Để một sự kiện thành công, việc lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần chi tiết và chuyên nghiệp. Xây dựng kế hoạch chỉnh chu còn giúp tăng nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp thuận tiện cho việc kiểm soát, giảm rủi ro cho sự kiện, tăng vị thế cạnh tranh và có nhiều cơ hội mở rộng chiến lược kinh doanh.
Những sự kiện lớn và chuyên nghiệp thường được lên kế hoạch tổ chức sự kiện rất kỹ lưỡng, chi tiết và chu đáo, nhằm đảm bảo toàn bộ chương trình diễn ra thuận lợi. Kế hoạch tổ chức sự kiện của Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để thực hiện các dự án với nhiều quy mô khác nhau. Đồng thời, củng cố vị thế cạnh tranh nhờ tính chuyên nghiệp cao cùng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, năng động và trách nhiệm.
Xem ngay: Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng chuyên nghiệp tại Hà Nội
Bước 1: Lên ý tưởng, chủ đề cho kế hoạch tổ chức sự kiện
Việc tổ chức sự kiện thường sẽ bắt đầu bằng mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện và ý tưởng, chủ đề. Chủ đề sự kiện là nội dung và thông điệp được truyền tải xuyên suốt trong sự kiện, đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Một ý tưởng tổ chức tốt sẽ dễ dàng thu hút và để lại ấn tượng cho khách mời tham dự, giúp sự kiện diễn ra đúng hướng và đạt được mục tiêu truyền thông tốt nhất.
Tuy nhiên, việc lên ý tưởng và chủ đề trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần có sự phối hợp giữa doanh nghiệp và ban tổ chức sự kiện để có sự thống nhất về định hướng, mục tiêu, nội dung cần truyền tải đến khách mời tham dự.
Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm cho kế hoạch tổ chức sự kiện
Trước khi lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định rõ thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện dự kiến với doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có kế hoạch thì đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ đề xuất và tư vấn cho doanh nghiệp.
- Thời gian: Khung giờ tổ chức nên thuận lợi cho khách mời, có thể là cuối tuần hoặc buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách mời.
- Địa điểm: Việc lựa chọn địa điểm phụ thuộc vào số lượng khách mời, ý tưởng kế hoạch tổ chức sự kiện. Nên ưu tiên những không gian rộng rãi, thuận tiện cho việc di chuyển đến địa điểm tổ chức của khách mời, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn giúp tăng chất lượng trải nghiệm dịch vụ cho khách mời, tạo sự thoải mái, giúp khách mời dễ dàng di chuyển đến sự kiện của doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng kịch bản, timeline cho kế hoạch tổ chức sự kiện
Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện càng được chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết và chu đáo càng để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời.
Kịch bản chương trình đóng vai trò quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện và gồm có 3 phần:
- Kịch bản chương trình tổng quát.
- Kịch bản MC chương trình.
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
Kịch bản chương trình tổng quát (timeline chương trình)
Loại kịch bản này thường được chia làm 3 phần chính đó là khai mạc, chương trình chính và tổng kết sự kiện. Trong đó:
- Khai mạc: Giao lưu văn nghệ, phần phát biểu của doanh nghiệp, thông điệp truyền tải và mục đích tổ chức.
- Chương trình chính: Việc truyền tải nội dung chính phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện mà kịch bản nội dung sẽ được xây dựng sao cho phù hợp. Một số loại hình sự kiện phổ biến hiện nay có thể kể đến như:
- Tổ chức sự kiện thiếu nhi.
- Tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp.
- Tổ chức sự kiện trực tuyến.
- Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng.
- Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội.
- Tổ chức lễ khánh thành
- Tổng kết sự kiện: Tổ chức hoạt động dành cho khách mời như minigame, khảo sát, rút thăm may mắn,…. Bên cạnh đó, ban tổ chức sẽ có một buổi họp đánh giá hiệu quả của toàn bộ sự kiện đã diễn ra để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Kịch bản MC chương trình
Kịch bản MC chương trình thường được viết sẵn nội dung và chỉnh sửa theo phong cách dẫn dắt của MC, được trau chuốt từ ngữ kỹ lưỡng, nhằm tránh những tình huống “nhạy cảm”, gây hiểu lầm và rủi ro cho sự kiện. Thông thường, ban tổ chức sự kiện ưu tiên lựa chọn những MC giàu kinh nghiệm, có khả năng ứng biến nhanh nhạy và truyền cảm xúc tích cực đến khách mời tham dự. Từ đó, góp phần tạo nên thành công cho sự kiện.
Kịch bản âm thanh, ánh sáng và trình chiếu
Kịch bản âm thanh, ánh sáng và trình chiếu thường được đi kèm timeline chương trình. Kịch bản này có vai trò giúp không khí sự kiện sôi động hơn, khiến người xem dễ tập trung và thuận lợi cho việc truyền tải nội dung chính của kế hoạch tổ chức sự kiện.
Bước 4: Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện
Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần được thể hiện rõ các hạng mục thiết kế gồm hình ảnh 2D và 3D của sân khấu, standee, booth quảng cáo, cổng chào, không gian tổ chức, địa điểm tổ chức,…
Một số ấn phẩm không thể thiếu trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện gồm: backdrop, banner, standee, bandroll, thiệp mời, brochure, voucher, phiếu rút thăm trúng thưởng,… Bên cạnh đó là một số ấn phẩm khác, tùy thuộc vào tính chất và kế hoạch tổ chức sự kiện đã được xây dựng trước đó.
Bước 5: Lập kế hoạch tổ chức truyền thông sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức truyền thông sự kiện cần xác định đối tượng truyền thông, sau đó lựa chọn phương án truyền thông phù hợp và mang lại hiệu quả cao.
Ngày nay, cách thức truyền thông sự kiện rất đa dạng, có thể kể đến như: báo chí, mạng xã hội, truyền hình, radio hoặc các hoạt động “activation” như: chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử,… Cụ thể là:
- Tiếp thị qua email, báo điện tử.
- Tiếp thị qua áp phích, tờ rơi.
- Truyền thông trên mạng xã hội: Zalo, Facebook, LinkedIn, Google,…
- Phương tiện truyền thông đại chúng: truyền hình, báo chí,…
Việc truyền thông sự kiện vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp giới thiệu chương trình đến đối tượng khách hàng mục tiêu, tiếp cận dễ dàng và tạo hiệu quả truyền thông tối ưu cho sự kiện.
Bước 6: Liệt kê nguồn lực và phân công công việc
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện, góp phần tạo nên thành công cho sự kiện. Phía sau hậu trường luôn là một ekip chuyên môn gồm nhiều vị trí như nhân viên thiết kế, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý điều hành, nhân viên kế toán, nhân viên hậu cần, người viết kịch bản,…
Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần có bảng phân công công việc được mô tả chi tiết các nhiệm vụ, thời gian hoàn thành để tiện giám sát hơn, đảm bảo tiến độ công việc, tránh xảy ra những tình huống ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện.
Bước 7: Kế hoạch dự phòng, quản lý rủi ro khi tổ chức sự kiện
Bản kế hoạch tổ chức sự kiện thường đi kèm phương án dự phòng và quản lý rủi ro bởi sự kiện là nơi tập trung đông người tham dự nên thường xảy ra nhiều tình huống, rủi ro không đáng có, gây trở ngại cho ban tổ chức chương trình.
Để xây dựng phương án dự phòng khả thi, doanh nghiệp nên phối hợp cùng đội ngũ tổ chức sự kiện để lường trước những vấn đề có thể phát sinh, tiến hành tổng duyệt sự kiện trước 1 – 2 ngày diễn ra sự kiện chính thức.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, có khả năng ứng biến nhanh nhạy, khéo léo và thông minh để làm hài lòng khách mời tham dự nhằm tăng uy tín cho doanh nghiệp.
Bước 8: Kế hoạch đánh giá tiêu chí hiệu quả tổ chức sự kiện
Mục đích xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là để sự kiện được diễn ra thuận lợi, giúp doanh nghiệp truyền thông thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, tăng uy tín và tiếp cận khách hàng mục tiêu dễ dàng,… Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của sự kiện cũng được xây dựng dựa trên mục tiêu tổ chức sự kiện.
Bước 9: Kế hoạch dự trù ngân sách tổ chức sự kiện
Ngân sách là yếu tố được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện phải phù hợp với mức ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tổ chức tuyệt đối.
Việc dự trù ngân sách giúp người làm sự kiện quản lý tài chính, chuẩn bị các hạng mục, vật phẩm, vật tư,… một cách hợp lý và không vượt quá ngân sách cho phép, đem lại dịch vụ tổ chức sự kiện đáng tin cậy cho doanh nghiệp.
Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media tạo dựng độ uy tín cao với doanh nghiệp nhờ có sự điều hành của ca sĩ, diễn viên, MC Duy Khoa với kinh nghiệm lâu năm trong ngành và mối quan hệ rộng rãi với giới truyền thông, nghệ sĩ nổi tiếng,…
Cam kết lập kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp, đảm bảo tiến độ thời gian và đạt được mục tiêu tổ chức.
Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với những bản kế hoạch tổ chức sự kiện tối ưu, uy tín, thường xuyên được các doanh nghiệp tin tưởng giao thực hiện dự án trọn gói. Đội ngũ nhân sự tại Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện AN Media hiểu rõ các hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả với mức ngân sách tốt nhất.
Thông tin về AN Media:
Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa
Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123
Email: [email protected] – [email protected]
Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
