thế giới cũng đều có thể tham dự. Virtual Event là hình thức kết hợp giữa nhiều nguồn dữ liệu, hình ảnh, âm thanh, video,… có thể là ghi hình phát trực tiếp, ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live.

Lợi ích của sự kiện trực tuyến trong Marketing

Trong thời đại hiện nay, nhiều đơn vị doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến này để chuẩn bị cho công cuộc chuyển đổi số, linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp kinh doanh, tiếp cận và tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Virtual Event là loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến trong thời đại chuyển đổi số hiện nay

Virtual Event là loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến trong thời đại chuyển đổi số hiện nay

Ưu điểm nổi bật của hình thức tổ chức sự kiện online Virtual Event là giúp doanh nghiệp tương tác với số lượng lớn người xem trong cùng một khoảng thời gian, mang lại tiềm năng kinh doanh. Đồng thời, nhận được phản hồi trực tiếp từ tệp khách hàng, nhằm thu thập thông tin và ý kiến của khách hàng về sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện trực tuyến giúp tối ưu chi phí nhưng vẫn đạt hiệu quả như mong đợi. Đơn vị tổ chức không còn tốn công sức để cân đối ngân sách cho cơ sở vật chất như sân khấu, ánh sáng, kỹ thuật, âm thanh, ấn phẩm truyền thông, đội ngũ nhân sự,… Bên cạnh đó, khách hàng cũng tiết kiệm được chi phí và thời gian di chuyển đến địa điểm tổ chức, đảm bảo an toàn và sức khỏe.

Mở rộng việc tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp nhờ lượng lớn người truy cập trên toàn cầu với tốc độ đáng kinh ngạc, mang lại tệp khách hàng mới, cơ hội quảng bá, giới thiệu sản phẩm,… cho doanh nghiệp hiệu quả.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến

Địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến quyết định đến sự chuyên nghiệp, hình ảnh, danh tiếng của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện online Virtual Event yêu cầu cao về sân khấu, trang thiết bị đáp ứng cho việc tổ chức sự kiện trên nền tảng Internet. Tùy thuộc vào tính chất, chủ đề, ngân sách mà những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ sắp xếp và tìm kiếm, sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Ứng dụng của Virtual Event

Tổ chức sự kiện trực tuyến theo hình thức Virtual Event được ứng dụng để thay thế tạm thời các sự kiện trực tiếp nhưng vẫn mang lại hiệu quả tương tự. Một số loại hình sự kiện Virtual Event phổ biến hiện nay như:

Hội nghị – hội thảo

Hội nghị, hội thảo là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến thường dùng để giải đáp, trao đổi thông tin liên quan đến sản phẩm – dịch vụ của doanh nghiệp, thu thập ý kiến khách hàng tốt hơn trên các trang mạng xã hội và đảm bảo đạt được mục đích tổ chức sự kiện trực tuyến.

Tổ chức sự kiện trực tuyến theo hình thức Virtual Event được ứng dụng để thay thế tạm thời các sự kiện trực tiếp nhưng vẫn mang lại hiệu quả tương tự

Tổ chức sự kiện trực tuyến theo hình thức Virtual Event được ứng dụng để thay thế tạm thời các sự kiện trực tiếp nhưng vẫn mang lại hiệu quả tương tự

Lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu

Lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu được tổ chức thông qua hình thức Virtual Event, giúp tối ưu hình ảnh hiển thị của sản phẩm, tài liệu được chuẩn bị kỹ lưỡng và chất lượng sẽ góp phần giúp khách hàng thấu hiểu và nắm bắt thông tin sản phẩm rõ ràng, giúp sự kiện thành công như mong đợi.

Lễ vinh danh khách hàng – đại lý – nhân viên

Trong thời buổi nhạy cảm, hạn chế tiếp xúc, tránh tập trung đông người là thời điểm ứng dụng hình thức Virtual Event phù hợp để tuyên dương, khen thưởng và tri ân khách hàng, nhân viên, đại lý,… trên nền tảng online, góp phần tạo động lực, tạo niềm tin giữa mọi người với doanh nghiệp.

Talkshow

Các buổi talkshow chú trọng nội dung là chính, đòi hỏi tài liệu trình chiếu phải rõ ràng và dễ nắm bắt. Những nội dung được truyền tải trong cuộc trò chuyện không cần cầu kỳ về mặt hình thức mà yếu tố chính nằm ở diễn giả và cách dẫn dắt chương trình hấp dẫn để thu hút người nghe. Talkshow thường được ứng dụng trong các lĩnh vực như Commercial, Education, Marketing, Branding,…

Ưu, nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Ưu điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Tối ưu chi phí tổ chức

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối lớn dành cho việc thuê địa điểm, máy móc, thiết bị,… Với hình thức tổ chức sự kiện online Virtual Event, doanh nghiệp chỉ cần tập trung xây dựng nội dung và trang trí sân khấu sao cho phù hợp với chủ đề là có thể cung cấp thông tin cho khách hàng một cách thoải mái.

Tập trung vào nội dung chính

Người tham dự dành mọi sự tập trung cho nội dung của sự kiện mà không phải băn khoăn, đánh giá chất lượng dịch vụ tổ chức, địa điểm tổ chức ra sao,… Bởi, ở những sự kiện offline, khách mời đôi khi chỉ giao lưu với nhau, ăn uống thoải mái mà không chú ý về phía sân khấu, bỏ qua nhiều thông tin quan trọng hoặc tập trung trải nghiệm sản phẩm mà “bơ” luôn phần thuyết trình của diễn giả.

Ưu điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Ưu điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Tránh rủi ro trong khâu tổ chức

Những rủi ro có thể xảy đến khi tổ chức sự kiện trực tiếp là lỗi thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng xảy ra sự cố,… những vấn đề này đều ảnh hưởng đến khả năng tập trung của khách hàng và chất lượng của sự kiện. Nhưng tổ chức sự kiện trực tuyến hoàn toàn có thể hạn chế những vấn đề này, bởi thiết bị trình chiếu luôn ổn định và đơn giản hơn nhiều, giúp ban tổ chức xử lý dễ dàng và nhanh chóng.

Mở rộng đối tượng khách hàng cho doanh nghiệp

Số lượng khách mời luôn là vấn đề trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện trực tiếp. Nếu khách mời đông hơn so với dự kiến sẽ gây khó khăn trong việc chuẩn bị bàn ghế, ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Nhưng nếu sự kiện với ít người tham dự sẽ ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức.

Còn đối với Virtual Event, người tham dự chỉ cần truy cập bằng điện thoại hoặc laptop là có thể tham dự. Dù có vượt quá số người dự kiến thì ban tổ chức cũng hoàn toàn có thể kiểm soát dễ dàng bằng cách mở rộng băng thông.

Nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Hạn chế về mặt âm thanh, ánh sáng

Sự kiện thông thường được chuẩn bị rất kỹ lưỡng về mặt âm thanh và ánh sáng. Việc tổ chức sự kiện trực tuyến thông qua một chiếc màn hình sẽ không tạo hiệu ứng ánh sáng có chiều sâu và hệ thống âm thanh phụ thuộc vào chiếc loa hoặc thiết bị của người tham dự.

Nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến

Dễ gây nhàm chán nếu nội dung không hấp dẫn

Nếu không xây dựng nội dung hấp dẫn sẽ dễ khiến khách hàng nhàm chán, vì họ thường ngồi ở nhà hoặc nơi công cộng, chịu sự tác động của nhiều yếu tố xung quanh. Điều này ít nhiều cũng ảnh hưởng đến khả năng tập trung, khiến người nghe dễ bị phân tâm, không chú ý đến nội dung và việc tổ chức sự kiện trực tuyến không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Khó kiểm soát phản ứng của người tham dự

Doanh nghiệp hoàn toàn không biết được khách hàng đang có phản ứng gì khi không thể quan sát nét mặt, biểu cảm, giọng nói hay hành động, mà những đánh giá chỉ được thể hiện trong bảng khảo sát khách hàng.

Một số công cụ hỗ trợ hội thảo trực tuyến

Live Tweeting

Live Tweeting giúp tổ chức một cuộc thảo luận bằng cách cho phép người tham dự đưa ra câu hỏi liên quan đến chủ đề dạng “Ask Me Anything” để thu hút mọi người tương tác.

