8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện CHI TIẾT, đúng chuẩn

5/5 - (7 votes)

Quy trình tổ chức sự kiện cần được xác định thật chi tiết, bài bản và chuyên nghiệp để thuận lợi cho việc tổ chức, giúp bộ phận giám sát tiện theo dõi, thực thi và đảm bảo tiến độ công việc được triển khai đúng thời gian.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo với đội ngũ giàu kinh nghiệm

Lợi ích khi xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chi tiết:

Định vị thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Giúp khách hàng tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhằm tạo niềm tin, độ tin cậy và gia tăng uy tín của doanh nghiệp trong lòng của khách hàng.
Hỗ trợ hoạt động truyền thông trực tiếp, giúp các công ty quảng bá hình ảnh sản phẩm, thông điệp muốn truyền tải, mang lại sự trải nghiệm sản phẩm cho khách hàng, tạo sự gắn kết giữa khách hàng với công ty.
Một số sự kiện được tổ chức theo quy trình bài bản để phục vụ cho hoạt động bán hàng, giúp tăng doanh số và mở rộng tệp khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media áp dụng quy trình tổ chức sự kiện chi tiết bao gồm 8 bước phân tích quy trình tổ chức một sự kiện. Nhằm phục vụ cho mục đích truyền tải thông điệp, hình ảnh, quảng bá sản phẩm, cung cấp thông tin,…. của doanh nghiệp đến với khách hàng một cách dễ hiểu và hiệu quả nhất.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Nội dung trang

Bước 1: Nghiên cứu, lên kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện

Hoạt động nghiên cứu và lên kế hoạch tổ chức sự kiện nằm trong giai đoạn chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra. Việc nghiên cứu thông tin, nhận yêu cầu và mục đích tổ chức sự kiện từ các doanh nghiệp càng rõ ràng càng giúp cho việc chuẩn bị quy trình tổ chức sự kiện, phát triển ý tưởng, lên kế hoạch càng chi tiết, đạt được mục đích tổ chức và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Một số thông tin cần thu thập trong giai đoạn lập quy trình tổ chức sự kiện, bao gồm:

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện.
Ngân sách tổ chức sự kiện.
Yêu cầu về địa điểm tổ chức.
Đối tượng tham gia và số lượng khách mời dự kiến.
Xác định thông điệp truyền thông.
Truyền thông cho sự kiện giúp thu hút người đăng ký tham dự.

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Một sự kiện càng sáng tạo và mới lạ càng để lại ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự.

Ý tưởng tổ chức sự kiện càng sáng tạo, độc đáo càng thu hút lượng lớn người tham dự cho sự kiện của doanh nghiệp

Một số cách để sáng tạo ý tưởng, xây dựng chủ đề cho sự kiện:

Viết tất cả ý tưởng tổ chức sự kiện lên giấy.
Xây dựng ý tưởng bằng sơ đồ tư duy.
Tạo một nhóm hợp tác cùng sáng tạo ý tưởng.
Tích hợp nhiều ý tưởng được đề xuất và phát thảo ra ý tưởng mới.

Tuy nhiên, một ý tưởng sáng tạo chỉ tốt khi chúng được hiện thực hóa trong quy trình tổ chức sự kiện thành công, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và tối ưu chi phí tổ chức.

Bước 3: Thiết kế sự kiện

Thiết kế sự kiện là bước thứ ba trong quy trình tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn cho sự kiện, góp phần tăng hiệu quả truyền thông về mặt hình ảnh, nội dung đến với khách hàng.

Các thiết kế trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty hoặc doanh nghiệp bao gồm:

Thiết kế nhận diện thương hiệu: thư mời online, cổng chào sự kiện, khu vực đón khách, sân khấu, không gian tổ chức, ấn phẩm, quà tặng, đồng phục,…
Thiết kế công cụ truyền thông sự kiện: vé mời, cờ, poster, bandroll, cover, khung avatar, poster online,…
Thiết kế visual LED sự kiện: hiệu ứng động màn hình LED.

Thiết kế sự kiện luôn đặt yếu tố thẩm mỹ lên hàng đầu nhưng vẫn đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe theo bộ quy tắc thiết kế, thể hiện được nét riêng của thương hiệu và làm hài lòng khách mời tham dự. Việc thiết kế đòi hỏi tính chuyên môn cao, doanh nghiệp nên tìm đến designer hoặc những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhằm thu hút khách mời đăng ký tham dự sự kiện.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức

Quy trình tổ chức sự kiện được lập kế hoạch càng chi tiết thì mức độ thành công sẽ càng cao, giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và đạt được mục đích tổ chức sự kiện. Các hạng mục cần chuẩn bị trong quy trình tổ chức của một sự kiện bao gồm:

Địa điểm tổ chức sự kiện nên nằm ở trung tâm để thuận tiện cho khách mời di chuyển đến nơi tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Phân chia công việc, phân bổ nhân sự phục vụ cho sự kiện như nhân viên phụ trách nội dung, setup chương trình, MC, PG – PB, nhân viên kỹ thuật, nhân viên media, hậu cần,…
Chuẩn bị bản thiết kế và hoàn tất các ấn phẩm in ấn cần dùng trong sự kiện như thư mời, backdrop, standee, banner, bục sân khấu,…

Bước 5: Lập kế hoạch phân chia nhân sự

Lập quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu kế hoạch phân bổ nhân sự trong sự kiện, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành một cách tốt nhất, giúp sự kiện của doanh nghiệp diễn ra thành công. Các bộ phận cần có xuyên suốt trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty như:

Bộ phận kỹ thuật

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về âm thanh, ánh sáng, loa, mic,… Đội ngũ kỹ thuật cần có nghiệp vụ chuyên sâu, kỹ năng điều khiển thiết bị và khả năng quan sát để điều chỉnh hiệu ứng âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp với hoàn cảnh và tình huống đang diễn ra trong sự kiện.

Bộ phận lễ tân, check in, đón khách

Bộ phận này là gương mặt đại diện cho ban tổ chức sự kiện, có ngoại hình sáng cùng khả năng ứng biến khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát,… bắt buộc phải có thái độ hòa nhã, ân cần, niềm nở chào đón khách và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách mời tham dự sự kiện.

Bộ phận giám sát

Bộ phận giám sát sẽ phụ trách từng mảng công việc nhỏ như: điều phối khu vực đón khách, khu vực ghế ngồi của khách mời, khu vực sân khấu, khu vực kỹ thuật, khu vực ăn uống,… để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí luôn đúng như yêu cầu khi lập ra quy trình tổ chức sự kiện.

Bước 6: Dàn dựng sự kiện

Dàn dựng sự kiện là một trong những hoạt động đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện, khảo sát trước địa điểm tổ chức vô cùng quan trọng nhằm hạn chế rủi ro, thuận tiện cho việc thiết kế sân khấu, không gian khán phòng,… để lập ra bảng checklist các hạng mục trang trí không gian tổ chức sự kiện, giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và tạo không gian thoải mái, thu hút người tham dự. Sau khi đã thiết kế ấn phẩm phù hợp với tính chất của sự kiện thì tiến hành setup không gian tổ chức.

Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà khâu dàn dựng sẽ có sự khác biệt. Một số loại hình sự kiện thường gặp như:

Bước 7: Tiến hành quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện được chuẩn bị chu đáo, cẩn thận giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

Cách thức tổ chức sự kiện được diễn ra theo trình tự và có sự phân công cụ thể theo từng hạng mục:

Đón tiếp khách mời và check in sự kiện.
Khai mạc sự kiện.
Quản lý và điều hành nội dung theo kịch bản có sẵn.
Quản lý thời gian diễn ra sự kiện.
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
Tổ chức chương trình giải trí, giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng,…

Bộ phận hậu cần, bộ phận kỹ thuật, bộ phận giám sát, MC,… tuyệt đối không thể thiếu khi tiến hành tổ chức sự kiện.

Bước 8: Kết thúc sự kiện thành công

Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sẽ có một buổi họp để đánh giá tất cả công việc tổ chức tại sự kiện, đánh giá mức độ hoàn thành; từ đó rút kinh nghiệm để xây dựng quy trình tổ chức sự kiện tối ưu hơn, chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media tạo dựng độ uy tín cao nhờ có sự điều hành của ca sĩ, diễn viên, MC Duy Khoa với kinh nghiệm lâu năm trong ngành và mối quan hệ rộng rãi với giới truyền thông, nghệ sĩ nổi tiếng,… luôn hỗ trợ doanh nghiệp hết mình khi sử dụng dịch vụ trong ngành tổ chức sự kiện của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media.

Chất lượng dự án truyền thông và quy trình tổ chức sự kiện luôn đem lại sự hài lòng cao cho doanh nghiệp, cung cấp toàn bộ dịch vụ từ đội ngũ nhân sự đến thiết bị kỹ thuật chuyên nghiệp.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên xây dựng quy trình tổ chức sự kiện từ thiết kế chương trình đến giai đoạn thực thi một cách chuyên nghiệp, uy tín, thường xuyên được doanh nghiệp tin tưởng giao thực hiện dự án trọn gói. Đội ngũ nhân sự tại Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media hiểu rõ các hoạt động trong việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, giúp khách hàng, doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả với mức ngân sách tốt nhất.