Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp từ A-Z

Giới thiệu

5/5 - (3 bình chọn)

Tổ chức sự kiện trực tuyến, livestream sự kiện đang là xu hướng mới trong thời điểm đại dịch Covid-19. Đây là hình thức tổ chức sự kiện được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn và hình thức này đang phát huy rất nhiều lợi ích trong thời đại mới. 

AN Media – Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện được sáng lập, điều hành bởi Ca sĩ – Diễn viên Duy Khoa. Hân hạnh thực hiện các sự kiện trực tuyến cho UNICEF, UNFPA, Bộ LĐ TB & XH, AB Bank và các đối tác uy tín khác…

tổ chức sự kiện trực tuyến của UNICEF

Sự kiện trực tuyến của UNICEF do AN Media thực hiện

1. Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì? 

Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là virtual event. Đây là một loại hình sự kiện mà người tham dự sẽ không tới trực tiếp địa điểm tổ chức. Mọi người kết nối và tương tác với nhau thông qua nền tảng trực tuyến từ các thiết bị công nghệ như: laptop, điện thoại, máy tính bảng… 

2. Những lợi ích khi tổ chức sự kiện trực tuyến

  • Tối ưu tương tác: Công ty, tổ chức có thể tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem, kết nối không giới hạn về mặt địa lý. Quá trình phản hồi thông tin của người tham gia cũng diễn ra ngay lập tức tại thời điểm tổ chức sự kiện trực tuyến.
  • Tối ưu chi phí: Giúp doanh nghiệp tối giản đáng kể các chi phí như địa điểm tổ chức, hậu cần, di chuyển…
  • Ứng dụng linh hoạt: Tổ chức sự kiện online phù hợp cho mọi ngành nghề như: hội thảo, kết nối kinh doanh, quảng bá sản phẩm, giải trí, giáo dục…
  • Giải pháp an toàn trong mùa dịch, thiên tai, thời tiết xấu: Với trường hợp bất khả kháng, không thể tập trung đông người thì tổ chức sự kiện online là một giải pháp tối ưu nhất. Tổ chức sự kiện trực tuyến giúp đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện. Đồng thời vẫn truyền tải được các thông tin, hình ảnh, âm thanh thông qua các thiết bị hiện đại.

tổ chức sự kiện trực tuyến giới thiệu ứng dụng S-Health

Sự kiện họp báo trực tuyến giới thiệu Ứng dụng S-Health của Quỹ dân số LHQ

3. Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến

3.1 Chọn phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm online đã ra đời như: Zoom, Webex, Vmix, Skype, Google Meeting… AN Media sẽ giúp bạn lựa chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu, quy mô của sự kiện.

tổ chức sự kiện trực tuyến trọn gói

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp, trọn gói đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng

3.2 Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

Với virtual event, việc truyền thông cũng là một điều thiết yếu. Quảng bá trước, trong và sau sự kiện giúp tiếp cận được nhiều người xem hơn, giúp lan tỏa thông điệp của doanh nghiệp, tổ chức đến khách hàng một cách dễ dàng.

đội ngũ tổ chức sự kiện trực tuyến

Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm mang tới sự thành công cho sự kiện

3.3 Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung và kỹ thuật trước buổi tổng duyệt

Việc lên kịch bản, timeline chi tiết đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru, đúng tiến độ. 

Việc tổng duyệt cũng cần được thực hiện kỹ càng, thậm chí kiểm tra nhiều lần để đảm bảo ekip vận hành trơn tru, kết nối internet giữa các đầu cầu được ổn định, các thiết bị kỹ thuật hoạt động bình thường, tránh xảy ra những trục trặc không đáng có. Và đơn vị tổ chức cần tư vấn phương án dự phòng cho mọi trường hợp có thể xảy ra trong sự kiện.

tổ chức sự kiện trực tuyến tổng duyệt trước khi diễn

Tổng duyệt kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện truyền thống giúp hạn chế rủi ro tối đa

3.4 Các hoạt động trong sự kiện giúp thu hút và giữ chân người tham gia. 

Các hoạt động tương tác trong sự kiện là vô cùng quan trọng và cần thiết. Tương tác từ người dẫn chương trình tốt giúp thu hút khán giả tham gia lâu hơn, ấn tượng hơn về sự kiện. 

tổ chức sự kiện trực tuyến họp báo cống bố dự án

Sự kiện trực tuyến Họp báo công bố dự án “Công nữ Anio”

Minigame: Hiện nay, trên các nền tảng online cũng có rất nhiều minigame hấp dẫn. Việc kết hợp mini game để tặng quà giúp người tham gia cảm thấy vô cùng hào hứng, thú vị. 

Những hoạt động biểu diễn nghệ thuật cũng là điều không thể thiếu, kể cả với sự kiện trực tuyến. Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, hiện đại sẽ giúp người tham dự được thưởng thức các tiết mục như tham gia trực tiếp.

tổ chức sự kiện trực tuyến tạo điểm nhấn

Tiết mục văn nghệ giúp tạo điểm nhấn trong sự kiện của bạn

MC dẫn dắt chương trình

MC, host, người dẫn dắt sự kiện cần linh hoạt ứng biến để tránh thời gian chết làm cho khán giả nhàm chán và rời đi. 

tổ chức sự kiện trực tuyến chủ động trong mọi tình huống

Ekip vận hành chuyên nghiệp, chủ động trong mọi tình huống giúp sự kiện được diễn ra thành công. 

thiết bị tổ chức sự kiện trực tuyến

Thiết bị chuyên nghiệp – Yếu tố quan trọng cho tổ chức sự kiện trực tuyến

3.5 Sau sự kiện

Hoạt động truyền thông sau sự kiện: Sự kiện kết thúc không có nghĩa là các công việc đã được hoàn tất. Ban tổ chức nên tận dụng tối đa nguồn tài nguyên của sự kiện để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, tiếp cận công chúng mục tiêu.

Tổng kết sau sự kiện: Nắm bắt phản hồi từ người tham gia về những ưu điểm và nhược điểm cần cải thiện. Hậu kỳ nội dung (video, hình ảnh…) được ghi lại trong sự kiện đồng thời tải chúng trên trang web hoặc fanpage sự kiện của đơn vị tổ chức. 

tổ chức sự kiện trực tuyến UNICEF

Bà Rana Flowers trưởng đại diện UNICEF tại Việt Nam

tổ chức sự kiện trực tuyến tại tòa nhà xanh

 Sự kiện trực tiếp kết hợp kết nối trực tuyến tại tòa nhà xanh Liên Hợp Quốc

4. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức virtual event, cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Lựa chọn nền tảng phù hợp: Yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của sự kiện trực tuyến là nền tảng công nghệ. Vì vậy, doanh nghiệp cần dựa vào tính chất, quy mô, người tham dự sự kiện… từ đó tính toán, lựa chọn nền tảng phù hợp.
  • Thiết bị sự kiện: Các thiết bị được dùng  trong sự kiện như: máy quay, dây kết nối, bàn trộn âm thanh, hình ảnh, máy tính… Các thiết bị hiện đại AN Media cung cấp sẽ mang đến trải nghiệm chân thực, sống động cho sự kiện. 

tổ chức sự kiện trực tuyến mang đến trải nghiệm chân thực

AN Media cung cấp các thiết bị hiện đại, mang đến trải nghiệm chân thực, sống động cho sự kiện

Hãy đảm bảo đường truyền mạng đủ mạnh (trên 100mbps) để không làm gián đoạn kết nối,  ngắt mạch cảm xúc của người tham dự và ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.

  • Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, đảm bảo chất lượng

Một đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp, trọn gói tư vấn giúp bạn rõ ràng từ quy trình, thiết bị, mẫu mã thiết kế, sát sao trong quá trình tổng duyệt để giảm thiểu được nhiều nguy cơ xảy ra sự cố trong sự kiện.

Trong một sự kiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến, chuẩn bị về kĩ thuật rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện và uy tín của nhà tổ chức.

