Các bước tổ chức sự kiện ngoài trời từ A đến Z

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là xu hướng hiện nay với các không gian thoáng mát được trang trí lộng lẫy theo nhiều concept độc đáo, gây ấn tượng mạnh. Những sự kiện được tổ chức ngoài trời đem đến trải nghiệm vô cùng mới lạ cho người tham dự. Cùng AN Media tìm hiểu về các bước để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công trong bài viết dưới đây nhé!

>>>> Xem thêm: Tổ chức trung thu cho công ty uy tín trọn gói

1. 10 Bước tổ chức sự kiện ngoài trời ấn tượng

Để tổ chức một sự kiện ngoài trời, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có những phương án dự phòng những sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Tham khảo 10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời giúp sự kiện của bạn chuyên nghiệp hơn.

1.1. Chọn ngày tổ chức sự kiện

Bạn nên cân nhắc khi lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện vì đây là một phần quan trọng góp phần làm nên thành công chương trình. Các sự kiện ngoài trời nên tổ chức vào thời điểm cuối tuần. Ngoài ra, hãy xem dự báo thời tiết trước để chọn ngày có thời tiết đẹp. Nếu có thể, hãy chọn ngày dự phòng trong trường hợp thời tiết không ủng hộ. Việc thông báo rõ ràng về ngày diễn ra sự kiện sẽ giúp khách lên kế hoạch phù hợp.

1.2. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc lựa chọn một địa điểm đẹp và phù hợp sẽ tạo nên dấu ấn cho sự kiện. Nếu bạn có một địa điểm gắn liền với những kỷ niệm hoặc có một ý nghĩa đặc biệt thì đó là một lựa chọn địa điểm tuyệt vời.

Ngoài ra, địa điểm cần phải phù hợp với số lượng khách mời tham dự. Khi lựa chọn địa điểm bạn nên cân nhắc đến thời tiết, bãi đậu xe, cơ sở vật chất và sự thuận tiện khi tìm kiếm địa điểm.

1.3. Xin giấy phép tổ chức cần thiết

Với các sự kiện ngoài trời, bạn cần lưu ý việc xin các giấy phép cần thiết từ chính quyền địa phương. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị đầu đủ các loại hợp đồng thuê thiết bị sự kiện, nhân sự và giấy tờ bảo hiểm cần thiết.

Khi lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, các yếu tố về vệ sinh và an ninh tại khu vực cần được đảm bảo và quản lý nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn và mỹ quan trước trong và sau sự kiện.

1.4. Lên kế hoạch sự kiện

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời giúp bạn biết được chính xác những việc cần làm, thời gian cụ thể của các hoạt động đã lên kế hoạch, dự phòng cho những trục trặc không thể tránh khỏi và những sự cố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Việc lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho một sự kiện ngoài trời sẽ giúp bạn có những chuẩn bị tốt hơn, dự trù ngân sách hợp lý và sự kiện diễn ra thuận lợi hơn.

1.5. Gửi thư mời tới khách tham dự

Sau khi đã có kế hoạch chi tiết và chuẩn bị cho sự kiện, phần lên danh sách khách mời và gửi thư mời tham dự là bước quan trọng trong mỗi sự kiện. Thư mời cần phải rõ ràng, trang trọng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

>>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương hoành tráng với quy trình CHUẨN

1.6 Lên kế hoạch về đồ ăn và đồ uống

Một sự kiện ngoài trời nếu có yêu cầu về đồ ăn, đồ uống thì bạn cần lựa chọn thực đơn, số lượng món ăn, cân đối chi phí, tìm nhà cung cấp thực phẩm và đồ uống uy tín.

1.7. Ý tưởng về các hoạt động trong sự kiện

Một sự kiện ấn tượng không thể thiếu các hoạt động giải trí, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời. Những ý tưởng trò chơi phù hợp với concept chương trình giúp khách mời có thời gian tương tác và gắn kết với nhau hơn.

1.8. Trang trí không gian sự kiện

Trang trí không gian sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự sáng tạo và chú ý đến các yếu tố tự nhiên để tạo ra một không gian ấn tượng và thoải mái cho khách tham dự. Bạn nên chú trọng vào lựa chọn chủ đề và phong cách trang trí. Một số yếu tố quan trọng như ánh sáng, bàn ghế, hoa, cây cảnh, âm thanh ánh sáng cần được quan tâm để đem đến một không gian nhất quán và mang lại trải nghiệm tốt.

