Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chuyên nghiệp sẽ tạo nên ấn tượng trong mắt khách mời về nhãn hàng, tham khảo ngay mẫu thư mời hội thảo khách hàng dưới đây.
Mục đích viết mẫu thư mời hội thảo khách hàng
Mẫu thư mời hội thảo khách hàng là một văn bản ngắn, gửi đến cá nhân, công ty hay một tổ chức để ngỏ lời mời họ đến với sự kiện do đơn vị tổ chức. Tưởng chừng việc này đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ và bỏ công sức để chuẩn bị, thể hiện được chủ đề của sự kiện hội thảo của đơn vị tổ chức cũng như thu hút khách mời quan tâm, xác định tham gia.
Việc khách mời xác nhận tham gia hay không tham gia có thể giúp ban tổ chức chuẩn bị sẵn sàng phương thức tiếp đón và cả phương án dự phòng cho trường hợp phát sinh.
Tìm Hiểu Thêm: Dịch vụ Tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp, trọn gói
Các chủ đề mẫu thư mời hội thảo khách hàng
Với mỗi sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ có những dạng thư mời khác nhau cùng những nội dung và màu sắc đặc trưng riêng. Dưới đây là các chủ đề mẫu thư mời hội thảo khách hàng phổ biến:
- Mẫu thư mời hội thảo bảo hiểm
- Thư mời hội thảo khoa học
- Mẫu thư mời tham gia hội thảo
- Mẫu thư mời hội nghị khách hàng
- Thư mời viết bài hội thảo quốc tế
- Mẫu thư mời sự kiện, chiến dịch
Mẫu thư mời hội thảo khách hàng chuyên nghiệp
Tuy tính chất, cách thức trình bày mỗi sự kiện khác nhau, tuy nhiên mẫu thư mời hội thảo khách hàng cần đảm bảo một số nội dung sau để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng, chi tiết và nắm chắc khách mời đã nhận được đầy đủ thông tin.
Thành phần cần có trong thư mời, cụ thể:
- Tên cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện, hội thảo
- Tên thư mời
- Tên người được mời, có thể có thêm chức vụ nếu cần thiết
- Thông tin về hội nghị, sự kiện như: thời gian, địa điểm, có thể có thêm nội dung chương trình chi tiết.
- Lời tiếp đón và cảm ơn sự tham gia của khách mời
- Cuối cùng là chữ ký và đóng dấu đơn vị (nếu có)
Để có được mẫu thư mời tham dự hội thảo khách hàng hoàn chỉnh, đơn vị tổ chức cần xác định rõ ràng và chi tiết những nội dung sau:
Xác định rõ nội dung, thông điệp thư mời cần truyền tải
Đây là bước đầu tiên để triển khai nội dung thư mời sao cho đầy đủ, chi tiết nhất. Thông điệp, concept thư mời thông thường sẽ trùng với concept và thông điệp của sự kiện chính. Như vậy càng làm nổi bật và đồng nhất bộ nhận diện chương trình đối với khách hàng.
Xác định rõ đối tượng nhận thư
Theo từng mục đích, quy mô sự kiện mà sẽ có những đối tượng khách mời khác nhau. Khách tham dự có thể là đối tác, khách hàng, lãnh đạo công ty, booking KOLs, có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội, phương tiện báo chí truyền thông hay những khách mời dự hội nghị khác.
Bên cạnh đó, tuỳ vào loại hình doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách mời khác biệt. Khách mời thuộc lĩnh vực Nhà nước hay tư nhân, cách trình bày mẫu thư mời hội thảo khách hàng cũng sẽ có nhiều thay đổi.
Xây dựng bản phác thảo thư mời hoàn chỉnh
Sau khi xác định được đối tượng khách mời cũng như thông điệp của thư mời, cá nhân và đơn vị tổ chức cần xây dựng bản phác thảo mẫu thư mời tham gia hội thảo chi tiết, đầy đủ nhất để tránh bỏ sót thông tin cũng như có được những thiết kế độc đáo mới lạ cả về nội dung cũng như hình thức.
Kiểm tra thư mời kỹ càng trước khi gửi đi
Một mẫu thư mời hội thảo khách hàng chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh cũng thể hiện được sự chỉnh chu, quy mô và tính chất không chỉ của sự kiện mà còn của công ty, thương hiệu. Bên cạnh đó, người nhận được thư mời cũng cảm thấy được tôn trọng và muốn tham gia buổi hội nghị của công ty, doanh nghiệp tổ chức. Đồng thời còn để lại ấn tượng tốt ngay lần đầu tiên với hình ảnh của đơn vị tổ chức. Do vậy, công tác kiểm tra trước và sau khi in ấn là khâu rất quan trọng.
Xem thêm: Top 15+ Địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội sang trọng nhất
Một số lưu ý khi viết thư mời tham dự hội nghị khách hàng
- Thư mời cần được thiết kế phù hợp với loại hình của mỗi sự kiện đồng thời phải truyền tải được đầy đủ thông tin cần thiết tới người đọc.
- Với loại hình doanh nghiệp Nhà nước hoặc liên quan đến cơ quan Nhà nước, thư mời cần đảm bảo chuẩn mực nhất định và có dấu đơn vị cũng như chữ ký của người có thẩm quyền.
- Thư mời cần được để trong phòng bì có niêm phong vừa thể hiện được độ trang trọng mà cũng tránh được tình trạng lem bẩn thất lạc hay lộ thông tin cần bảo mật.
- Cần kiểm tra lại cẩn thận, tránh tình trạng nhầm lẫn, copy vẫn để nguyên tên đơn vị .
Xem thêm: Mẫu kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới chi tiết nhất
Để nhận được tư vấn miễn phí từ AN Media về các mẫu thư mời và kịch bản tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng hãy liên hệ ngay tới hotline : 0986.934.916 – 0904.113.123 nhé.
