Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10 đến gần, bộ phận hành chính thường phải xử lý cùng lúc nhiều đầu việc: lên ý tưởng, duyệt ngân sách, chọn quà và chuẩn bị số lượng lớn. Thay vì chọn từng món riêng lẻ, HR có thể xây dựng set quà theo nhóm người nhận và mức chi dự kiến. Dưới đây là những cách lên set quà 20/10 dễ áp dụng, cùng các khoản chi phí cần tính trước để quá trình đặt quà thuận lợi hơn.
Nội dung trang
HR thường “kẹt” ở đâu khi chọn quà ngày Phụ Nữ Việt Nam 20/10?
Không biết chọn món nào phù hợp với nhiều độ tuổi
Đội ngũ nhân viên nữ thường có sự khác biệt về độ tuổi, sở thích và nhu cầu sử dụng. Những món quà quá cá nhân dễ khó chọn đúng sở thích, trong khi quà tặng quen thuộc lại chưa chắc phù hợp với tất cả mọi người.
HR có thể ưu tiên các sản phẩm thiết thực như bình giữ nhiệt, sổ tay, túi vải, trà hoặc bộ quà chăm sóc cá nhân. Tùy ngân sách và nhóm người nhận, các sản phẩm được phối thành từng set để vừa dễ sử dụng, vừa có hình thức chỉn chu. AN Media hỗ trợ tư vấn và xây dựng set quà 20/10 theo yêu cầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm.
Lựa chọn những món quà quen thuộc
Hoa, cốc, sổ tay hay bánh ngọt đều là những lựa chọn phổ biến trong dịp 20/10. Tuy nhiên, nếu chỉ chọn sản phẩm rồi trao tặng theo cách thông thường, món quà dễ thiếu nét riêng của doanh nghiệp.
Thay vì trao quà riêng lẻ, doanh nghiệp có thể kết hợp hoạt động tặng quà với một buổi tea break dành cho toàn thể nhân viên. Hình thức tổ chức tiệc 20/10 giúp cho toàn bộ nhân sự có thời gian gặp gỡ, trò chuyện và trao quà.
Ngân sách có giới hạn nhưng vẫn muốn set quà đẹp
Ngân sách thường là yếu tố khiến HR phải cân nhắc nhiều nhất. Với số lượng nhân viên lớn, chi phí cho mỗi phần quà cần được tính toán kỹ để không vượt dự trù mà vẫn đảm bảo hình thức và giá trị sử dụng.
Thay vì chọn nhiều sản phẩm đắt tiền, HR có thể tập trung vào một vài món phù hợp rồi phối hợp cùng hộp, túi và thiệp có thiết kế đồng bộ. Cách lựa chọn này giúp set quà trông đầy đặn, đẹp mắt mà vẫn kiểm soát được tổng chi phí.
Số lượng lớn khiến việc đặt và đóng gói trở nên phức tạp
Đặt quà cho vài chục người đã cần sự chuẩn bị, còn chương trình có hàng trăm nhân sự nữ sẽ phát sinh thêm nhiều khâu. HR cần kiểm soát số lượng từng sản phẩm, tiến độ giao hàng, chất lượng quà và cách đóng gói. Do đó, chỉ cần một hạng mục chậm trễ, chương trình 20/10 của doanh nghiệp cũng có thể bị ảnh hưởng.
Để giảm áp lực vận hành, doanh nghiệp nên chốt mẫu quà, số lượng và quy cách đóng gói trước khi sản xuất hàng loạt. Đội ngũ của AN Media sẽ hỗ trợ phối hợp các công đoạn từ chuẩn bị sản phẩm, thiết kế bao bì đến đóng gói theo phương án đã thống nhất.
Khó thống nhất giữa quà tặng và concept chương trình 20/10
Quà tặng sẽ hài hòa hơn với chương trình nếu được lựa chọn dựa trên chủ đề, màu sắc và thông điệp chung. Chẳng hạn, chương trình theo phong cách nhẹ nhàng có thể ưu tiên hộp quà pastel, hoa và thiệp thiết kế riêng. Với sự kiện hướng đến hình ảnh sang trọng, doanh nghiệp có thể chọn bao bì tối giản, màu sắc thanh lịch và sản phẩm có tính ứng dụng cao.
Gợi ý 10+ set quà 20/10 doanh nghiệp có thể áp dụng ngay
Set sổ tay + bút + thiệp
Sổ tay và bút là bộ quà tặng phù hợp với môi trường công sở, dễ sử dụng trong công việc hằng ngày. Thiệp chúc mừng đi kèm giúp doanh nghiệp gửi lời tri ân đến nhân viên nữ nhân dịp 20/10.
Để set quà có dấu ấn riêng, doanh nghiệp có thể in logo trên sổ tay hoặc lựa chọn màu sắc theo bộ nhận diện thương hiệu. AN Media hỗ trợ phối sản phẩm, thiết kế thiệp và bao bì đồng bộ theo ngân sách, số lượng đặt hàng.
Set bình giữ nhiệt + túi vải + thiệp
Thay vì tập trung vào đồ dùng văn phòng, set quà này hướng đến lối sống năng động và thói quen sử dụng hằng ngày. Bình giữ nhiệt phục vụ nhu cầu mang nước khi đi làm, tập luyện hoặc di chuyển; túi vải có thể tái sử dụng trong nhiều hoạt động khác nhau.
Set cốc + trà/cà phê + hộp quà
Set quà gợi đến những phút nghỉ ngơi giữa ngày làm việc. Chiếc cốc đi cùng trà hoặc cà phê tạo thành bộ quà hoàn chỉnh, phù hợp với nhân viên có thói quen thưởng thức đồ uống tại văn phòng hoặc tại nhà.
Set nến thơm + trà + thiệp
Nến thơm kết hợp trà phù hợp với thông điệp thư giãn, cân bằng và dành thời gian chăm sóc bản thân. Hương thơm dịu nhẹ cùng một tách trà tạo nên set quà có cảm giác ấm áp, khác với những lựa chọn thiên về công việc hoặc đồ dùng cá nhân.
Set bộ chăm sóc cá nhân + túi đựng
Khác với những set quà thiên về công việc hay thư giãn, bộ chăm sóc cá nhân hướng đến nhu cầu sử dụng trong sinh hoạt hằng ngày. Các sản phẩm như kem dưỡng tay, sữa tắm hoặc dưỡng thể dung tích nhỏ có thể được kết hợp thành bộ quà gọn nhẹ, thuận tiện mang theo khi đi làm hoặc du lịch. Bộ phận hành chính nên ưu tiên sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng, thông tin thành phần minh bạch và mùi hương dễ sử dụng.
Set khăn + mỹ phẩm mini + hộp quà
Khăn mềm kết hợp cùng mỹ phẩm mini tạo nên set quà 20/10 thanh lịch, chú trọng trải nghiệm chăm sóc bản thân. Khăn có thể chọn theo chất liệu và màu sắc trang nhã, đi cùng các sản phẩm như kem dưỡng tay, son dưỡng hoặc dưỡng thể dung tích nhỏ.
Hướng dẫn chọn quà theo từng nhóm người nhận để tránh “một set cho tất cả”
Cùng là quà 20/10 nhưng nhu cầu của nhân viên, quản lý hay khách hàng lại không hoàn toàn giống nhau. Phân chia quà theo từng nhóm người nhận giúp HR dễ lựa chọn sản phẩm, kiểm soát ngân sách và tạo cảm giác được quan tâm đúng đối tượng. AN Media có thể tư vấn set quà theo từng nhóm, đồng thời điều chỉnh sản phẩm, bao bì và cách trao tặng cho phù hợp.
Nhân viên nữ
Đây thường là nhóm có số lượng lớn nên tiêu chí quan trọng là dễ sử dụng và phù hợp ngân sách. Sổ tay, bình giữ nhiệt, túi vải, cốc, trà hoặc các sản phẩm chăm sóc cá nhân đều có thể phối thành set quà 20/10. Thay vì dùng một sản phẩm đơn lẻ, HR có thể kết hợp 2 – 3 món quà thành 1 set.
Nhân sự lâu năm
Nhóm nhân sự đã gắn bó nhiều năm với doanh nghiệp phù hợp với những phần quà thể hiện rõ hơn sự ghi nhận. Giá trị món quà không nhất thiết phải tăng quá cao. Thiệp riêng, lời chúc cá nhân hóa hoặc cách trao tặng trang trọng cũng giúp phần quà khác biệt.
Quản lý nữ
Quà dành cho quản lý nữ nên hướng đến sự tinh tế, trang nhã và phù hợp với vị trí người nhận. Các sản phẩm như bộ trà, cà phê cao cấp, nến thơm, mỹ phẩm chăm sóc cá nhân hoặc phụ kiện văn phòng có thiết kế đẹp có thể được cân nhắc.
Khách hàng, đối tác nữ
Quà tặng dành cho khách hàng và đối tác nữ cần cân bằng giữa sự lịch sự và nhận diện thương hiệu. Những sản phẩm quá cá nhân hoặc phụ thuộc vào sở thích riêng nên được hạn chế. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên trà, cà phê, bánh, vật phẩm văn phòng hoặc các bộ quà có tính ứng dụng cao.
Nhóm khách VIP
Khách VIP cần được chuẩn bị quà theo hướng cá nhân hóa và có sự đầu tư cao hơn về sản phẩm lẫn hình thức. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hộp quà cao cấp, sản phẩm đặc trưng hoặc set được thiết kế riêng theo tính chất chương trình và mối quan hệ với khách mời.
Ngân sách có 100K, 200K hay 500K? Lên set quà 20/10 thế nào cho hợp lý?
Set quà dưới 100.000đ/người
Mức ngân sách này phù hợp với chương trình có số lượng người nhận lớn và cần kiểm soát chi phí. Set quà nên tập trung vào 1 – 2 sản phẩm chính, chẳng hạn sổ tay + bút + thiệp, cốc + thiệp hoặc trà + bánh nhỏ.
Set quà từ 100.000 – 200.000đ/người
Khoảng ngân sách này cho phép doanh nghiệp kết hợp 2 – 3 sản phẩm có tính bổ trợ cho nhau. Bình giữ nhiệt + túi vải + thiệp, cốc + trà/cà phê hoặc nến thơm + trà là những phương án dễ triển khai.
Set quà từ 200.000 – 300.000đ/người
Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp muốn phần quà có sự đầu tư rõ hơn về sản phẩm và hình thức. Các set chăm sóc cá nhân, trà hoặc cà phê kèm phụ kiện, khăn + mỹ phẩm mini hay hộp quà kết hợp nhiều sản phẩm đều có thể cân nhắc.
Set quà từ 300.000 – 500.000đ/người
Những phần quà này phù hợp với nhân sự lâu năm, quản lý nữ hoặc nhóm khách mời quan trọng trong chương trình. Doanh nghiệp có thể sử dụng hộp quà thiết kế riêng, kết hợp các sản phẩm cao cấp hơn hoặc xây dựng set theo một chủ đề cụ thể.
Set quà từ 500.000đ/người
Đây là nhóm ngân sách phù hợp với quà tặng VIP dành cho quản lý cấp cao, đối tác quan trọng hoặc khách mời đặc biệt. Doanh nghiệp nên lựa chọn sản phẩm cao cấp, hộp quà thiết kế riêng hoặc set quà được xây dựng theo câu chuyện và hình ảnh thương hiệu.
Dù ngân sách ở mức nào, doanh nghiệp cũng nên tính chi phí trọn bộ thay vì chỉ dựa vào giá sản phẩm. Hộp, túi, thiệp, in logo, đóng gói, vận chuyển và quà dự phòng đều có thể ảnh hưởng đến ngân sách cuối cùng.
Đừng chỉ tính giá món quà – HR còn phải tính cả “chi phí đi kèm”
Hộp hoặc túi đựng
Hộp hoặc túi quyết định khá nhiều đến hình thức của set quà. Sản phẩm giá vừa phải nhưng được đặt trong bao bì phù hợp vẫn có thể tạo cảm giác chỉn chu và đẹp mắt.
Chi phí sẽ thay đổi theo chất liệu, kích thước, kiểu dáng và số lượng đặt. Doanh nghiệp cũng cần tính đến kích thước từng sản phẩm để tránh hộp quá rộng hoặc không đủ chỗ.
Thiệp chúc mừng
Chi phí thiệp chỉ chiếm một phần nhỏ nhưng giúp món quà có thêm lời nhắn dành riêng cho người nhận. Nội dung có thể là lời chúc 20/10, thông điệp tri ân hoặc một câu ngắn gắn với văn hóa doanh nghiệp. Ngoài chi phí in ấn, HR nên thống nhất kích thước, chất liệu giấy và cách đặt thiệp trong hộp.