Ekip tổ chức sự kiện trực tuyến

Ekip AN Media tại sự kiện họp báo kết hợp trực tuyến kết nối Việt Nam – Nhật Bản

5. Một số sự kiện có thể tổ chức dưới dạng trực tuyến

Hiện nay, rất nhiều sự kiện có thể tổ chức được dưới dạng trực tuyến hoặc kết hợp giữa tổ chức trực tuyến và trực tiếp như: 

  • Tổ chức hội nghị/ hội thảo khách hàng trực tuyến.
  • Tổ chức họp đại hội cổ đông.
  • Sự kiện ra mắt sản phẩm mới.
  • Sự kiện tri ân khách hàng.
  • Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến.
  • Tổ chức các chương trình giải trí, ca múa nhạc trực tuyến.

6. Báo giá chi phí tổ chức sự kiện trực tuyến

Các event tầm trung có thể giao động từ vài chục triệu đến vài trăm triệu. Với các sự kiện trực tuyến phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, số lượng người tham dự, thiết bị kỹ thuật, thiết kế visual… cần đầu tư, dàn dựng kỹ lưỡng, chất lượng cao có thể lên tới tiền tỷ.

Hãy liên hệ ngay 0904 113 123 để được nhận báo giá tốt nhất. AN Media luôn đồng hành cùng bạn, giúp mang đến cho bạn sự kiện trực tuyến trọn vẹn nhất. 

STT Nội dung Gói cơ bản Gói nâng cao Gói chuyên nghiệp Gói VIP
1 Gói phần mềm trực tuyến – Số người cùng tham dự hội nghị 100 người >100 người >500 người >1000 người
– Phần mềm trực tuyến chính hãng
– Tài khoản có channel translations riêng, tích hợp dịch tự động nếu cần.
– Tính năng lưu trữ cuộc họp Cloud, tự động phiên dịch, chia nhóm và phân quyền…
2 Kỹ thuật vận hành 01 Event Manager điều phối sự kiện trực tuyến 01 người 01 người
Đạo diễn âm thanh, hình ảnh 01 người 01 người 02 người
Kĩ thuật viên thiết lập, cấu hình cuộc họp 01 người 02 người 02 người 02 người
3 Hệ thống âm thanh, ánh sáng sự kiện Hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn mixer
Micro
Dây dẫn tín hiệu âm thanh
Kỹ thuật viên
Các loại đèn phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn điều khiển
Kỹ thuật viên
4 Hệ thống kỹ thuật Laptop 01 cái 02 cái 02 cái 03 cái
Máy quay tự động
Máy quay góc siêu rộng
CHI PHÍ 15.000.000 – 30.000.000 VNĐ 30.000.000 – 50.000.000 VNĐ 50.000.000 – 150.000.000 VNĐ > 150.000.000 VNĐ

7. Tại sao bạn nên chọn AN Media để tổ chức sự kiện trực tuyến?

  • AN Media là Công ty truyền thông, tổ chức sự kiện được thành lập bởi ca sĩ, diễn viên Duy Khoa. Do đó, quý khách hàng hoàn toàn có thể tin tưởng chúng tôi về sự uy tín cũng như cung cấp thiết bị hiện đại, hình ảnh đẹp phục vụ sự kiện trực tuyến. 
  • Với hơn 10 năm kinh nghiệm, AN Media là đối tác thường xuyên của nhiều khách hàng lớn như: Quỹ dân số Liên Hợp Quốc tại Việt Nam UNFPA, Quỹ nhi đồng Liên Hợp Quốc tại Việt Nam UNICEF, Bảo hiểm nhân thọ MB Ageas Life, Xuân Cầu Holdings (Xanh Villas), Brain Communications Nhật Bản…
  • Đội ngũ nhân sự là chuyên gia trong ngành, luôn tận tình, sáng tạo hết mình trong công việc.
  • Hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ sự kiện trực tuyến, âm thanh, ánh sáng hiện đại bắt kịp xu hướng quốc tế.
  • AN Media có mạng lưới quan hệ trong giới truyền thông, báo chí, truyền hình, KOLs, nghệ sĩ,… tạo tiếng vang, hỗ trợ truyền thông cho sự kiện.

Với nhiều sự kiện trực tuyến đã tổ chức thành công trong suốt nhiều năm vừa qua. AN Media tự tin rằng chúng tôi chính là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu tổ chức sự kiện trực tuyến. 

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 0986 934 916 – 0904 113 123
  • Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
  • Văn phòng: Số 20, ngõ 73 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.9160904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.comtruyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    so dien thoai
    so dien thoai