1.9. Đón khách và điều phối sự kiện

Khu vực đón tiếp khách mời là nơi cần được sắp xếp đội ngũ đón tiếp và hướng dẫn khách mời đảm bảo khách mời luôn được chăm sóc chu đáo trong suốt sự kiện. Cân nhắc đến luồng di chuyển, chỗ ngồi, khu vực ăn uống và khu vực hoạt động. Đừng quên những vật dụng thiết yếu như bộ sơ cứu, ổ cắm điện và thùng rác

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, ban tổ chức cần bám sát kịch bản chương trình để điều phối chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch và xử lý các tình huống bất ngờ kịp thời.

1.10. Dọn dẹp sau sự kiện

Sau sự kiện, bạn cần dọn dẹp hoặc thuê đơn vị dọn dẹp để trải lại hiện trạng địa điểm tổ chức đúng như thỏa thuận ban đầu.

2. 12 Ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời độc đáo

Ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời là linh hồn mang lại trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách mời. Dưới đây là một số ý tưởng sáng tạo để tổ chức sự kiện ngoài trời.

2.1. Triển lãm nghệ thuật

Tổ chức triển lãm nghệ thuật ngoài trời là cách thức tổ chức đem đến nhiều trải nghiệm mới mẻ. Để tổ chức một sự kiện ngoài trời với chủ đề triển lãm nghệ thuật, bạn cần lên kế hoạch chi tiết và chuẩn bị kỹ lưỡng từ các bước lên kế hoạch, chọn địa điểm, thiết kế và bố trí trưng bày. Đặc biệt, bạn cần quan tâm tới yếu tố thời tiết vì các tác phẩm nghệ thuật có thể bị ảnh hưởng hoặc hư hỏng.

2.2. Lễ hội ẩm thực

Lễ hội ẩm thực cũng là một chủ đề tổ chức sự kiện ngoài trời thú vị được nhiều người quan tâm. Lễ hội thực phẩm có thể thu hút được sự tham gia của cộng đồng, chủ đề ẩm thực đa dạng.

2.3. Chạy bộ gây quỹ

Giải chạy gây quỹ, giải chạy gia đình là sự kiện ngoài trời được nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn. Đây là sự kiện ngoài trời không chỉ mang nhiều ý nghĩa về sức khỏe và có giá trị cho cộng đồng mà các khâu tổ chức sự kiện cũng không quá phức tạp.

>>>> Xem thêm: Tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện cần chuẩn bị những gì?

2.4. Tiệc hồ bơi

Tổ chức tiệc hồ bơi theo chủ đề mùa hè, có thể tổ chức vào các ngày lễ, là một ý tưởng tuyệt vời cho các buổi tụ họp ngoài trời khi mùa hè chính thức đến. Với những chiếc phao và đồ bơm hơi khổng lồ, tháp nước, cầu trượt, xích đu và đường vượt chướng ngại vật, công viên nước là nơi hoàn hảo cho những buổi tụ họp.

2.5. Đi chơi và dã ngoại

Một buổi đi chơi, dã ngoại với khung cảnh thiên nhiên tạo điều kiện gắn kết và trò chuyện dễ dàng. Bạn có thể lập một thực đơn đồ ăn để mang theo thưởng thức và lên kế hoạch cho các trò chơi ngoài trời để tạo bầu không khí thư giãn.

2.6. Tiệc theo chủ đề

Các bữa tiệc theo chủ đề là sự kiện ngoài trời khiến mọi người hào hứng. Các sự kiện ngoài trời chủ đề thường xoay quanh về thời trang, ẩm thực…Bên cạnh đó, các trò chơi và hoạt động bên lề cũng giúp sự kiện của bạn thu hút hơn.

2.7. Buổi tập Yoga ngoài trời

Đối với những người yêu thích thể dục thể thao thì không thể bỏ qua các sự kiện về tập yoga ngoài trời. Sự kiện giúp kết nối những người có cùng đam mê yoga và không gian sự kiện ngoài trời cũng tăng sự thích thú khi tham gia.

2.8. Đêm ngắm sao

Tổ chức một buổi tối ngắm sao và khám phá những điều kỳ diệu của bầu trời đêm. Bàn luận về cách kiến ​​thức thiên văn cùng những người tham dự chiêm ngưỡng những điều kỳ diệu của không gian chắc chắn sẽ làm một trải nghiệm khó quên.

2.9. Tiệc xem phim ngoài trời

Với chủ đề tiệc xem phim ngoài trời bạn có thể chiếu phim với bức tường lớn làm nền cùng với các loại đồ ăn khác có thể được phục vụ tại một bữa tiệc chiếu phim.

Ngoài ra, bạn có thể tổ chức một sự kiện trang trọng hơn như chiếu phim và ăn tối. Điều này đòi hỏi phải sắp xếp chỗ ngồi và bàn. Bạn sẽ phục vụ khách của mình một bữa ăn sau khi xem phim để tranh luận về bộ phim để tăng thêm sự thú vị cho sự kiện.

2.10. Tiệc trà ngoài vườn

Một bữa tiệc trà ngoài trời có thể được tổ chức một cách ngẫu hứng cho một sự kiện ngoài trời. Một bữa tiệc trà ngoài trời có thể diễn ra ở sân sau nhà bạn hoặc tại các quán cafe sân vườn.

2.11. Cắm trại

Bạn chắc chắn sẽ bỏ lỡ rất nhiều nếu bạn không tổ chức sự kiện ngoài trời là hoạt động cắm trại với bạn bè của mình. Cắm trại được coi là một trong những hoạt động ngoài trời nhóm tuyệt vời và các sự kiện ngoài trời đầy thú vị. Bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn nhiều để quay lại làm việc sau khi dành thời gian cắm trại với bạn bè tránh xa lịch trình bận rộn của mình.

2.12. Tiệc nướng ngoài trời

Mọi người đều thích tiệc nướng ngoài trời và có hai cách để tổ chức tiệc nướng ngoài trời. Một cách là mời mọi người mang theo những món nướng ngon nhất của họ để nướng. Ngoài ra, bạn có thể thuê một công ty cung cấp dịch vụ phục vụ tiệc. Cả hai loại tiệc nướng đều thú vị và mang đến những trải nghiệm độc đáo cho tất cả những người tham dự.

>>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc trọn gói, chuyên nghiệp nhất

3.  Ưu nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời đem đến những trải nghiệm cực kỳ thú vị nhưng bên cạnh đó cũng có những nhược điểm mà bạn cần lưu ý khi tổ chức.

3.1. Ưu điểm

• Không gian thoáng, rộng và những concept trang trí đa dạng đem đến những trải nghiệm mới mẻ khi tham gia các sự kiện tổ chức ngoài trời.
• Chủ đề đa dạng, mới lạ của những sự kiện ngoài trời luôn thu hút sự chú ý.

3.2. Nhược điểm

• Yếu tố thời tiết luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu khi tổ chức sự kiện ngoài trời để có thể chọn được ngày tổ chức thời tiết đẹp, không mưa. Bạn cũng luôn phải chuẩn bị các phương án dự phòng về thời tiết trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
• Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời có thể cao hơn so với các sự kiện trong nhà
• Khu vực vệ sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời không cố định và trong nhiều trường hợp bạn sẽ phải thuê nhà vệ sinh di động.

4. Gợi ý địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đẹp thì hãy tham khảo ngay danh sách gợi ý dưới đây

4.1. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

Một số địa điểm có không gian thoáng mát phù hợp để tổ chức các sự kiện ngoài trời.

4.2. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TP Hồ Chí Minh

Nếu bạn ở thành phố Hồ Chí Minh và đang tìm kiếm các địa điểm ngoài trời để tổ chức sự kiện thì đừng ngần ngại xem ngay danh sách các gợi ý sau đây.

5. Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ không gian, sức chứa bao nhiêu khách mời, các dịch vụ đi kèm…Để biết giá thuê địa điểm chính xác, bạn hãy liên hệ với địa điểm đó để tham khảo giá và được tư vấn trước khi thuê.

6. Tổ chức sự kiện ngoài trời cần xin giấy phép gì?

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào bạn cũng cần xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền với các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ quy định

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ 

Ở bước này, đơn vị tổ chức sự kiện có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyển phát nhanh hoặc chuyển qua Internet. Tùy vào quy định của từng cơ quan sẽ có cách thức nộp hồ sơ khác nhau.

Bước 3: Chờ cơ quan thẩm quyền xét duyệt hồ sơ

Bước 4: Nhận kết quả nếu hồ sơ thông qua bước xét duyệt. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ có hình thức thông báo bằng văn bản đến đơn vị tổ chức sự kiện. 

>>>> Xem thêm: Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

7. Câu hỏi thường gặp

Nếu gặp thời tiết xấu khi diễn ra sự kiện thì xử lý như thế nào?

Trong các sự kiện ngoài trời, ban tổ chức cần chuẩn bị sẵn các vật che phủ phù phòng trường hợp thời tiết xấu. Nếu không còn cách nào khác, bạn có thể sẽ phải chuyển sự kiện sang ngày khác.

Tổ chức sự kiện ngoài trời cần những gì?

Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, bạn cần tập trung trong suốt quá trình chuẩn bị từ lên ý tưởng, concept, địa điểm, thiết bị sự kiện, phân chia công việc, nhân sự , kế hoạch dự phòng…

Bài viết đã cung cấp nhiều thông tin về tổ chức sự kiện ngoài trời như các bước tổ chức, ý tưởng sự kiện đến ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện độc đáo và cần sự hỗ trợ từ các công ty sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với AN Media qua hotline 0986934916