Tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện cần chuẩn bị những gì?

AN Media – Công ty truyền thông và tổ chức sự kiện được sáng lập, điều hành bởi Ca sĩ – Diễn viên Duy Khoa. Xin trân trọng gửi lời chào tới quý khách hàng!

Giải chạy gây quỹ từ thiện là một hoạt động ý nghĩa, thu hút sự tham gia của cộng đồng và góp phần hỗ trợ cho các mục đích nhân đạo cao cả. Vậy tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện cần chuẩn bị những gì? Bạn hãy tham khảo bài viết AN Media chia sẻ dưới đây.

1. Ý nghĩa của giải chạy gây quỹ

Mục tiêu chính của giải chạy gây quỹ từ thiện là thu hút sự tham gia của cộng đồng và huy động nguồn lực tài chính để hỗ trợ cho các mục đích nhân đạo.

Số tiền thu được từ giải chạy có thể được sử dụng để giúp đỡ trẻ em mồ côi, người khuyết tật, người già neo đơn, các nạn nhân thiên tai hoặc hỗ trợ cho các chương trình giáo dục, y tế, bảo vệ môi trường,…

Tham gia giải chạy gây quỹ từ thiện là cơ hội để mỗi cá nhân thể hiện lòng nhân ái, sự sẻ chia và góp phần xây dựng cộng đồng. Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân.

>>>> Xem thêm: Tổ chức giải chạy Marathon trọn gói, chuyên nghiệp tại Việt Nam

2. Các hình thức giải chạy gây quỹ phổ biến

Có rất nhiều hình thức chạy bộ nhưng có một vài cách chạy phổ biến thường được sử dụng khi tổ chức giải chạy tập thể như:

2.1. Giải chạy trực tuyến

Giải chạy trực tuyến (virtual run hoặc chạy ảo) là loại hình giải chạy khá phổ biến hiện nay vì nó cho phép mọi người tham gia từ bất cứ đâu trên thế giới. Người tham gia có thể đăng ký trực tuyến và theo dõi tiến trình của họ trên một ứng dụng hoặc trang web. Lợi nhuận từ giải chạy gây quỹ từ thiện trực tuyến được sử dụng để quyên góp với mục đích hoặc làm các hoạt động xã hội.

2.2. Giải chạy road

Chạy road là hình thức được sử dụng phổ biến trong một giải chạy gây quỹ vì sự linh động và tiện lợi. Khi chạy road, bạn sẽ chạy trên những con đường rải nhựa bằng phẳng trong khu đô thị rất phù hợp với các giải chạy công ty, chạy quy mô nhỏ trong thời gian ngắn.

Khác với chạy marathon người chạy phải chinh phục cự ly cố định là 42.195 Km, giải chạy road phù hợp với cả những người không chạy chuyên nghiệp khi cự ly giao động từ 5 Km đến 21 Km, khoảng cách này không cố định nên có thể điều chỉnh phù hợp với giải chạy.

2.3. Giải chạy marathon

Các giải chạy marathon luôn thu hút được sự chú ý của đông đảo người dân trên thế giới. Đây là một hình thức tổ chức giải chạy khá phổ biến, người tham gia sẽ phải chinh phục cự ly tiêu chuẩn 42,195 Km. Giải chạy diễn ra trên đường phố nên thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người.

Để tham gia giải chạy gây quỹ từ thiện marathon, tốt nhất bạn nên luyện tập để có sức bền và tinh thần vững vàng. Bạn cũng đừng quên chuẩn bị quần áo chạy phù hợp, mũ, kính và kem chống nắng để bảo vệ bản thân khỏi ánh nắng và tác động của môi trường.

>>>> Xem thêm: Tổ chức lễ mở bán dự án bất động sản từ A đến Z

2.3. Giải chạy tiếp sức

Chạy tiếp sức là một môn thể thao đồng đội, trong đó mỗi thành viên trong đội sẽ chạy một phần quãng đường nhất định. Sau đó truyền lại một chiếc gậy hoặc khăn tay cho người tiếp theo đến khi về đích. Mục tiêu của đội là hoàn thành quãng đường đua trong thời gian ngắn nhất.

3. Bí quyết tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện hiệu quả

Để tổ chức một giải chạy gây quỹ thành công, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện hiệu quả, an toàn và tối ưu chi phí tổ chức.

3.1. Xác định rõ mục tiêu tổ chức giải chạy gây quỹ

Mỗi đơn vị sẽ có những mục tiêu khác nhau khi tổ chức giải chạy. Đối với doanh nghiệp, mục tiêu có thể là:

• Tạo ra một dịp để nhân viên gắn kết với nhau hơn
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp…
• Gây quỹ cho các hoạt động xã hội như hỗ trợ trẻ em mồ côi, giúp đỡ người khuyết tật, bảo vệ môi trường,…

Bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng để lựa chọn hình thức giải chạy và lên kế hoạch tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện phù hợp.

3.2. Xác định đối tượng tham gia giải chạy gây quỹ từ thiện

Đối với các công ty, tổ chức: Đối tượng tham dự có thể là toàn bộ nhân viên công ty, các thành viên trong gia đình nhân viên…

Đối với giải chạy trong trường học: Đối tượng tham gia là các em học sinh, sinh viên, giáo viên…

Đối với các giải chạy gây quỹ tự do: Mỗi giải chạy sẽ có những quy định khác nhau do ban tổ chức đưa ra nên bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi đăng ký các giải chạy gây quỹ tự do.

3.3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Giải chạy gây quỹ từ thiện thường diễn ra vào những ngày nghỉ cuối tuần khi mọi người có nhiều thời gian rảnh và thường vào buổi sáng sớm hoặc chiều tối khi thời tiết mát mẻ hơn, phù hợp cho việc chạy bộ.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức giải chạy gây quỹ từ thiện bạn cũng cần lưu ý:

• Lựa chọn địa điểm có cung đường chạy an toàn, tránh xa các khu vực nguy hiểm như giao lộ đông đúc, khu vực thi công,…
• Nên chọn địa điểm dễ dàng di chuyển bằng phương tiện công cộng hoặc xe cá nhân.
• Lựa chọn địa điểm và đường chạy phù hợp với số lượng người tham gia.
• Nên chọn địa điểm có cảnh quan đẹp để thu hút người tham gia và tạo ấn tượng cho giải chạy.
• Đảm bảo địa điểm có đầy đủ tiện nghi cần thiết như nhà vệ sinh, khu vực thay đồ, khu vực cất giữ đồ đạc,…

Ví dụ: Công viên Thống Nhất, Công viên Yên Sở, Công viên Hòa Bình,…

>>>> Xem thêm: Tổ chức lễ ký kết hợp đồng

3.4. Xác định cự ly chạy và phí tham dự

Cự ly mỗi giải chạy gây quỹ từ thiện sẽ khác nhau phụ thuộc vào tính chất và quy định của ban tổ chức. Để xác định cự ly bạn có thể chia theo các mức như:

• Chạy cự ly ngắn từ 60m đến 400m, các cự ly phổ biến bao gồm: 100m, 200m, 400m và chạy tiếp sức 4x100m.
• Chạy cự ly trung bình bao gồm 800m, 1000m, 1500m và chạy vượt chướng ngại vật 3000m.
•  Chạy cự ly dài 5000m, 10.000m và bán marathon

Phí tham dự giải chạy thường được áp dụng cho các giải chạy do các tổ chức phi lợi nhuận hoặc các công ty tổ chức nhằm mục đích gây quỹ từ thiện hoặc quảng bá thương hiệu. Mức phí tham dự có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: Quy mô giải chạy, cự ly chạy, dịch vụ cung cấp, mục đích gây quỹ.

Dưới đây là mức phí tham dự một số giải chạy gây quỹ phổ biến ở Việt Nam:

• Giải chạy VnExpress Marathon: Mức phí tham dự dao động từ 600.000 đồng đến 1.800.000 đồng tùy theo cự ly chạy.
• Giải chạy HCMC Run: Mức phí tham dự dao động từ 500.000 đồng đến 1.200.000 đồng tùy theo cự ly chạy.
• Giải chạy VPBank Hanoi Marathon: Mức phí tham dự dao động từ 700.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy theo cự ly chạy.

Ngoài ra, một số giải chạy gây quỹ còn có hình thức thu phí theo mức đóng góp. Người tham gia có thể tự do lựa chọn mức phí tham dự phù hợp với khả năng của mình. 

3.5. Tìm kiếm nhà tài trợ

Các nhà tài trợ sẽ giúp giảm bớt chi phí và nâng cao uy tín cho giải chạy đồng thời sự xuất hiện của các nhà tài trợ cũng giúp họ quảng bá thương hiệu của mình. Lập dự toán chi phí và kế hoạch huy động vốn đảm bảo tài chính cho hoạt động tổ chức.

