Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc trọn gói, chuyên nghiệp nhất

AN Media xin gửi lời chào trân trọng đến toàn thể quý khách hàng! Với 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, AN Media tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu trên thị trường. AN Media cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm chuyên nghiệp và hài lòng.

Để tổ chức sự kiện âm nhạc, doanh nghiệp cần sự đầu tư về nhân lực và ngân sách. Góp phần làm nên sự thành công của các chương trình không thể thiếu các đơn vị tổ chức sự kiện. Với mong muốn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đạt được hiệu quả cao, AN Media giới thiệu quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc trọn gói, chuyên nghiệp dưới đây.

Sự kiện âm nhạc là gì?

Sự kiện âm nhạc là sự kiện cộng đồng, mang tính văn hóa, nghệ thuật. Chương trình bao gồm các màn biểu diễn của những nghệ sĩ thực thụ trước khán giả yêu nhạc. Thông thường, các sự kiện này thu hút khá đông khán giả nhờ tính giải trí và độc đáo. Do đó, số lượng vé sẽ bị giới hạn. 

Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc

Xác định mục đích tổ chức sự kiện âm nhạc

Tùy vào định hướng kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có các mục đích tổ chức sự kiện âm nhạc khác nhau. Thông thường, sự kiện âm nhạc là dịp để quảng cáo về sản phẩm mới, tri ân khán giả hoặc từ thiện. Với mục đích từ thiện, toàn bộ số tiền bán vé sẽ được sử dụng cho các công tác cộng đồng.

Xác định đối tượng khán giả tham gia sự kiện

Đối tượng khán giả tham dự sự kiện âm nhạc khá đa dạng về độ tuổi, giới tính, thu nhập,… Đó là những người có chung niềm đam mê âm nhạc hoặc mua vé với mục đích đóng góp vào công tác từ thiện. Một số chương trình sẽ có quy định về độ tuổi của khán giả (trên 16 tuổi) để đảm bảo an toàn và sự thích hợp. 

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện âm nhạc

Đối với các sự kiện âm nhạc có quy mô nhỏ, với số lượng khán giả ít thì sẽ được tổ chức trong nhà. Ngược lại, lễ hội âm nhạc với quy mô lớn hơn sẽ được tổ chức ngoài trời, không gian rộng rãi. Các địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc thường sẽ là: nhà hát, phòng hội trường, quảng trường, sân vận động, công viên,…

Thời gian tổ chức sự kiện âm nhạc thường là vào buổi tối, những ngày cuối tuần, để thu hút sự tham gia của nhiều khán giả. Ngoài ra, tùy vào lịch trình của ca sĩ cũng như sự sắp xếp của công ty quản lý, thời gian tổ chức sẽ được thông báo trước thời điểm bán vé ít nhất khoảng 1 tuần.

Xem thêm: AN Media cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp, cam kết hiệu quả truyền thông.

Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc

Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm các công việc cần thực hiện, gắn với mốc thời gian cụ thể. Kế hoạch càng chi tiết, đầy đủ thì đội ngũ nhân sự càng dễ bám sát và thực hiện chuẩn chỉnh trong từng công đoạn.

Xác định ngân sách và dự trù cho sự kiện

Tùy vào quy mô tổ chức sự kiện âm nhạc, ngân sách sẽ có sự điều phối. Tuy nhiên, để đề phòng các trường hợp phát sinh, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch ngân sách dự phòng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng trình tự.

Liên hệ ngay tới Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 hoặc Website AN Media để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí về dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty!

Các bước xác lập kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc

Xác định ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc

Ý tưởng tổ chức sự kiện âm nhạc là bối cảnh, chủ đề của chương trình. Đây là yếu tố quan trọng, giúp tạo hiệu ứng truyền thông, thu hút khán giả tham dự. Doanh nghiệp có thể lựa chọn ý tưởng mới hoặc dựa trên những cái cũ nhưng có sự biến đổi để phù hợp với thị hiếu khán giả. 

Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện âm nhạc

Kịch bản tổ chức sự kiện sẽ bao gồm khung thời gian, nội dung tương ứng và phân bổ nguồn nhân lực chịu trách nhiệm. Ngoài kịch bản chung, doanh nghiệp nên thiết kế kịch bản riêng cho team kỹ thuật. Đây là bộ phận điều phối chương trình, làm việc trực tiếp với hệ thống âm thanh, ánh sáng, visual,… Vì vậy khối lượng công việc sẽ nhiều và đòi hỏi sự chi tiết.

Dàn dựng sân khấu và chuẩn bị công tác hậu cần

Quá trình dàn dựng sân khấu và chuẩn bị công tác hậu cần đòi hỏi sự kỹ lưỡng, cẩn thận và tỉ mỉ. Mỗi sự kiện sẽ cần có quản lý điều hướng, đây là người chịu trách nhiệm kiểm soát tổng quát và theo dõi tiến độ. 

Tập duyệt chương trình và điều chỉnh

Sau khi đã hoàn thành các công đoạn phía trước, doanh nghiệp tiến hành tập duyệt chương trình tại địa điểm tổ chức. Trong quá trình tập duyệt, các yếu tố không phù hợp nên được điều chỉnh hoặc loại bỏ để đảm bảo giảm thiểu rủi ro, nâng cao mức độ hiệu quả chương trình.

Tiến hành kế hoạch sau sự kiện âm nhạc

Để đo lường sự thành công và tính hiệu quả của sự kiện âm nhạc, doanh cần tiến hành kế hoạch truyền thông sau khi chương trình kết thúc. Thông thường, sản phẩm truyền thông sẽ là những hình ảnh và thước phim lưu lại các khoảnh khắc đẹp trong suốt sự kiện, hoặc bài báo, PR,…

Bên cạnh đó, sau sự kiện, ban tổ chức nên gửi lời tri ân đến toàn thể khách mời tham dự. Điều này không chỉ thể hiện sự cảm kích và biết ơn, mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp cho những sự kiện kế tiếp.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng | Kịch bản, ý tưởng, triển khai

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc là thủ tục cần thiết, đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau trong hồ sơ xin cấp phép:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc theo mẫu có sẵn
• Bản sao giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, có dấu công chứng từ cơ quan có thẩm quyền
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc, có chữ ký của chủ sở hữu bên cho thuê
• Tổng hợp bản ghi lời những ca khúc được biểu diễn trong chương trình
• Giấy chứng nhận đã đăng ký bản quyền bài hát

Sau 7 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ , đại diện doanh nghiệp sẽ nhận được đơn cấp phép tổ chức sự kiện âm nhạc. Trong trường hợp hồ sơ xin cấp phép không đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần làm lại theo yêu cầu. Để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng ngày, doanh nghiệp cần xin cấp phép trước ngày tổ chức chức ít nhất 10 ngày.

Một số lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện âm nhạc

Một số lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện âm nhạc mà doanh nghiệp nên lưu ý bao gồm:

• Kiểm soát số lượng khách mời tham dự để áp dụng kế hoạch dự phòng trong trường hợp thiếu người
• Xác định giới hạn độ tuổi khán giả phù hợp và kiểm soát chặt chẽ 
• Sắp xếp nhân sự phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt công việc ở mọi khu vực
• Xây dựng nội dung lành mạnh, trong sáng và phù hợp vớ thuần phong mỹ tục
• Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những trường hợp có thể phát sinh
• Xin giấy phép đầy đủ theo quy định

Tại sao nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện âm nhạc của AN Media?

AN Media hiện đang là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường. Được thành lập vào năm 2015 bởi Ca sĩ – Diễn viên Duy Khoa, AN Media đã đồng hành tổ chức thành công nhiều chiến dịch, dự án lớn như: Chương trình hòa nhạc Taiwan Excellence,  Chương trình Hòa nhạc Tài năng Trẻ “Là con gái để tỏa sáng” của Quỹ dân số Liên Hợp Quốc tại Việt Nam (UNFPA),…

• AN Media sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, năng động, linh hoạt, sáng tạo, luôn nỗ lực đưa ra những kế hoạch đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng
• AN Media thiết kế kế hoạch chi tiết, đầy đủ, cùng ý tưởng độc đáo, thu hút người tham gia
• AN Media cam kết báo giá đầy đủ cho từng hạng mục, giúp khách hàng có kế hoạch điều chỉnh phù hợp với ngân sách
• AN Media cung cấp các thiết bị tổ chức sự kiện chất lượng tốt, cùng đội ngũ MC, PG-PB, nhóm nhảy,…
• AN Media hỗ trợ truyền thông trước, trong và sau sự kiện với mạng lưới quan hệ trong giới  báo chí, truyền hình, KOLs, nghệ sĩ,… 

Hy vọng thông qua bài viết, quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc bài bản, chuyên nghiệp. Để được hỗ trợ tư vấn miễn phí trọn gói, đừng quên truy cập Website AN Media hoặc liên hệ tới Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123. AN Media xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết. Chúc sự kiện của quý khách diễn ra thành công như mong đợi!

Thông tin liên hệ AN Media:

Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa

Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

Email: [email protected] – [email protected]

Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội