Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp | AN Media

Giới thiệu

5/5 - (4 votes)

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp, tổ chức và các nhà báo, cơ quan truyền thông… có cơ hội gặp gỡ, xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn. Đây là hình thức truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức muốn công bố thông tin chính thống về những dự án lớn và cần thu hút đông đảo sự chú ý.

Họp báo ra mắt dự án Công nữ Anio – Hợp tác Việt Nam và Nhật Bản

1. Họp báo là gì?

Họp báo là hình thức tổ chức sự kiện có sự tham gia công khai của báo chí, truyền hình khách mời và giới truyền thông để công bố hay giới thiệu một vấn đề nào đó. Họp báo có thể sẽ do cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp thực hiện. Mỗi một mục đích khác nhau thì buổi họp báo đó sẽ có quy mô và hình thức tổ chức khác nhau.

tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Ca sĩ, MC Duy Khoa giám đốc AN Media dẫn chương trình họp báo
Địa điểm tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Địa điểm họp báo tại phòng gương, Nhà hát lớn Hà Nội
tổ chức sự kiện họp báo
Thứ trưởng bộ Văn Hóa Thể Thao & Du Lịch Tạ Quang Đông phát biểu tại họp báo

Những hình thức tổ chức sự kiện họp báo thường gặp:

  • Họp báo giới thiệu dự án
  • Họp báo ra mắt sản phẩm
  • Họp báo ra mắt thương hiệu
  • Họp báo giải quyết khủng hoảng truyền thông 
  • Họp báo thông báo về sự thay đổi lớn của doanh nghiệp

Thông tin công bố trong họp báo có thể được thông báo trước với các nhà báo bằng thông cáo báo chí. Nhân vật chính trong họp báo có trách nhiệm giải đáp toàn bộ câu hỏi của công chúng thông qua nhà báo và sẽ có người chủ trì họp báo nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.

Nội dung của họp báo càng có sức ảnh hưởng lớn, càng được giới báo chí quan tâm thì buổi họp báo càng có giá trị. Họp báo nên được các đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp đảm nhận để tránh sai sót hoặc sự cố ngoài ý muốn xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

AN Media tổ chức họp báo
AN Media tổ chức họp báo tại trụ sở tòa nhà Xanh Liên Hợp Quốc
tổ chức sự kiện họp báo tại Hà Nội
Trưởng đại diện quỹ Dân số Liên Hợp Quốc cùng các đại biểu
Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo
Bà Naomi Kitahara, trưởng đại diện Quỹ dân số Liên Hợp Quốc tại Việt Nam và Nhạc trưởng người Nhật Honna Tetsuji

2. Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp và thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo, chỉn chu và phải có phương án dự phòng. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp mà bạn cần lưu ý. 

tổ chức họp báo cho các đối tác quan trọng
AN Media tổ chức họp báo cho các đối tác quan trọng

2.1. Xác định mục tiêu và mục đích của buổi họp báo

Việc xác định mục đích của sự kiện họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept, khách mời cũng như thông điệp truyền thông cần được truyền tải. Khi đã xác định rõ mục đích và mục tiêu, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.

Mục đích tổ chức sự kiện họp báo
Các đại biểu VIP từ UNICEF, Bộ Lao động TB&XH, Đại sứ quán Ý

2.2. Xác định thời gian, thời lượng cụ thể cho buổi họp báo

Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp thường lựa chọn buổi sáng, một phần vì nội dung thông tin cần truyền tải khá lớn và đây cũng là thời điểm con người giàu năng lượng, tích cực nhất. 

Hơn nữa, các cơ quan báo chí có thể sản xuất nội dung và đăng tin về sự kiện họp báo ngay khi họp báo kết thúc hoặc đăng ngay trong ngày. Thời lượng chương trình không nên diễn ra quá dài hoặc quá ngắn (nên từ 1 tiếng – dưới 2 tiếng).  

 AN Media tổ chức sự kiện họp báo
Ca sĩ, MC Duy Khoa giám đốc AN Media tổ chức sự kiện họp báo
Sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Sự kiện họp báo chuyên nghiệp được nhiều người nổi tiếng tham gia

2.3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Doanh nghiệp nên lưu tâm lựa chọn những địa điểm đủ rộng, thoáng cho số lượng khách mời tham gia. Đặc biệt là họp báo thì các phóng viên, nhà báo sẽ cần nhiều không gian để tác nghiệp, quay phim chụp ảnh.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp rất chú trọng về mặt âm thanh, ánh sáng nên lựa chọn trung tâm hội nghị, khách sạn,… ở vị trí trung tâm, dễ di chuyển sẽ hỗ trợ sự kiện diễn ra thuận lợi, thu hút công chúng và giúp các nhà báo tiếp cận thông tin dễ hơn.

Địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm tổ chức họp báo tại khách sạn
Địa điểm tổ chức họp báo tại khách sạn Du Parc, Hà Nội

2.4. Lên danh sách khách mời, cơ quan báo chí

Các đơn vị báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.

2.5. Xây dựng kịch bản, nội dung cho buổi họp báo

Một sự kiện họp báo chuyên nghiệp có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng với nội dung có giá trị và nhận được sự quan tâm đặc biệt của giới báo chí, họ sẽ chủ động để được tham dự sự kiện họp báo.

Kịch bản họp báo thường được xây dựng gồm các nội dung cơ bản:

  • Đón khách, tiệc trà, cung cấp tài liệu họp báo (press-kit) tại bàn check in.
  • Chụp ảnh check in đầu giờ.
  • Văn nghệ mở màn, hoặc video mở màn (nếu có).
  • MC tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu.
  • Phát biểu khai mạc họp báo.
  • Thuyết trình – Chiếu video giới thiệu về nội dung chính của buổi họp báo.
  • Giới thiệu về sản phẩm, doanh nghiệp, dự án (Với họp báo giới thiệu sản phẩm).
  • Phần hỏi đáp với giới truyền thông (Có thể chuẩn bị trước về câu hỏi và người hỏi).
  • Phát biểu tổng kết sự kiện họp báo, chụp ảnh lưu niệm.
  • Phỏng vấn sau hậu trường.

Video sự kiện họp báo Hòa nhạc Là con gái để tỏa sáng

quy trình tổ chức họp báo
Bàn đón tiếp và cung cấp thông tin, tài liệu dành cho báo chí tham khảo
Thiết bị dành cho họp báo
Thiết bị dành cho họp báo, hội thảo. 

2.6. Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Trên thực tế có rất nhiều sự kiện họp báo phải hủy vì không xin được giấy phép tổ chức gây tổn thất lớn về danh tiếng, tiền của, tiến độ công việc,… 

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức họp báo cần:

  • Đơn xin phép tổ chức họp báo: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, người thuyết trình và đối tượng khách mời.
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có công chứng.
  • Đính kèm kịch bản, giấy phép tổ chức và các giấy tờ liên quan đến chương trình.
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện họp báo đã được ký kết.

2.7. Tổng duyệt trước buổi họp báo

Chạy thử chương trình trước ngày diễn ra họp báo chính để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng dự tính và không có sai sót gì xảy ra. Nếu có sẽ đưa ra phương án dự phòng phù hợp nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉn chu cho ngày diễn ra buổi họp báo chính.

Tổng duyệt trước buổi họp báo
Họp báo có phần thuyết minh cho người khiếm thính
Quy trình tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Phần tổng duyệt và chuẩn bị là rất quan trọng cho mỗi buổi họp báo

2.8. Tổ chức họp báo

Ngày diễn ra họp báo cần được chú trọng về vấn đề an ninh, nhất là trong khoảng thời gian đón khách mời. Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp luôn trong trạng thái phòng vệ, căng thẳng, sẵn sàng giải quyết sự cố bất cứ lúc nào,… để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi và thành công.

tổ chức sự kiện họp báo trực tuyến
Họp báo kết hợp kết nối trực tuyến với các đầu cầu

2.9. Đánh giá hiệu quả của buổi họp báo

Sau khi kết thúc họp báo, đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ có buổi họp để đánh giá kết quả và hoàn thiện báo cáo truyền thông.

Họp báo thường là những sự kiện chỉ có thể diễn ra một lần và có tính nhạy cảm khá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa thể tự mình hoàn thành tốt tất cả các công tác chuẩn bị và nội dung diễn ra, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn và giao cho một đơn vị truyền thông để hoàn thành sự kiện trên một cách chỉnh chu, hoàn mỹ. 

hậu trường tổ chức buổi họp báo
Giám đốc AN Media, ca sĩ diễn viên Duy Khoa điều hành từ sau hậu trường
Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của AN Media phía sau sự kiện họp báo

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Trong tổ chức sự kiện, rủi ro, phát sinh ngoài ý muốn là một điều không ai mong muốn. Vì vậy, bạn cần phải biết những lưu ý khi tổ chức sự kiện và chuẩn bị phương án khắc phục để sự kiện được diễn ra thành công. 