Story trên mạng xã hội

Story là nền tảng tuyệt vời để chia sẻ video hoặc truyền tải thông điệp bằng hình ảnh,… cung cấp hàng loạt hiệu ứng đặc biệt, nhãn dán, khảo sát nhỏ và đặt ra câu hỏi cho người xem. Ứng dụng có chức năng story: Instagram Stories, Facebook Stories, TikTok,…

Webinar

Webinar hay Website – Seminar là hình thức sự kiện trực tuyến mà người thuyết trình chia sẻ màn hình để trình bày thông tin thông qua slide trình chiếu hoặc bản demo trên các ứng dụng trực tuyến. Người tham dự có thể đặt câu hỏi thông qua micro trên thiết bị hoặc cửa sổ chat trên nền tảng online. Một số nền tảng phổ biến như: GotoWebinar, Zoom, Google Meeting, YouTube Livestream,…

Webinar hay Website - Seminar là hình thức sự kiện trực tuyến mà người thuyết trình chia sẻ màn hình để trình bày thông tin thông qua slide trình chiếu hoặc bản demo trên các ứng dụng trực tuyến

Webinar hay Website – Seminar là hình thức sự kiện trực tuyến mà người thuyết trình chia sẻ màn hình để trình bày thông tin thông qua slide trình chiếu hoặc bản demo trên các ứng dụng trực tuyến

Phát trực tiếp trên mạng xã hội

Mạng xã hội hiện nay đang có lượt truy cập khủng, bất kỳ nền tảng mạng xã hội nào cũng đều được trang bị chức năng livestream, mang lại lượt tương tác cao gấp 6 lần so với video. Một số nền tảng livestream trên mạng xã hội như: Instagram Live, Facebook Live, LinkedIn Live, TikTok, YouTube Livestream,…

Hội nghị và kết nối

Nếu tổ chức sự kiện trực tuyến mang tính chất học thuật và nghiêm túc thì nên sử dụng các nền tảng cung cấp phù hợp như: Run The World, Brella, AirMet,…

Quy trình tổ chức sự kiện online chi tiết

Thiết lập mục đích, mục tiêu cụ thể

Mục tiêu và mục đích càng rõ ràng thì việc tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra càng nhanh chóng, hiệu quả, đúng hướng, giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, quảng bá hình ảnh thành công.

Tùy theo tính chất, quy mô, mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp mà đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ thiết lập kế hoạch tổ chức hoặc thương lượng điều chỉnh nhưng vẫn bám sát theo yêu cầu.

Lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Mục tiêu được xác định càng rõ ràng thì việc lập kế hoạch càng chi tiết, bao gồm thời gian tổ chức, khách mời tham dự, quy mô sự kiện, nhân sự thực hiện, nội dung chính, nội dung tổng quát,… Bản phác thảo càng chi tiết thì sự kiện diễn ra càng suôn sẻ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến

Địa điểm được lựa chọn tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, sự kiện nội bộ thường được tổ chức tại công ty nhưng với sự kiện có quy mô lớn sẽ cần không gian lớn hơn cùng những yêu cầu đặc biệt về thiết bị – kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền, máy tính, màn hình trình chiếu, tivi,…

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện trực tuyến hiện đại, chuyên nghiệp

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện trực tuyến hiện đại, chuyên nghiệp

Lựa chọn nền tảng công nghệ

Nền tảng công nghệ là công cụ giúp việc tổ chức sự kiện trực tuyến được diễn ra, tùy vào tính chất riêng biệt của từng sự kiện mà có cách chọn nền tảng để tổ chức khác nhau. Đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ tư vấn nền tảng sao cho phù hợp với doanh nghiệp và đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất.

Truyền thông và quảng bá sự kiện

Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến, các kênh truyền thông giúp khách hàng thấy được thông tin của sự kiện để có thể đăng ký tham dự một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Lên kịch bản cho sự kiện

Sự thống nhất trong kịch bản, kịch bản bám sát với chủ đề sự kiện sẽ tạo nên sự liền mạch và uyển chuyển cho chương trình, nội dung bổ ích và hấp dẫn sẽ tăng độ thu hút và giữ chân người tham dự trong sự kiện đến cuối buổi. Nên lồng ghép hoạt động tương tác, trò chơi,… vào Virtual Event để tránh gây nhàm chán.

Triển khai sự kiện

Ban tổ chức sự kiện trực tuyến tiến hành triển khai theo kế hoạch chương trình đã được thống nhất với doanh nghiệp trước đó. Việc phân bổ nhân sự tập trung chủ yếu trong khâu sản xuất nội dung và truyền thông sự kiện.

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sự kiện

Đánh giá độ thành công của hoạt động tổ chức sự kiện trực tuyến dựa vào mục tiêu KPI đã đặt ra trước đó. Đồng thời thông qua form khảo sát, người tham dự có thể đánh giá được hiệu quả của hình thức Virtual Event.

Các điểm cần lưu ý để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Tổ chức sự kiện trực tuyến thành công, coi như bước khởi đầu thuận lợi của doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới hoặc quảng bá thương hiệu đến khách hàng hiệu quả. Vậy, để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công thì doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Các điểm cần lưu ý để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Các điểm cần lưu ý để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Lên kế hoạch truyền thông sự kiện

Truyền thông là hoạt động không thể không quan tâm đối với loại hình Virtual Event, đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến cần nhanh nhạy, thường xuyên cập nhật xu hướng để phát triển content, slogan, chủ đề,… sao cho thật hấp dẫn và thu hút đông đảo người quan tâm.

Lựa chọn thời điểm tổ chức thích hợp

Thời gian tổ chức sự kiện trực tuyến nên được tính toán dựa trên số liệu về thời gian rảnh, nên lựa chọn thời gian mà người tham dự hoạt động nhiều trên nền tảng online. Tổ chức truyền thông Virtual Event ở thời điểm nhiều người có thể tham gia được sẽ đảm bảo tỷ lệ xác nhận tham dự cao.

Chuẩn bị nội dung và kỹ thuật

Loại hình Virtual Event tập trung vào nội dung kịch bản được xây dựng chỉn chu, đảm bảo tiến độ chương trình. Nên có buổi tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện chính, kiểm tra kỹ càng, tránh sai sót để chương trình được diễn ra trơn tru và thành công nhất.

Tạo hoạt động tương tác trong sự kiện

Ban tổ chức sự kiện trực tuyến nên lồng ghép các hoạt động tương tác hoặc diễn giả cần tạo cơ hội hỏi – đáp cho người tham dự, sự kiện càng có nhiều người tương tác càng chứng tỏ sức hút của chương trình.

Chọn đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp

Để xây dựng chủ đề đánh đúng nhu cầu của khách hàng, kịch bản nội dung chi tiết, ý tưởng triển khai hoàn hảo cần đến sự vận hành linh hoạt từ đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến. Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị cần đảm bảo đáp ứng được các yếu tố khác như hậu đài, quản lý nhân sự, âm thanh, ánh sáng vô cùng phức tạp.

Đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết toàn bộ sự cố, xử lý kỹ thuật và hỗ trợ xây dựng nội dung chương trình một cách hiệu quả.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến cho nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến cho nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội

Dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media

  • Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media có đội ngũ nhân sự trẻ, đầy năng lượng, năng động và sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo trực tuyến.
  • Đưa ra giải pháp, kế hoạch chương trình phù hợp với chủ đề của hội thảo, đáp ứng được mục đích, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
  • Sản xuất và chuẩn bị toàn bộ nội dung chương trình theo yêu cầu của doanh nghiệp, phù hợp với mọi đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Đồng thời, đem đến sự an tâm và tin tưởng cho doanh nghiệp.
  • Xây dựng kế hoạch và kịch bản chương trình chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nắm bắt tiến độ.
  • Cung cấp thiết bị, kỹ thuật và máy móc để tổ chức sự kiện trực tuyến đạt hiệu quả cao.
  • Báo giá chi tiết với mức giá cạnh tranh, phù hợp với nhiều quy mô tổ chức khác nhau.
  • Thiết bị, kỹ thuật đầy đủ, âm thanh, hình ảnh, hiệu ứng, chất lượng cao,… đảm bảo tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp.
  • Cung cấp nhân sự trong chương trình như MC, nghệ sĩ biểu diễn, PG, PB,… theo yêu cầu của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác tổ chức hội thảo trực tuyến được diễn ra thuận lợi, chất lượng và chỉn chu.
  • Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media có mạng lưới quan hệ rộng rãi trong lĩnh vực truyền thông, báo chí, truyền hình, KOLs,… hỗ trợ truyền thông cho hội thảo trực tuyến của doanh nghiệp.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media đã có kinh nghiệm lâu năm trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến cho nhiều doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Với tâm thế đặt chất lượng và uy tín lên hàng đầu, giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, sản phẩm, cung cấp thông tin,… đến với khách hàng. Từ đó, tạo ra bước tiến trong mở rộng tệp khách hàng và chăm sóc khách hàng hiện có. Liên hệ ngay cho Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media để được tư vấn và báo giá dịch vụ tổ chức hội thảo, sự kiện trực tuyến sớm nhất!

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 20, ngõ 73, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    so dien thoai
    so dien thoai