In logo hoặc khắc tên
Logo có thể xuất hiện trên sổ tay, bình giữ nhiệt, túi vải, hộp hoặc các vật phẩm khác tùy chất liệu. Khắc tên hoặc in tên người nhận cũng là phương án phù hợp nếu doanh nghiệp muốn tăng tính cá nhân hóa cho một số nhóm quà.
Mỗi phương pháp sẽ có cách tính chi phí và yêu cầu kỹ thuật khác nhau. Doanh nghiệp nên xác định ngay từ đầu sản phẩm nào cần nhận diện thương hiệu, sản phẩm nào giữ thiết kế nguyên bản. Đặc biệt, AN Media sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế sản phẩm in logo hoặc khắc tên lên từng món quà như cốc, sổ tay, bút…
Đóng gói
Đặt quà số lượng lớn thường phát sinh thêm công đoạn kiểm đếm, sắp xếp sản phẩm, cố định trong hộp và hoàn thiện bao bì. Khâu này càng cần được tính kỹ nếu set gồm nhiều món có kích thước khác nhau.
Quà dự phòng
Danh sách khách mời hoặc nhân viên đôi khi có thể thay đổi vào sát ngày trao quà. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm một lượng quà dự phòng để xử lý các trường hợp phát sinh, thay vì phải đặt bổ sung vào thời điểm gấp.
Vận chuyển
Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào số lượng, kích thước kiện hàng, địa điểm giao và thời gian cần nhận. Set quà càng cồng kềnh hoặc cần giao đến nhiều địa điểm thì phần chi phí này càng cần được dự trù sớm.
Những lỗi khiến set quà 20/10 dễ trở thành “quà cho có”
Chọn món theo giá thay vì nhu cầu
Ngân sách là cơ sở quan trọng nhưng không nên là tiêu chí duy nhất để chọn quà. Sản phẩm rẻ chưa chắc phù hợp, trong khi set quà nhiều món cũng không đồng nghĩa với giá trị cao hơn.
Bộ phận hành chính nên xác định người nhận là nhân viên nữ, quản lý, khách hàng hay đối tác trước khi chọn sản phẩm. Từ nhóm đối tượng này, doanh nghiệp sẽ dễ tìm được những món quà có tính ứng dụng và phù hợp hơn.
Bao bì không đồng bộ
Nhiều sản phẩm được đặt riêng từ các nguồn khác nhau dễ dẫn đến tình trạng màu sắc, kiểu dáng và cách trình bày không thống nhất. Set quà có thể trông giống những món đồ được ghép lại hơn là một phần quà được chuẩn bị riêng cho dịp 20/10.
Đặt hàng quá sát ngày
Quà tặng số lượng lớn cần thời gian để chốt sản phẩm, duyệt mẫu, in ấn, đóng gói và vận chuyển. Đặt hàng quá sát ngày tổ chức khiến HR ít thời gian xử lý nếu sản phẩm thiếu, mẫu không đúng yêu cầu hoặc tiến độ giao hàng bị thay đổi.
Không kiểm tra mẫu trước khi sản xuất
Ảnh sản phẩm hoặc bản thiết kế trên màn hình chưa thể hiện đầy đủ kích thước, màu sắc và chất lượng thực tế. Những chi tiết như vị trí logo, kích thước hộp, cách xếp quà hay màu in nên được kiểm tra trước khi sản xuất số lượng lớn.
Chọn quà không phù hợp với nhóm người nhận
Set quà dành cho nhân viên nữ không nhất thiết phải giống quà dành cho quản lý, khách hàng hoặc đối tác. Khác biệt về độ tuổi, vị trí và mối quan hệ với doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến cách lựa chọn sản phẩm và hình thức trao tặng.
Nếu cần đặt quà 20/10 số lượng lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án trọn gói để giảm bớt thời gian tìm sản phẩm, duyệt mẫu, đóng gói và vận chuyển. AN Media hỗ trợ tư vấn set quà theo ngân sách và nhóm người nhận, thiết kế bao bì, in ấn nhận diện, đóng gói và chuẩn bị quà theo yêu cầu.
Liên hệ với Chuyên gia tổ chức sự kiện AN Media:
- Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123
- Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
- Website: anmedia.vn
- Facebook: facebook.com/anmedia.vn
- Văn phòng: Số 44, phố Phương Liệt, phường Phương Liệt, Hà Nội