3.1. Lưu ý về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Những sự cố khi sự kiện đang diễn ra như: đột ngột mất tiếng, bóng đèn nhấp nháy, đèn vụt tắt… khiến chương trình bị đứt đoạn, làm mất mạch cảm xúc của chương trình. Với các thiết bị về điện như ánh sáng, âm thanh, cần lưu ý đấu máy phát điện dự phòng, để dù có mất điện vẫn có thể duy trì được đến khi kỹ thuật điện khắc phục được. Bên cạnh đó, cần bố trí kỹ thuật trực trong suốt thời gian sự kiện để xử lý sự cố kịp thời.

3.2. Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết luôn ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện. Bạn cần xem trước dự báo thời tiết của ngày diễn ra sự kiện để lên phương án phù hợp, tránh bị động, gây ra tình trạng lộn xộn, hỗn loạn. Để có thể chuẩn bị phương án tốt nhất, hãy cập nhật dự báo thời tiết liên tục trước 3-7 ngày sự kiện diễn ra.

3.3. Tiến độ thi công hạng mục

Tiến độ thi công bị chậm, không theo đúng dự tính cũng là 1 trong các rủi ro cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Thi công chậm ảnh hưởng đến chất lượng hạng mục cũng như thời gian tổng duyệt. Hãy lắp đặt từ 24h trước khi sự kiện diễn ra và lựa chọn đơn vị thi công uy tín,. 

3.4. Lựa chọn MC

MC được coi là người “nắm giữ linh hồn” của sự kiện. Sự kiện của bạn sẽ trở nên vô cùng đơn điệu nếu người “cầm mic” thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo bài bản. Vì vậy, khi thuê MC, bạn cần lưu ý chọn MC đáp ứng được những điều như: Kỹ năng dẫn dắt chương trình, Kỹ năng kiểm soát thời gian tốt, Kỹ năng xử lý tình huống.

4. Chi phí tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Chi phí dành cho tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp là một khoảng phí khá rộng và khó có thể nói trước được. Các sự kiện họp báo tầm trung có thể giao động từ 100 triệu – 200 triệu. Với các sự kiện cần đầu tư dàn dựng kỹ lưỡng, chất lượng cao có thể lên tới vài tỷ đồng.

Hãy liên hệ và gọi điện ngay cho AN Media để chúng tôi có thể tư vấn và báo giá kỹ hơn. AN Media luôn cố gắng đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, với chất lượng dịch vụ và công nghệ hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện.

STT Nội dung Gói cơ bản Gói nâng cao Gói chuyên nghiệp Gói VIP
1 Gói tổ chức sự kiện họp báo Số người cùng tham dự họp báo 100 người >100 người >500 người >1000 người
2 Kỹ thuật vận hành 01 Event Manager điều phối sự kiện trực tuyến 01 người 01 người
Đạo diễn âm thanh, hình ảnh 01 người 01 người 02 người
Kĩ thuật viên thiết lập, cấu hình cuộc họp 01 người 02 người 02 người 02 người
3 Hệ thống âm thanh, ánh sáng sự kiện Hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn mixer
Micro
Dây dẫn tín hiệu âm thanh
Kỹ thuật viên
Các loại đèn phù hợp theo từng quy mô sự kiện
Bàn điều khiển
Kỹ thuật viên
4 Hệ thống kỹ thuật Laptop 01 cái 02 cái 02 cái 03 cái
Máy quay tự động
Máy quay góc siêu rộng
CHI PHÍ 15.000.000 – 30.000.000 VNĐ 30.000.000 – 50.000.000 VNĐ 50.000.000 – 150.000.000 VNĐ > 150.000.000 VNĐ

5. Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp tại AN Media

  • Setup không gian buổi họp báo trang trọng, lịch sự, nghiêm túc theo chuẩn mực báo chí 
  • Cam kết các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo chí, đài truyền hình, trang tin điện tử, mạng xã hội… theo cam kết 
  • Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu như: chuyên gia, người nổi tiếng, nghệ sĩ hot blogger…
  • Trực tiếp mời phóng viên báo chí, truyền hình tham dự
  • Chương trình, kịch bản được xây dựng hoàn chỉnh theo đúng thông điệp khách hàng mong muốn. 

Họp báo UNICEF, Đại sứ quán Ý, Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội, VCCI

Liên hệ AN Media để được tư vấn tận tình

  • Liên hệ: 0986934916 – 0904113123
  • Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
  • Văn phòng: Số 20, ngõ 73 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

BÁO GIÁ

Hãy để lại nội dung yêu cầu, chúng tôi sẽ báo giá qua điện thoại. Xin cảm ơn!

    LIÊN HỆ

    Hotline: 0986.934.9160904.113.123

    Email: duykhoa.anmedia@gmail.comtruyenthong@anmedia.vn

    Kho hàng: số 28 ngõ 93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

    Văn phòng: Số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

    Subscribe
    Notify of
    guest
    0 Góp ý
    Inline Feedbacks
    View all comments