3.6. Chuẩn bị các thủ tục pháp lý

Xin cấp phép tổ chức sự kiện là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tổ chức giải chạy. Bạn cần nộp hồ sơ xin cấp phép cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Hồ sơ xin cấp phép thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn xin cấp phép
• Kế hoạch tổ chức giải chạy
• Sơ đồ vị trí tổ chức giải chạy
• Danh sách Ban tổ chức và Ban trọng tài
• Danh sách nhân viên y tế
• Biện pháp bảo đảm an ninh trật tự
• Biện pháp bảo vệ môi trường
• Hợp đồng bảo hiểm sự kiện
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài chính

Chuẩn bị bảo hiểm sự kiện:

Bảo hiểm sự kiện là một biện pháp đề phòng rủi ro tai nạn, chấn thương cho người tham dự giải chạy. Khi tham gia giải chạy, người tham dự sẽ được bảo hiểm các trường hợp như:

• Tai nạn, chấn thương dẫn đến tử vong, thương tật
• Chi phí y tế
• Mất mát tài sản cá nhân

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề pháp lý khác như:

• Tuân thủ các quy định về an toàn lao động
• Tuân thủ các quy định về vệ sinh môi trường
• Bảo đảm an ninh trật tự cho giải chạy

3.7. Triển khai kế hoạch truyền thông

Để thu hút được sự tham gia, quảng bá cho công ty hay tổ chức, bạn nên có chiến lược truyền thông, tạo bài đăng trên các mạng xã hội, website, banner, tờ rơi,… để quảng bá sự kiện.

3.8. Chuẩn bị các vật dụng cần thiết

Để giải chạy gây quỹ diễn ra thành công bạn cần lên danh sách các đồ dùng cần chuẩn bị như áo thun có dấu riêng in logo, huy chương, nước uống, quà lưu niệm,…

3.9. Đảm bảo an toàn cho người tham dự

Dù chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng trong các giải chạy gây quỹ từ thiện luôn có khả năng xảy ra các tình huống khẩn cấp nên cần đảm bảo an toàn bằng một số biện pháp như:

• Đội ngũ y tế luôn túc trực để sẵn sàng hỗ trợ xử lý các tình huống cấp cứu.
• Phối hợp với cơ quan chức năng để đảm bảo an toàn cho người tham dự và an ninh trật tự nơi sự kiện diễn ra.
• Lên kế hoạch xử lý các tình huống khẩn cấp, có phương án dự phòng cho các trường hợp bất ngờ.

3.10. Các hoạt động giải trí bên lề thu hút người tham gia

Ngoài đường đua chính, các hoạt động giải trí bên lề đóng vai trò quan trọng thu hút người tham dự giải chạy gây quỹ, tạo bầu không khí sôi động và náo nhiệt cho sự kiện. Dưới đây là một số gợi ý:

Khu vui chơi trẻ em: Bao gồm các trò chơi vận động, tô tượng, vẽ mặt,… để thu hút trẻ em và giúp các bậc phụ huynh yên tâm cổ vũ cho vận động viên.

Gian hàng ẩm thực: Cung cấp đa dạng các món ăn, thức uống từ các vùng miền khác nhau, đáp ứng nhu cầu ẩm thực của người tham dự.

Khu mua sắm: Bán các sản phẩm thể thao, quà lưu niệm, đồ thủ công mỹ nghệ,… tạo cơ hội mua sắm cho du khách và người dân địa phương.

Sân khấu âm nhạc: Trình diễn các tiết mục ca nhạc… khuấy động bầu không khí và tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Triển lãm ảnh: Giới thiệu hình ảnh về lịch sử, văn hóa địa phương hoặc về chính giải chạy, thu hút người tham dự tìm hiểu và khám phá.

Hội thảo chuyên đề: Mời các chuyên gia chia sẻ về dinh dưỡng, sức khỏe, kỹ thuật chạy bộ,… giúp người tham dự nâng cao kiến thức và kỹ năng.

Khu vực chụp ảnh: Trang trí với các bối cảnh độc đáo, sáng tạo liên quan đến giải chạy, để người tham dự lưu giữ những khoảnh khắc đẹp.

Cuộc thi: Tổ chức các cuộc thi bốc thăm trúng thưởng để tăng thêm sự sôi nổi và thu hút người tham gia.

>>>> Xem thêm: AN Media cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói

4. Đơn vị tổ chức giải chạy gây quỹ trọn gói tại Hà Nội

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là các giải chạy, AN Media tự hào là đơn vị uy tín được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn.

AN Media sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, được đào tạo bài bản về tổ chức sự kiện, đặc biệt là giải chạy marathon. Chúng tôi đã thành công tổ chức hàng loạt giải chạy gây quỹ từ thiện quy mô lớn, thu hút hàng ngàn vận động viên tham gia, góp phần lan tỏa tinh thần thể thao và nâng cao sức khỏe cộng đồng.

Một số đối tác tiêu biểu của AN Media bao gồm: Gamuda Land, Park City, Quỹ dân số Liên Hợp Quốc, Quỹ nhi đồng Liên Hợp Quốc, Vietcombank, Viettel, Bộ NN & PT NT,…

AN Media luôn cam kết mang đến cho khách hàng những giải chạy gây quỹ từ thiện chất lượng cao, an toàn và chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và nỗ lực hết mình để đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích giúp bạn hiểu hơn về một giải chạy gây quỹ. Liên hệ với chúng tôi qua:

Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa

Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

Email: [email protected] – [email protected]

Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội