Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp | AN Media

Giới thiệu

5/5 - (4 bình chọn)

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media được nhiều doanh nghiệp, cá nhân tin tưởng và giao phó trọng trách đảm bảo cho chương trình họp báo diễn ra đúng mục đích, truyền đạt thông tin chính xác và hiệu quả đến khách mời tham dự, đặc biệt là đại diện của các cơ quan báo chí.

Họp báo là gì?

Hoạt động họp báo thường do đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp đảm nhận, những người làm sự kiện thực hiện và xử lý nhiều vấn đề bất cập thường xuyên nên họ có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về kỹ thuật, kịch bản, nội dung họp báo,… Bên cạnh đó, những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín thường có mối quan hệ tốt với giới truyền thông, báo chí.

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp giúp tăng giá trị cho doanh nghiệp, nhận được sự quan tâm đặc biệt từ giới truyền thông báo chí

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp giúp tăng giá trị cho doanh nghiệp, nhận được sự quan tâm đặc biệt từ giới truyền thông báo chí

Họp báo là sự kiện công bố thông tin quan trọng, công bố phim, xử lý khủng hoảng truyền thông, công bố dự án, họp báo ra mắt sản phẩm,… giải đáp những câu hỏi, thắc mắc của giới truyền thông, báo chí, doanh nghiệp, chính trị gia, cơ quan Chính phủ, nghệ sĩ,… có sức ảnh hưởng lớn đến công chúng. Họp báo được tổ chức để công bố thông tin đáng giá, chính xác hoặc sự kiện nào đó quan trọng nhằm thu hút sự chú ý của giới truyền thông.

Thông tin công bố trong họp báo có thể tiêu cực hoặc tích cực, được thông báo trước với cánh nhà báo bằng thông cáo báo chí nhằm sơ lược nội dung của buổi họp báo. Nhân vật chính trong họp báo có trách nhiệm giải đáp toàn bộ câu hỏi của công chúng thông qua nhà báo và sẽ có người chủ trì họp báo nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.

Nội dung của họp báo càng có sức ảnh hưởng lớn, càng được giới báo chí quan tâm thì buổi họp báo càng có giá trị. Họp báo nên được các đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp đảm nhận để tránh sai sót hoặc sự cố ngoài ý muốn xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp và thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo, chỉn chu và phải có phương án dự phòng. Việc tìm ra đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp giúp tiết kiệm một phần tâm sức và chi phí cho doanh nghiệp.

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp của công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp của công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn

Xác định mục tiêu và mục đích của buổi họp báo

Bất kỳ đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp nào cũng cần xác định rõ mục tiêu hướng đến và đạt được mục đích gì cho doanh nghiệp sau khi họp báo được tổ chức xong để thuận tiện cho việc setup, thiết kế, dàn dựng,…

Việc xác định rõ mục đích và mục tiêu giúp sự kiện được diễn ra thành công và đạt được hiệu quả truyền thông tốt. Đặc biệt, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới yêu cầu về ý tưởng và thiết kế bối cảnh cực kỳ cao, làm sao để thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng và gợi hứng thú đối với cánh nhà báo để họ sản xuất các bài báo mang lại hiệu ứng tích cực cho thương hiệu của doanh nghiệp.

Tùy theo mong muốn của từng doanh nghiệp, cá nhân,… tổ chức họp báo, đơn vị chuyên tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ phát triển ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình và concept sự kiện sao cho phù hợp với tính chất và quy mô của sự kiện họp báo.

Xác định thời gian, thời lượng cụ thể cho buổi họp báo

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp thường lựa chọn buổi sáng, một phần vì nội dung thông tin cần truyền tải khá lớn và đây cũng là thời điểm con người giàu năng lượng, tích cực nhất. Hơn nữa, các cơ quan báo chí có thể sản xuất nội dung và đăng tin về sự kiện họp báo ngay khi họp báo kết thúc hoặc đăng ngay trong ngày.

Thời lượng chương trình không nên diễn ra quá dài hoặc quá ngắn, mà nên diễn ra theo đúng kế hoạch đã vạch ra trước đó. Tránh truyền tải sai lệch thông tin, nhiễu loạn thông tin, dẫn đến sự lan man và gây nhàm chán, chẳng ai muốn nghe những thông tin lan man trong khoảng thời gian quá lâu, việc này vừa tốn thời gian của nhà báo, vừa tốn thời gian của doanh nghiệp, khiến chi phí tổ chức vượt mức kiểm soát.

Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Họp báo là sự kiện quan trọng, mang tính quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, danh tiếng của một cá nhân nào đó. Vì thế, địa điểm tổ chức họp báo cần sang trọng, tiện nghi, rộng rãi và đáp ứng đủ yêu cầu về điều kiện vật chất. Đặc biệt là đảm bảo an ninh để tránh những tình huống xấu xảy ra và kiểm soát khách mời nghiêm ngặt, tránh sự quấy phá của một số thành phần tiêu cực.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp rất chú trọng về mặt âm thanh, ánh sáng nên lựa chọn trung tâm hội nghị, khách sạn,… ở vị trí trung tâm, dễ di chuyển sẽ hỗ trợ sự kiện diễn ra thuận lợi, thu hút công chúng và giúp cánh nhà báo tiếp cận thông tin dễ hơn.

Lên danh sách khách mời, cơ quan báo chí

Chẳng có đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp nào thành công nếu không có các vị khách mời quan trọng tham dự. Khách mời có thể là đối tác, người đại diện, nghệ sĩ,… Đặc biệt, đại diện cơ quan báo chí không thể thiếu trong danh sách khách mời của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí trước thời gian diễn ra sự kiện để cánh nhà báo có thời gian sắp xếp và chuẩn bị câu hỏi trong họp báo.

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media lên danh sách khách mời chi tiết và phù hợp với tính chất của họp báo

Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media lên danh sách khách mời chi tiết và phù hợp với tính chất của họp báo

Việc lựa chọn các cơ quan báo chí tham dự phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện họp báo dùng để công bố thông tin, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay xử lý khủng hoảng truyền thông. Đồng thời cũng phải có danh sách khách mời phù hợp với mục đích của họp báo.

Khi đã xác định xong danh sách khách mời, đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và đợi xác nhận tham dự từ họ. Tỷ lệ khách mời xác nhận tham dự càng cao, chứng tỏ thông tin, sự kiện càng có giá trị và thu hút, tỷ lệ thành công càng cao.

Những người tham dự họp báo đều có tầm ảnh hưởng lớn đến công chúng nên yêu cầu phải có sự đầu tư nghiêm túc, trang trọng và chân thành để mời họ đến tham dự sự kiện. Doanh nghiệp nên chủ động gửi thông cáo báo chí qua email, điện thoại, gửi bưu điện hoặc giao tận tay để bày tỏ thiện ý, khiến họ chú ý, hứng thú và quan tâm đến sự kiện họp báo.

Xây dựng kịch bản, nội dung cho buổi họp báo

Nội dung họp báo được doanh nghiệp phối hợp với đơn vị tổ chức họp báo chuyên nghiệp để thảo luận kỹ lưỡng và đưa ra nội dung phù hợp nhất với tính chất, mục tiêu tổ chức họp báo.

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp luôn đảm bảo nội dung được truyền tải một cách chính xác, rõ ràng và đầy đủ nhất. Chủ đề và nội dung càng hấp dẫn, khách mời càng thích thú và tham gia sự kiện họp báo với tâm thế hứng khởi. Một sự kiện họp báo có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng với nội dung có giá trị và nhận được sự quan tâm đặc biệt của giới báo chí, họ sẽ chủ động để được tham dự sự kiện họp báo.

Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp cần chuẩn bị kịch bản và tài liệu, bao gồm:

  • Kịch bản tổng thể chương trình: nội dung chính, timeline, bảng phân công nhân sự.
  • Kịch bản MC: Kịch bản dẫn chương trình để MC dẫn dắt chương trình theo đúng hướng và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
  • Chuẩn bị bài phát biểu thật chi tiết và phân bổ thời gian phát biểu hợp lý.
  • Chuẩn bị hình ảnh, tài liệu, video sẵn sàng để trình chiếu.
  • Chuẩn bị thông cáo báo chí, tài liệu về sản phẩm sắp ra mắt hoặc thông tin cần công bố.

Xin giấy phép tổ chức họp báo

Vấn đề về giấy phép được các đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp xử lý gọn gàng, nhờ hoạt động lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện. Vì thế, đây cũng là một lý do mà doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp nên lựa chọn các công ty cung cấp dịch vụ có uy tín trong ngành.

Nhiều sự kiện được chuẩn bị vô cùng chỉn chu và hoành tráng nhưng vẫn không được diễn ra do quên xin giấy phép tổ chức khiến sự kiện bị hủy bỏ, gây tổn thất lớn về danh tiếng, tiền của, tiến độ công việc,…

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức họp báo cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

  • Đơn xin phép tổ chức họp báo gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, người thuyết trình và đối tượng khách mời.
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có công chứng.
  • Đính kèm kịch bản, giấy phép biểu diễn và các giấy tờ liên quan đến chương trình.
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện họp báo đã được ký kết.

Setup địa điểm tổ chức họp báo

Hoạt động này khá quan trọng trong việc quyết định sự thành công của chương trình họp báo, việc kiểm tra thiết bị và sân khấu giúp phát hiện kịp thời những sự cố để sửa chữa và đưa ra phương án dự phòng thích hợp.

Những đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp thường chú trọng ở khâu setup này để đảm bảo hiệu ứng âm thanh, ánh sáng,… giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và an toàn. Những vấn đề quan trọng cần chú ý:

  • Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng.
  • Kiểm tra hệ thống an ninh, đảm bảo yếu tố an toàn.
  • Kiểm tra tài liệu và dụng cụ phục vụ cho họp báo.
  • Thảo luận kịch bản với MC hoặc diễn giả.
  • Làm việc trước với PG hoặc lễ tân đón khách.

Trao đổi kịch bản với người diễn thuyết và MC

Để đảm bảo tính thống nhất xuyên suốt chương trình, người phụ trách tổ chức sự kiện họp báo sẽ trao đổi chủ đề, nội dung chương trình trước với MC và diễn giả để chương trình được vận hành đúng hướng, giúp người giám sát kiểm soát đúng theo yêu cầu của ban tổ chức.

MC là người dẫn dắt chương trình, được lựa chọn cẩn thận và kỹ lưỡng, yêu cầu cao về giọng nói, phong cách dẫn dắt phải phù hợp với tính chất sự kiện, cách diễn đạt độc đáo, rành mạch, dễ tiếp thu và đúng với yêu cầu nội dung mà ban tổ chức đưa ra.

Ban tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp thường sẽ trao đổi trước nội dung chính của chương trình với diễn giả, người chủ trì, diễn thuyết,… để thống nhất nội dung phù hợp với sự kiện họp báo theo hiểu biết và phong cách của nhân vật chính trong họp báo.

Diễn tập trước buổi họp báo

Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp chạy thử chương trình trước ngày diễn ra họp báo chính để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng dự tính và không có sai sót gì xảy ra. Nếu có sẽ đưa ra phương án dự phòng phù hợp nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉn chu cho ngày diễn ra buổi họp báo chính.

Buổi chạy thử chương trình được xem như họp báo chính thức, chỉ khác là không có sự tham gia của khách mời và trang phục có phần thoải mái hơn. Buổi họp báo thử sẽ được đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo diễn tập, tự tạo tình huống và tự xử lý. Đây được xem là buổi chuẩn bị kỹ lưỡng nhất trong suốt quy trình tổ chức sự kiện.

Họp báo

Ngày diễn ra họp báo cần được chú trọng về vấn đề an ninh, nhất là trong khoảng thời gian đón khách mời. Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp luôn trong trạng thái phòng vệ, căng thẳng, sẵn sàng giải quyết sự cố bất cứ lúc nào,… để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi và thành công.

Các bộ phận trong đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ kết nối với nhau thông qua bộ đàm nhằm kiểm soát chương trình. Đồng thời, báo cáo sự cố và xử lý kịp thời nếu bộ phận âm thanh, kỹ thuật, ánh sáng, đón khách,… có vấn đề ngoài ý muốn xảy ra.

Đánh giá hiệu quả của buổi họp báo

Sau khi kết thúc họp báo, đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ có buổi họp để đánh giá kết quả và cùng nhau rút ra kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Tùy thuộc vào tính chất sự kiện họp báo là: họp báo ra mắt sản phẩm, xử lý khủng hoảng, ký kết hợp tác, công bố dự án,… mà người tổ chức sự kiện sẽ có những bảng khảo sát theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho công tác đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Sự hài lòng của khách mời tham dự và doanh nghiệp là niềm vui và động lực của đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Sự hài lòng của khách mời tham dự và doanh nghiệp là niềm vui và động lực của đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp của công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media, doanh nghiệp có thể yên tâm.

  • Setup không gian buổi họp báo trang trọng, lịch sự, phù hợp với tính chất của họp báo.
  • Các bài viết đưa tin, bài viết PR được đăng trên báo điện tử, báo đài, mạng xã hội.
  • Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng: diễn viên, ca sĩ, blogger,…
  • Trực tiếp gọi, mời phóng viên báo chí, truyền hình đến tham dự họp báo.
  • Xây dựng chương trình, kịch bản hoàn chỉnh theo đúng thông điệp và mong muốn của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp diễn ra không thường xuyên và có tính nhạy cảm khá cao. Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức hay thiếu sự tự tin khi hoàn thành công tác chuẩn bị nội dung chương trình, Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cách tổ chức họp báo sao cho chuyên nghiệp và thành công nhất.

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 20, ngõ 73, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

    Theo dõi
    Thông báo của
    guest
    0 Góp ý
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận
    so dien thoai
    so dien thoai