Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại

Tổ chức triển lãm, hội chợ thương mại ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị công phu không chỉ ở khâu dàn dựng hạ tầng mà còn ở quy trình phê duyệt khắt khe từ cơ quan quản lý Nhà nước. Khác với những chương trình nội bộ, hoạt động xúc tiến thương mại tập trung đông người chịu sự rà soát nghiêm ngặt về tư cách doanh nghiệp, nguồn gốc hàng hóa và phương án an ninh trật tự.

Nhằm giúp Ban Tổ chức chủ động lộ trình vận hành, bài viết dưới đây hệ thống hóa toàn bộ quy định, điều kiện, bộ hồ sơ chuẩn chỉnh và thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại chi tiết nhất.

Nội dung trang

Tổ chức hội chợ ngoài trời có cần xin giấy phép không?

Không ít doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hoạt động giới thiệu sản phẩm nội bộ và hội chợ thương mại tập trung đông người. Sự khác biệt lớn nhất nằm khi hội chợ thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại quy mô lớn, liên quan trực tiếp đến giao dịch hàng hóa, quyền lợi người tiêu dùng, an toàn PCCC, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường.

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân tổ chức hoặc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam bắt buộc phải đăng ký và nhận được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về thương mại.

Điều kiện và nội dung cần xác định trước khi đăng ký hội chợ

Thay vì vội vã chuẩn bị giấy tờ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các yếu tố nền tảng về pháp lý, mặt bằng và danh mục hàng hóa nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn, hanh thông.

Dưới đây là những điều kiện then chốt ban tổ chức bắt buộc phải xác định rõ trước khi chuẩn bị giấy phép tổ chức hội chợ thương mại:

Đơn vị tổ chức: Doanh nghiệp đứng ra đăng ký phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có ngành nghề kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại hợp pháp.
Danh mục hàng hóa, dịch vụ trưng bày: Hàng hóa tham gia hội chợ phải lưu thông hợp pháp trên thị trường, không thuộc danh mục cấm kinh doanh. Trường hợp trưng bày hàng hóa nhập khẩu, sản phẩm cần đáp ứng đầy đủ giấy tờ hải quan và nhãn phụ tiếng Việt theo quy định.
Thời gian và địa điểm tổ chức: Địa điểm diễn ra sự kiện phải sở hữu mặt bằng đủ rộng, đáp ứng tải trọng gian hàng, có sơ đồ lối thoát hiểm rõ ràng và sở hữu văn bản đồng ý cho thuê/sử dụng mặt bằng.
Tiêu chuẩn an toàn ngoài trời: Phương án gia cố khung rạp, dù bạt trước nguy cơ thời tiết xấu, kế hoạch thu gom rác thải và phương án bố trí lực lượng bảo vệ túc trực 24/7.

Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên chính là “chìa khóa” giúp hồ sơ được cơ quan thẩm quyền phê duyệt nhanh chóng. Tuy nhiên, khâu đánh giá mặt bằng, lập phương án an toàn ngoài trời hay rà soát pháp lý hàng hóa thường tốn nhiều thời gian và đòi hỏi sự am hiểu chuyên sâu.

Gian hàng triển lãm VNPT tại Đại hội XIV Công đoàn Việt Nam

Nhằm giúp ban tổ chức chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, AN Media cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại trọn gói.

Hồ sơ giấy phép tổ chức hội chợ thương mại/triển lãm

Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên là yếu tố quyết định giúp Ban Tổ chức tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng bị cơ quan chức năng yêu cầu sửa đổi hay bổ sung kéo dài. Khác với sự kiện trong nhà, hội chợ triển lãm ngoài trời đòi hỏi sự rà soát nghiêm ngặt hơn về hạ tầng, an ninh trật tự và quy chuẩn an toàn cháy nổ.

Văn bản đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại: Đơn đăng ký theo mẫu chuẩn của Bộ Công Thương, do đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và ngành nghề đăng ký kinh doanh phù hợp.
Đề án tổ chức hội chợ chi tiết: Tài liệu thể hiện rõ tên hội chợ, chủ đề, thời gian, địa điểm, quy mô dự kiến (số lượng gian hàng), danh mục nhóm hàng hóa trưng bày, danh sách doanh nghiệp tham gia và dự toán kinh phí.
Hợp đồng thuê mặt bằng / Văn bản chấp thuận địa điểm: Văn bản thỏa thuận sử dụng địa điểm ngoài trời kèm sơ đồ tổng thể mặt bằng bố trí gian hàng, lối đi và khu vực kỹ thuật.
Hồ sơ đảm bảo an toàn PCCC & An ninh trật tự: Kế hoạch phòng cháy chữa cháy (theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP), sơ đồ bố trí bình chữa cháy mini, lối thoát hiểm và phương án phân luồng giao thông xung quanh khu vực sự kiện.
Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa đặc thù: Bản sao chứng nhận chất lượng, giấy phép lưu hành đối với các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc hàng hóa nhập khẩu trưng bày tại sự kiện.

Đại hội XIV Công đoàn Việt Nam do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tổ chức

Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại ngoài trời

Quy trình cấp phép hội chợ thương mại ngoài trời trải qua 4 bước cơ bản với các quy định khắt khe về thời gian trình nộp. Ban Tổ chức cần nắm rõ các thủ tục dưới đây để chủ động sắp xếp nhân sự, đảm bảo hội chợ diễn ra đúng tiến độ:

Các bước thực hiện	Chi tiết	Thời gian
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký	Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi tổ chức.	Nộp trước ngày khai mạc ít nhất 30 ngày đối với hội chợ tại Việt Nam
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra	Cơ quan tiếp nhận rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.	Trong vòng 03 ngày làm việc, Sở Công Thương ra văn bản yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ thiếu sót.
Bước 3: Thẩm định và phê duyệt	Sở Công Thương phối hợp với các cơ quan công an, quản lý thị trường, UBND quận/huyện rà soát điều kiện thực địa.	Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương ra văn bản Chấp thuận hoặc từ chối (nêu rõ lý do).
Bước 4: Báo cáo kết quả	Doanh nghiệp tiến hành tổ chức sự kiện theo đúng nội dung được phê duyệt.	Sau khi kết thúc sự kiện, doanh nghiệp gửi báo cáo bằng văn bản về kết quả tổ chức đến Sở Công Thương trong vòng 30 ngày.

Căn chỉnh chính xác các mốc thời gian trên là “chìa khóa” để giúp tổ chức hội chợ thương mại/triển lãm đúng dự kiến. Tuy nhiên, việc vừa phải theo dõi sát sao hồ sơ qua nhiều cơ quan liên ngành, vừa lo liệu công tác chuẩn bị hạ tầng gian hàng dễ khiến Ban Tổ chức quá tải và phát sinh rủi ro sát giờ khai mạc.

Thấu hiểu những khó khăn đó, AN Media tự hào mang đến giải pháp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp nhất.

AN Media – Đơn vị xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại ngoài trời cấp tốc

Áp lực thời gian đếm ngược đến ngày khai mạc cùng hàng trăm đầu việc logistics dồn dập dễ khiến Ban Tổ chức lúng túng trong khâu hoàn thiện hồ sơ. Nhằm tháo gỡ triệt để nỗi lo rào cản hành chính, AN Media mang đến giải pháp xin giấy phép tổ chức hội chợ thương mại trọn gói và cấp tốc.

Kinh nghiệm đồng hành cùng hàng loạt sự kiện quy mô lớn giúp AN Media làm chủ mọi quy trình pháp lý:

Thẩm định và chuẩn hóa hồ sơ 100%: Rà soát kỹ lưỡng tư cách pháp nhân, danh mục hàng hóa, hoàn thiện Đề án và Sơ đồ mặt bằng đạt chuẩn quy định của Sở Công Thương.
Đại diện làm việc liên ngành: Chủ động nộp, theo dõi sát sao tiến độ và xử lý phát sinh tại Sở Công Thương, Công an PCCC và UBND địa phương.
Tối ưu thời gian & Bàn giao đúng hẹn: Cam kết tiến độ cấp phép nhanh chóng, giúp doanh nghiệp an tâm triển khai các hoạt động truyền thông và dựng gian hàng.

Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ thương mại đóng vai trò là “tấm vé thông hành” bắt buộc, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro bị đình chỉ hay xử phạt hành chính ngay sát giờ khai mạc.