Tổ chức sự kiện ngoài trời rất được quan tâm nhất hiện nay bởi không gian mở rộng rãi, thoáng mát, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, hình thức tổ chức này cũng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố thời tiết. Với thế mạnh tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội, AN Media xin chia sẻ tới bạn một số kinh nghiệm. 

1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho tổ chức sự kiện ngoài trời 

Ý tưởng và chủ đề là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo khi tổ chức sự kiện. Nói cách khác, ý tưởng là chìa khóa thành công còn chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Vì vậy, trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội bạn cần phải lên xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện đó. 

Video Highlight sự kiện Ngày hội vì cộng đồng tại Phố đi bộ Hồ Gươm

Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần phải dựa trên các tiêu chí về:

• Mục tiêu, mục đích của sự kiện
• Mô tả chân dung tệp khách mời tham dự 
• Thông điệp truyền thông của sự kiện. 
• Các hoạt động chính và hoạt động bổ trợ tạo nên thành công của sự kiện.
• Với mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu và không gian tổ chức khác nhau.

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

• Với sự kiện được tổ chức ngoài trời, bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp với đối tượng khách tham dự. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà nội có thể là sân vận động, công viên, khu đô thị, phố đi bộ, sân golf,…
• Địa điểm phải có không gian thoáng mát, trong lành và tiện cho việc đi lại. Ngoài ra, phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân viên trông giữ xe và các tài sản của khách mời.
• Việc lựa chọn ngày diễn ra sự kiện cũng cần yếu tố thuận lợi về thời tiết. Bạn nên xem dự báo thời tiết để tránh tổ chức vào những ngày mưa, bão,… gây ảnh hưởng đến sự kiện.
• Thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời nếu là cuối tuần sẽ tiện cho việc thu hút đông đảo người tham dự.
• Bạn cũng nên dự phòng các thiết bị như dù tròn, nhà bạt, nhà giàn không gian trong trường hợp trời mưa

Video sự kiện tri ân khách hàng tổ chức ngoài trời tại dự án Xanh Villas

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng tại An Media

3. Thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện ngoài trời

• Âm thanh ánh sáng: Với không gian rộng nên đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn và đảm bảo về kĩ thuật. Các thiết bị được sử dụng có thể truyền tải được hết các nội dung trong chương trình đến khách mời tham dự.
• Màn hình led: giúp sân khấu đẹp và thu hút hơn, việc trình chiếu các video quảng bá nội dung sự kiện cũng giúp chương trình hấp dẫn hơn
• Thiết bị sự kiện: sân khấu, ô dù lệch tâm, nhà bạt rút, nhà giàn không gian…vv để phòng trừ những trường hợp thời tiết xấu.
• Backdrop sự kiện: chất liệu chống xuyên sáng, cần phải được in kích thước lớn tên chương trình, logo và tên công ty tổ chức.
• Bàn ghế dành cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng có thể lựa chọn theo tính chất trang trọng hoặc bình dân của sự kiện như: Bàn ghế đại biểu, ghế banquet, bàn IPM, hay ghế nhựa, ghế inox, bàn inox…vv

4. Lập dự toán sự kiện

Việc lập dự toán sự kiện bao gồm các hạng mục truyền thông và tổ chức sự kiện. Dự toán sơ bộ sẽ bao gồm các hạng mục

• Truyền thông: sản xuất hình ảnh, video truyền thông, thiết kế in, ấn, truyền thông online/offline, ngân sách quảng cáo…vv
• Thiết bị tổ chức sự kiện: Bàn ghế, sân khấu, âm thanh, màn hình led, nhà giàn không gian, dù tròn, nhà bạt rút, ô lệch tâm…vv
• Nhân sự tổ chức sự kiện, nhân sự phục vụ sự kiện
• Nghệ sĩ biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy, ban nhạc….vv
• Quay phim chụp ảnh sự kiện…
• Hậu cầu: vận chuyển, nước uống, đồ ăn…

5. Truyền thông trước, trong và sau sự kiện ngoài trời

5.1. Công tác truyền thông trước sự kiện

• Công tác truyền thông trước sự kiện sẽ giúp thông tin về sự kiện được tiếp cận đến đông đảo khán giả của chương trình. Giúp họ nắm bắt được thông tin và thấy hấp dẫn với ý nghĩa của sự kiện. 
• Hình ảnh, video giới thiệu sự kiện cần hấp dẫn, tạo hứng thú tham gia cho người xem.
• Các nội dung truyền thông (bài viết, video, hình ảnh…) cần được quảng bá rộng rãi đến công chúng thông qua fanpage, chạy quảng cáo, đăng truyền thông trong các nhóm facebook, cộng đồng, truyền thông offline thông qua hoạt động roadshow, phát tờ rơi, sự kiện nhỏ khởi động trước ngày tổ chức sự kiện chính. 
• Cần phải xây dựng thông điệp truyền thông, ý nghĩa sự kiện để thu hút người tham gia. Các câu hỏi cơ bản trong thông điệp truyền thông cần trả lời: Vì sao tôi nên tham gia sự kiện này? Sự kiện có gì hấp dẫn? Tôi sẽ được gì khi tham gia sự kiện này? 
• Lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp: Hội nhóm, cộng đồng, KOLs – người nổi tiếng, báo chí, truyền hình, radio…

5.2. Trong sự kiện

• Truyền thông trong sự kiện bao gồm các thông điệp từ kịch bản chương trình, kịch bản MC, video trình chiếu trên màn hình, các trò chơi tương tác giữa MC và khán giả, sản xuất hình ảnh từ đội ngũ chụp ảnh, quay phim…vv cũng giúp truyền đi thông điệp của chương trình. Việc kêu gọi người tham gia đăng tải lên trang cá nhân video hình ảnh, hashtag, bài viết sẽ giúp lan tỏa hơn nữa thông tin về chương trình. 

5.3. Sau sự kiện

• Truyền thông sau sự kiện bao gồm các bước đăng tải hình ảnh, bài viết, video highlight sự kiện…lên các trang thông tin. Các bước này thực hiện càng sớm càng tốt bởi trong thời đại 4.0 người tham gia sẽ muốn có hình ảnh đẹp nhất, sớm nhất để đăng tải lên mạng xã hội. 
• Tổng kết sự kiện bằng các con số: số người tham gia, số lượng tương tác, số tiền ủng hộ từ thiện…sẽ giúp tạo hiệu ứng lan tỏa sau sự kiện. 

6. Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Bất kể sự kiện trong nhà hay ngoài trời luôn có khả năng rủi ro. Ví dụ như thời tiết xấu, giấy phép từ chính quyền, trẻ nhỏ bị lạc, người bệnh cần hỗ trợ y tế… Vì vậy bạn hãy lên kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp.

• Một số sự kiện ngoài trời cần cấp phép từ chính quyền: sở văn hóa, và UBND địa phương, công an…Bạn cần chuẩn bị hồ sơ để được cấp giấy giấy phép hoặc gửi văn bản xin phép chính quyền, thông báo trước khi tổ chức sự kiện. 
• Điều quan trọng nhất với sự kiện ngoài trời là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió quá lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Ví dụ như trang bị thêm nhà bạt không gian hay dù tròn để che mưa hay chống nóng cho người tham dự. 

• Không gian tổ chức sự kiện ngoài trời thường khá rộng, vì vậy hệ thống âm thanh công suất lớn, ánh sáng phù hợp cũng cần được quan tâm hơn để khách tham dự có thể tận hưởng trọn vẹn sự kiện. Với lợi thế cung cấp giải pháp sự kiện trọn gói, AN Media sẽ đưa ra tư vấn phù hợp với sự kiện của bạn.
• Lập kế hoạch cụ thể và phù hợp với thực tế nguồn lực về thời gian, nhân sự tổ chức. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của những đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại thì cần kiểm tra thật kỹ với khách mời để hạn chế mức tối đa khả năng kẻ gian trà trộn.
• Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, dự phòng cho hỏa hoạn, cháy nổ, cấp cứu y tế,…

AN Media với nhiều năm kinh nghiệm, được tin tưởng tổ chức nhiều sự kiện lớn

|Xem thêm: Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương uy tín nhất

7. Gợi ý địa điểm đẹp tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

7.1. Trung tâm hội nghị quốc gia

Là một trong ba trung tâm hội nghị lớn nhất Đông Nam Á, nơi thường xuyên diễn ra sự kiện, hội nghị quốc tế… tổ chức sự kiện tại khuôn viên ngoài trời Trung tâm Hội nghị quốc gia góp phần nâng tầm đẳng cấp cho sự kiện của bạn.

Khuôn viên cây xanh của Trung tâm Hội nghị Quốc gia có diện tích đến 9.400m2 cùng 10.000m2 diện tích quảng trường nước. Đem lại cho doanh nghiệp một địa điểm tổ chức sự kiện quy mô lớn chuyên nghiệp, giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng cho nhiều đối tác, khách hàng.

Địa chỉ: Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội

7.2. Calidas Gardium – Keangnam Landmark 72

Khu vườn Calidas Gardium nằm ngay dưới chân tổ hợp tòa nhà Keangnam Landmark 72, được thiết kế thảm cỏ xanh tự nhiên cùng cây xanh, công trình trang trí, tạo nên một không gian tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội vô cùng lãng mạn, thích hợp cho những sự kiện, buổi tiệc gia đình, tiệc cưới, sự kiện của doanh nghiệp,…

Calidas Gardium tọa lạc tại đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

7.3. Cung thiếu nhi Hà Nội

Nằm tại địa chỉ 36-38 P. Lý Thái Tổ, Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Khuôn viên của Cung thiếu nhi rộng rãi và xanh mát, phù hợp tổ chức các sự kiện dành cho gia đình và trẻ em.  

Địa điểm có đầy đủ các tiện ích như bãi gửi xe, khu vệ sinh và ngay gần phố đi bộ Hồ Gươm. Xung quanh có nhiều địa điểm ăn uống cho người tham gia sự kiện được lựa chọn. 

An Media| Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thiếu nhi chuyên nghiệp tại Hà Nội

7.4. Công viên Yên Sở

Với 382 ha đây là công viên lớn tọa lạc ở ngoại ô Hà Nội.Với không gian thoáng mát, địa hình đa dạng là lợi thế để Công viên Yên Sở trở thành địa điểm lý tưởng cho các sự kiện. Team building, đại hội thể thao, các sự kiện cộng đồng… Sức chứa lên tới 10.000 – 20.000 người.

Địa chỉ: Nút Giao Pháp Vân – Phường Yên Sở – Quận Hoàng Mai – TP Hà Nội

7.5. Phố đi bộ Hồ Gươm

Không gian đi bộ quanh hồ Gươm đã tạo được một điểm đến của thủ đô; tạo ra không gian vui chơi, thư giãn cho cộng đồng dân cư. Đặc biệt, nơi đây đã trở thành một điểm đến giao lưu văn hóa trong nước và quốc tế điển hình của Thủ đô. 

Bên cạnh những hoạt động văn hóa, nghệ thuật, tại không gian đi bộ hồ Hoàn Kiếm là nơi tổ chức nhiều hoạt động tuyên truyền: sự kiện tuyên truyền về giữ gìn và bảo vệ môi trường xanh, sạch, đẹp; phòng chống rác thải nhựa, tiết kiệm năng lượng, phong trào chống tác hại thuốc lá,…

8. AN Media đơn vị uy tín tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

Với những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội được gợi ý trên đây, chắc hẳn doanh nghiệp cũng sẽ rất băn khoăn trong việc tìm kiếm một đơn vị tổ chức uy tín, giàu kinh nghiệm. Đến với Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media để được tư vấn miễn phí và tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói.

• AN Media là công ty tổ chức sự kiện được sáng lập và điều hành bởi Ca sĩ – Diễn viên Duy Khoa.
• Hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, AN Media là đối tác thường xuyên của các công ty, tổ chức lớn: Quỹ dân số Liên Hợp Quốc (UNFPA), Quỹ nhi đồng LHQ (UNICEF), Bộ quốc phòng, Vietcombank, Khách sạn Marriott, Viettel, Hòa Phát, AB bank, Techcombank, Gamuda, Parcity…
• Đội ngũ nhân sự là chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội, luôn tận tình – sáng tạo.
• Kho thiết bị lớn, đội ngũ kỹ thuật thi công chuyên nghiệp. Có mối quan hệ gắn kết với nhiều đối tác trong ngành tổ chức sự kiện và cung cấp thiết bị sự kiện.
• Chúng tôi luôn cam kết đúng tiến độ, cung cấp đúng số lượng đảm bảo chất lượng cao nhất cho sự kiện.
• AN Media có mạng lưới quan hệ trong giới truyền thông, báo chí, truyền hình, KOLs, người nổi tiếng,… tạo tiếng vang, hỗ trợ truyền thông cho sự kiện.

Liên hệ AN Media để được tư vấn tận tình. AN Media đồng hành cùng quý khách hàng để tạo nên những sự kiện ấn tượng nhất!

• Hotline: 0986934916 – 0904113123.
• Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
• Văn phòng: Số 38 Hoàng Ngân, Cầu Giấy, Hà Nội

>>Xem ngay: Nơi cung cấp dịch vụ tổ chức lễ mở bán dự án bất động sản đáng tin cậy