Giới thiệu
AN Media xin gửi lời chào trân trọng đến quý khách hàng. Được điều hành bởi Ca sĩ-Diễn viên Duy Khoa và hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp, AN Media đã trở thành đối tác hàng đầu cho các cơ quan Liên hợp quốc, Đại sứ quán, doanh nghiệp và tổ chức uy tín. Chúng tôi cam kết đem lại hiệu quả truyền thông cho quý khách hàng, đối tác.
Tổ chức họp báo giúp doanh nghiệp, tổ chức và các nhà báo, cơ quan truyền thông… có cơ hội gặp gỡ, xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn. Tổ chức họp báo chuyên nghiệp là hình thức truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức muốn công bố thông tin chính thống về những dự án lớn, giới thiệu sản phẩm và mong muốn thu hút đông đảo sự chú ý.
Hoa hậu H’Hen Niê cùng dàn sao “khủng” đổ bộ sự kiện họp báo ra mắt phim “578 – Phát đạn của kẻ điên”
Liên hệ AN Media ngay hôm nay để được nhân viên hỗ trợ và góp phần mang đến những sự kiện thành công rực rỡ: 0986.934.916 – 0904.113.123
Tổ chức Họp báo là gì?
Tổ chức Họp báo là hình thức tổ chức sự kiện có sự tham gia công khai của báo chí, truyền hình khách mời và giới truyền thông để công bố hay giới thiệu một vấn đề nào đó. Tổ chức Họp báo có thể sẽ do cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp thực hiện. Với mỗi mục đích khác nhau, buổi họp báo đó sẽ có quy mô và hình thức tổ chức khác nhau.
Họp báo ra mắt dự án Công nữ Anio – Hợp tác Việt Nam và Nhật Bản
Những hình thức tổ chức họp báo chuyên nghiệp thường gặp:
- Tổ chức Họp báo giới thiệu dự án
- Tổ chức Họp báo ra mắt sản phẩm
- Tổ chức Họp báo ra mắt thương hiệu
- Tổ chức Họp báo giải quyết khủng hoảng truyền thông
- Tổ chức Họp báo thông báo về sự thay đổi lớn của doanh nghiệp
Thông tin công bố trong họp báo có thể được thông báo trước với các nhà báo bằng thông cáo báo chí. Các nhân vật trong họp báo có trách nhiệm giải đáp toàn bộ câu hỏi của công chúng thông qua nhà báo và sẽ có người chủ trì họp báo nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.
Nội dung của họp báo càng có sức ảnh hưởng lớn, càng được giới báo chí quan tâm thì buổi họp báo càng có giá trị. Họp báo nên được các đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp đảm nhận để tránh sai sót hoặc sự cố ngoài ý muốn xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.
Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp mới nhất 2023
Để tổ chức họp báo chuyên nghiệp và thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo, chỉn chu và phải có phương án dự phòng. Dưới đây là quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp mà bạn cần lưu ý.
Xác định mục tiêu và mục đích tổ chức họp báo
Việc xác định mục đích tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept, khách mời cũng như thông điệp truyền thông cần được truyền tải. Khi đã xác định rõ mục đích và mục tiêu, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.
Xác định thời gian, thời lượng cụ thể tổ chức họp báo
Tổ chức họp báo chuyên nghiệp thường lựa chọn buổi sáng, một phần vì nội dung thông tin cần truyền tải khá lớn và đây cũng là thời điểm con người giàu năng lượng, tích cực nhất.
Hơn nữa, các cơ quan báo chí có thể sản xuất nội dung và đăng tin về sự kiện họp báo ngay khi họp báo kết thúc hoặc đăng ngay trong ngày. Thời lượng chương trình không nên diễn ra quá dài hoặc quá ngắn (nên từ 1 tiếng – dưới 2 tiếng).
Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Doanh nghiệp nên lưu tâm lựa chọn những địa điểm đủ rộng, thoáng cho số lượng khách mời tham gia. Đặc biệt là họp báo thì các phóng viên, nhà báo sẽ cần nhiều không gian để tác nghiệp, quay phim chụp ảnh.
Ngoài ra, tổ chức họp báo chuyên nghiệp rất chú trọng về mặt âm thanh, ánh sáng nên lựa chọn trung tâm hội nghị, khách sạn,… ở vị trí trung tâm, dễ di chuyển sẽ hỗ trợ sự kiện diễn ra thuận lợi, thu hút công chúng và giúp các nhà báo tiếp cận thông tin dễ hơn.
Chuẩn bị thông cáo báo chí. Lên danh sách khách mời, cơ quan báo chí
Thông cáo báo chí là tài liệu được viết nhằm đưa ra thông tin về nội dung mà cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức muốn truyền tải đến cơ quan báo chí, truyền thông. Thông cáo báo chí giúp nhà báo nắm được nội dung mong muốn truyền tải của buổi họp báo qua đó viết bài được đầy đủ, chân thực về sự kiện họp báo. Nội dung của thông cáo báo chí có thể bao gồm số liệu, thông tin quan trọng, hình ảnh, video đính kèm (nếu có). Thông cáo báo chí có nội dung đủ mạnh, hấp dẫn sẽ thuyết phục được giới truyền thông chấp nhận làm thông tin cơ sở để dựa vào đó viết bài và đăng bài.
Các đơn vị báo đài trong danh sách khách mời cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp như: Kinh tế, văn hóa giải trí, xã hội…Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên bước xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.
Xây dựng kịch bản, nội dung cho buổi tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Một sự kiện tổ chức họp báo chuyên nghiệp có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng với nội dung có giá trị và nhận được sự quan tâm đặc biệt của giới báo chí, họ sẽ chủ động liên hệ để được tham dự sự kiện họp báo.
Kịch bản họp báo thường được xây dựng gồm các nội dung cơ bản:
- Đón khách, tiệc trà, cung cấp tài liệu họp báo (press-kit) tại bàn check in.
- Chụp ảnh, check in đầu giờ.
- Văn nghệ mở màn, hoặc video mở màn (nếu có).
- MC tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu.
- Phát biểu khai mạc họp báo.
- Thuyết trình – Chiếu video giới thiệu về nội dung chính của buổi họp báo.
- Giới thiệu về sản phẩm, doanh nghiệp, dự án (Với họp báo giới thiệu sản phẩm).
- Phần hỏi đáp với giới truyền thông (Có thể chuẩn bị trước về câu hỏi và người hỏi).
- Phát biểu tổng kết sự kiện họp báo, chụp ảnh lưu niệm.
- Phỏng vấn sau hậu trường.
Video sự kiện họp báo Hòa nhạc Là con gái để tỏa sáng
Xin giấy phép tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Trên thực tế có rất nhiều sự kiện họp báo phải hủy vì không xin được giấy phép tổ chức gây tổn thất lớn về danh tiếng, tiền của, tiến độ công việc,…
Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức họp báo gửi đến Sở thông tin, truyền thông tỉnh/thành phố cần:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo: mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, người thuyết trình và đối tượng khách mời.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức có công chứng.
- Đính kèm kịch bản, giấy phép tổ chức và các giấy tờ liên quan đến chương trình.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện họp báo đã được ký kết.
Tổng duyệt trước buổi họp báo
Cần chạy thử chương trình trước giờ diễn ra họp báo chính thức để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng dự tính và không có sai sót gì xảy ra. Nếu có sẽ đưa ra phương án dự phòng phù hợp nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, chỉn chu cho ngày diễn ra buổi họp báo chính.
Tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Ngày diễn ra họp báo cần được chú trọng về vấn đề an ninh, nhất là trong khoảng thời gian đón khách mời. Đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp luôn trong trạng thái tập trung, với nhiều kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ khách mời, báo giớ và giải quyết sự cố bất cứ lúc nào,… để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi và thành công.
Đánh giá hiệu quả của buổi họp báo
Sau khi kết thúc họp báo, đội ngũ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp sẽ có buổi họp để đánh giá kết quả và hoàn thiện báo cáo truyền thông: Số lượng báo chí truyền hình đưa tin, số lượt tiếp cận đến độc giả, hiệu quả mang lại cho nhà tổ chức…vv
Họp báo thường là những sự kiện chỉ có thể diễn ra một lần và có tính nhạy cảm khá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp, tổ chức chưa thể tự mình hoàn thành tốt tất cả các công tác chuẩn bị và nội dung diễn ra, quý khách hàng nên cân nhắc lựa chọn và giao cho một công ty truyền thông và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hoàn thành sự kiện trên một cách chỉnh chu, hiệu quả.
Những lưu ý khi tổ chức họp báo
Trong tổ chức họp báo, rủi ro, phát sinh ngoài ý muốn là một điều không ai mong muốn. Vì vậy, bạn cần phải biết những lưu ý khi tổ chức họp báo và chuẩn bị phương án khắc phục để sự kiện được diễn ra thành công.
Lưu ý về kỹ thuật của thiết bị khi tổ chức họp báo
Những sự cố khi tổ chức họp báo đang diễn ra như: micro đột ngột mất tiếng, bóng đèn nhấp nháy, đèn vụt tắt, video hoặc slide chình chiếu bị ngắt quãng… khiến chương trình bị đứt đoạn, làm mất mạch cảm xúc của chương trình. Với các thiết bị về điện như ánh sáng, âm thanh, cần lưu ý đấu máy phát điện dự phòng, để dù có mất điện vẫn có thể duy trì được đến khi kỹ thuật điện khắc phục được. Bên cạnh đó, cần bố trí kỹ thuật trực trong suốt thời gian sự kiện để xử lý sự cố kịp thời.
Thời tiết ngoài ý muốn
Điều kiện thời tiết luôn ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức họp báo. Bạn cần xem trước dự báo thời tiết của ngày diễn ra sự kiện để lên phương án phù hợp, tránh bị động, gây ra tình trạng lộn xộn, hỗn loạn. Để có thể chuẩn bị phương án tốt nhất, hãy cập nhật dự báo thời tiết liên tục trước 3-7 ngày sự kiện diễn ra.
Tiến độ thi công hạng mục
Tiến độ thi công bị chậm, không theo đúng dự tính cũng là 1 trong các rủi ro cần lưu ý khi tổ chức họp báo. Thi công chậm ảnh hưởng đến chất lượng hạng mục cũng như thời gian tổng duyệt. Hãy lắp đặt hoàn thiện từ trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 4-24 tiếng, và lựa chọn đơn vị thi công uy tín.
Lựa chọn MC
MC được coi là người “nắm giữ linh hồn” của sự kiện. Sự kiện của bạn sẽ trở nên vô cùng đơn điệu nếu người “cầm mic” thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo bài bản. Vì vậy, khi thuê MC, bạn cần lưu ý chọn MC đáp ứng được những điều như: Kỹ năng dẫn dắt chương trình, Kỹ năng kiểm soát thời gian tốt, Kỹ năng xử lý tình huống.
AN Media cung cấp MC cho tổ chức họp báo là các MC truyền hình hoặc MC chuyên dẫn sự kiện lớn với bề dày kinh nghiệm và khả năng xử lý tình huống khéo léo.
Chi phí tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Chi phí dành cho tổ chức họp báo chuyên nghiệp là một khoảng phí khá rộng và khó có thể nói trước được. Các sự kiện họp báo tầm trung có thể giao động từ 100 triệu – 200 triệu. Với các sự kiện cần đầu tư dàn dựng kỹ lưỡng, chất lượng cao có thể lên tới vài tỷ đồng.
Hãy liên hệ và gọi điện ngay cho AN Media theo hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để chúng tôi có thể tư vấn và báo giá kỹ hơn. AN Media luôn cố gắng đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, với chất lượng dịch vụ và công nghệ hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện.
Dịch vụ tổ chức họp báo chuyên nghiệp tại AN Media
- Trang trí không gian buổi họp báo trang trọng, lịch sự, nghiêm túc theo chuẩn mực báo chí
- Cam kết các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo chí, đài truyền hình, trang tin điện tử, mạng xã hội… theo hợp đồng.
- Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng, KOLs làm đại sứ thương hiệu như: chuyên gia, người nổi tiếng, nghệ sĩ, hot blogger…
- Trực tiếp mời phóng viên báo chí, truyền hình tham dự
- Chương trình, kịch bản được xây dựng hoàn chỉnh theo đúng thông điệp khách hàng mong muốn.
Các dự án họp báo tiêu biểu AN Media tổ chức:
- Họp báo ký kết hợp tác giữa Mirai Asia Corporation & Tập đoàn Y tế ICVS Tokyo
- Họp báo công bố diễn viên chính – Dự án Opera “Công nữ Anio”
- Sự kiện livestream họp báo công bố “Ứng dụng S-Health”
- Sự kiện Họp báo công bố dự án opera “Công nữ Anio”
- Lễ họp báo: Là con gái để tỏa sáng
Cam kết của chúng tôi
AN Media là đơn vị tổ chức họp báo chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi là đối tác thường xuyên của các tổ chức Liên hợp quốc, các Đại sứ quán, Bộ y tế, Bộ LĐ TB&XH, Bộ NN&PT NT, AB Bank, Gamuda Land..
AN Media được thành lập bởi ca sĩ, diễn viên, MC Duy Khoa, có mối quan hệ thân thiết với giới báo chí, truyền hình, chúng tôi đảm bảo thực hiện những gì đã cam kết trong hợp đồng.
Tổ chức họp báo chuyên nghiệp, trọn gói tại Hà Nội cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo yếu tố nhanh, kịp thời trong thời đại số. Vì thế, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức hoặc đã có kinh nghiệm nhưng cần một đối tác uy tín để hỗ trợ cho buổi họp báo thành công, xin mời đồng hành cùng Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện AN Media.
AN Media cam kết mang đến cho doanh nghiệp, tổ chức họp báo chuyên nghiệp và hiệu quả nhất! Trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã đọc bài viết và tìm hiểu về dịch vụ. Chúc sự kiện của quý khách thành công rực rỡ!
Thông tin liên hệ AN Media:
Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa
Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123
Email: [email protected] – [email protected]
Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
