Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp nhất 2024

AN Media xin trân trọng gửi lời chào và lời chúc sức khỏe tới toàn thể quý khách hàng! Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu trên thị trường, AN media cam kết mang đến những chương trình chuyên nghiệp, hiệu quả, với chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Hội chợ triển lãm là sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhằm xúc tiến bán hàng và tăng doanh thu. Để tổ chức hội chợ triển lãm thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết, khoa học và kinh nghiệm xin cấp phép.

Hội chợ triển lãm là gì?

Hội chợ triển lãm là chuỗi hoạt động xúc tiến thương mại, được tổ chức tập trung tại một địa điểm nhất định vào có giới hạn về mặt thời gian. Tại đây, các thương nhân sẽ được phép trưng bày hàng hóa, dịch vụ nhằm giới thiệu đến khách tham quan. Sự kiện là dịp để doanh nghiệp giao lưu, mua bán và tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng.

Tại Việt Nam hiện đang có 4 dạng hội chợ triển lãm phổ biến: 

• Tập hợp các doanh nghiệp người Việt đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài chưa đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Kết hợp các nhóm doanh nghiệp đã đề cập ở trên

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm 

Xây dựng nội dung, ý tưởng tổ chức hội chợ triển lãm

Để xây dựng thành công một sự kiện hội chợ triển lãm, trước tiên, doanh nghiệp cần xác định được ý tưởng về thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng. Đây sẽ là nội dung cốt lõi xuyên suốt sự kiện, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Ý tưởng cần mới mẻ, độc đáo và lành mạnh. 

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Các buổi hội chợ triển lãm thường sẽ được tổ chức vào ngày cuối tuần, lúc này khách tham gia sẽ đông hơn. Ngoài ra, tùy theo quy mô và mục đích thì mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức khác nhau. Nhưng nhìn chung, các chương trình hội chợ triển lãm sẽ diễn ra tại những nơi nằm ở vị trí trung tâm, đông dân cư và có không gian rộng rãi, thoáng đãng.

Liên hệ ngay tới Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 hoặc Website AN Media để được nhân viên hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí về dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm!

Xác định số lượng doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm

Mỗi một sự kiện hội chợ triển lãm sẽ bao gồm sự tham gia của nhiều doanh nghiệp. Trong đó, các doanh nghiệp sẽ cung cấp các sản phẩm nổi bật để giới thiệu đến với khách tham quan, nhằm tăng độ tiếp cận và giúp khách hàng hiểu hơn về thương hiệu. Số lượng doanh nghiệp tham gia sẽ được quy định dựa trên quy mô, tính chất và mục đích của mỗi sự kiện hội chợ triển lãm. 

Hoạch định ngân sách và kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm

Sau khi đã xác định ý tưởng, nội dung và các doanh nghiệp tham gia, đơn vị tổ chức cần tiến hành hoạch định ngân sách và xây dựng kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, để, để giảm tránh rủi ro và có cách xử lý kịp thời trong trường hợp phát sinh, doanh nghiệp nên có kế hoạch ngân sách dự trù, với các đầu mục công việc và mức chi phí cụ thể. 

Xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm

Ngoài các bước chuẩn bị trên, khi tổ chức hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần xin giấy phép theo quy định chung. Giấy phép giúp cơ quan chức năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, tránh vi phạm pháp luật hay tác động tiêu cực tới cộng đồng. Ngoài ra, khi đăng ký giấy phép, đơn vị tổ chức sẽ được bảo lãnh về quyền tác giả, tránh trường hợp bị ăn cắp chất xám hay kiện tụng.

Chuẩn bị công tác hậu cần

Công tác hậu cần là một trong những bước quan trọng, bao gồm chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, dựng gian hàng, trưng bày sản phẩm,… Ở bước này, đơn vị tổ chức cần thực hiện tối thiểu 1 ngày trước khi sự kiện diễn ra và kiểm tra đầy đủ mọi công đoạn để hạn chế tình trạng hư hỏng thiết bị, thiếu sản phẩm hoặc trung bày sai thứ tự,…

Truyền thông trước, trong và sau sự kiện

Thông thường, một sự kiện hội chợ triển lãm muốn thu hút sự tham gia của khách tham quan không thể thiếu hoạt động truyền thông xuyên suốt. 

• Trước sự kiện: Thu hút sự tìm kiếm và quan tâm của khách hàng
• Trong sự kiện: Tăng lượt khách hàng ghé đến hội chợ triển lãm và cập nhật nhanh chóng những khoảnh khắc đẹp của sự kiện
• Sau sự kiện: Tri ân khách hàng, doanh nghiệp, nhà tài trợ và tăng độ nhận diện cho các thương hiệu

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc trọn gói, chuyên nghiệp nhất 2023

Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm gian hàng thương mại

Đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm là thủ tục cần thiết, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng trình tự và quy định. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, quý khách hàng có thể tham khảo thủ tục đăng ký dưới đây:

Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm được quy định theo khoản 5, Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, bao gồm các loại giấy tờ như sau:

• 01 tờ đơn đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm thương mại theo định tại Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP;
• 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hội chợ triển lãm theo quy định tại khoản 6 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi thành khoản 4 Điều 21 Nghị định 17/2020/NĐ-CP), bao gồm:

• Tên, địa chỉ của đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm
• Tên và nội dung của hội chợ triển lãm
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội chợ triển lãm
• Quy mô dự kiến và số lượng doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm

Hướng dẫn các bước nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ theo khoản 3 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP như sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan quản lý có thẩm quyền
• Nộp qua đường bưu diện đến cơ quan quản lý có thẩm quyền
• Đăng ký trực tuyến trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý có thẩm quyền cung cấp

thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm

Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội chợ triển lãm hãy liên hệ ngay tới Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 hoặc Website AN Media để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất!

Đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm

Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm bao gồm:

• Đối với hội chợ triển lãm thương mại tại nước ngoài: Bộ Công Thương
• Đối với hội chợ triển lãm thương mại trong nước: Sở Công Thương

Thời hạn đăng ký và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

Theo khoản 4 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thời hạn đăng ký đối với doanh nghiệp được quy định như sau:

• Đối với hội chợ triển lãm thương mại tại nước ngoài: 45 ngày
• Đối với hội chợ triển lãm thương mại trong nước: 30 ngày

Trong vòng 07 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xác nhận và thông báo bằng văn bản cho đơn vị doanh nghiệp đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm.

Một số lưu ý trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm

Nếu 2 doanh nghiệp trở lên có cùng tên, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm, cơ quan có thẩm quyền sẽ tổ chức hiệp thương và lựa chọn đơn vị được phép tổ chức theo khoản 8 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

Trong trường hợp hiệp thương không có kết quả, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành lựa chọn đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm thông qua các cơ sở sau: 

• Kết quả của các hội chợ triển lãm đã từng thực hiện
• Năng lực và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm
• Đánh giá của tổ chức hiệp hội các ngành hàng có liên quan

Xem thêm:

• Tổ chức sự kiện thiếu nhi đầy ý nghĩa
  
• AN Media tổ chức khai trương cửa hàng trọn gói, uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội và các tỉnh
• Tổ chức Lễ ký kết hợp đồng

AN Media – Đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường

Với kinh nghiệm tổ chức hội chợ triển lãm nhiều năm, AN Media tự hào là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường. AN Media cam kết mang đến những sự kiện thành công, hiệu quả:

• AN Media sở hữu đội ngũ nhân sự sáng tạo, chủ động, linh hoạt, luôn đưa ra những giải pháp, kế hoạch mới mẻ, thu hút truyền thông
• AN Media cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói: thiết kế ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều phối nhân sự, cung cấp trang thiết bị,…
• Báo giá từng hạng mục dựa trên ngân sách của doanh nghiệp
• AN Media hỗ trợ mạnh mẽ về mặt truyền thông trước, trong và sau sự kiện

Trên đây là quy trình tổ chức hội chợ triển lãm đầy đủ và bài bản, dựa trên kinh nghiệm thực tế của AN Media. Hy vọng những chia sẻ hữu ích này sẽ giúp quý khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu nguồn lực tổ chức sự kiện. Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã theo dõi bài viết của AN Media, chúc sự kiện của quý khách diễn ra thành công tốt đẹp!

Thông tin liên hệ AN Media:

Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa

Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

Email: [email protected] – [email protected]

Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội