Mỗi mùa Trung thu, bộ phận HCNS lại bước vào giai đoạn bận rộn với hàng loạt đầu việc cần hoàn thành trong thời gian ngắn. Dù vậy, nhiều nhân sự vẫn gặp không ít áp lực và gặp sai sót trong quá trình chuẩn bị bởi chương trình chỉ diễn ra một lần mỗi năm, trong khi khối lượng công việc lại khá lớn. Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp vẫn lặp lại những sai sót quen thuộc trong mỗi mùa Trung thu, từ khâu lập kế hoạch đến triển khai chương trình.
1. Vì sao nhiều HCNS gặp khó khăn khi chuẩn bị trung thu cho doanh nghiệp?
Khác với các sự kiện nội bộ diễn ra định kỳ, Trung thu chỉ được tổ chức một lần mỗi năm. Chính vì vậy, nhiều HR không có nhiều cơ hội tích lũy kinh nghiệm, trong khi khối lượng công việc lại tăng lên đáng kể vào giai đoạn tháng 8 – 9.
Thời gian chuẩn bị ngắn
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu lên kế hoạch tổ chức từ 3 – 6 tuần trước lễ trung thu. Khoảng thời gian này tưởng như đủ nhưng thực tế lại khá gấp nếu phải triển khai đồng thời nhiều hạng mục như khảo sát nhu cầu, xin phê duyệt ngân sách, lựa chọn đơn vị tổ chức, đặt quà tặng hay truyền thông nội bộ. Đặc biệt, nếu bộ phận hành chính nhân sự bắt đầu sát ngày sẽ dễ gặp tình trạng nhà cung cấp kín lịch, chi phí tăng cao hoặc không còn nhiều lựa chọn về concept và nhân sự biểu diễn.
Quản lý nhiều hạng mục khác nhau
Áp lực lớn nhất của nhân sự trước mỗi mùa trăng rằm là phải quản lý nhiều hạng mục khác nhau. Thông thường bộ phận HCNS của mỗi doanh nghiệp thường có từ 2 – 3 người nhưng vẫn phải đảm nhận toàn bộ quá trình chuẩn bị, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, dự trù ngân sách đến làm việc với các nhà cung cấp, truyền thông nội bộ và điều phối chương trình. Nếu mỗi phần lại do một nhà cung cấp khác nhau phụ trách, HCNS sẽ phải liên tục trao đổi, cập nhật tiến độ và xử lý các tình huống phát sinh.
Cân đối ngân sách
Cân đối ngân sách luôn là bài toán khiến nhiều HCNS đau đầu mỗi mùa Trung thu. Ban lãnh đạo kỳ vọng chương trình được tổ chức chỉn chu, tạo dấu ấn và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, trong khi nhân viên mong muốn có nhiều hoạt động trải nghiệm hấp dẫn cùng những phần quà ý nghĩa. Tuy nhiên, nguồn kinh phí thường có giới hạn, buộc HCNS phải tính toán kỹ lưỡng để phân bổ ngân sách cho từng hạng mục như sân khấu, trang trí, quà tặng, tiết mục biểu diễn hay workshop.
Top 08 sai lầm HCNS thường gặp chuẩn bị trung thu cho doanh nghiệp
Lên kế hoạch quá sát ngày
Nhiều đơn vị chỉ bắt đầu chuẩn bị trung thu cho doanh nghiệp trước khoảng 2 – 3 tuần vì cho rằng đây chỉ là một sự kiện nội bộ quy mô nhỏ. Càng gần ngày trung thu, các hạng mục như quà tặng, sân khấu, ánh sáng, âm thanh… thì càng có nguy cơ kín lịch. Nếu triển khai quá muộn, doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn trong số những phương án còn lại, chi phí thuê dịch vụ cũng có xu hướng cao hơn do nguồn cung hạn chế.
Do đó, HCNS nên bắt đầu xây dựng kế hoạch trước chương trình từ 6 – 8 tuần. Khoảng thời gian này đủ để xin phê duyệt ngân sách, lựa chọn đơn vị tổ chức, chốt kịch bản và xử lý các thay đổi phát sinh mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Không xác định rõ mục tiêu chương trình
Không ít doanh nghiệp tổ chức Trung thu vì đây là hoạt động thường niên mà chưa xác định rõ mục tiêu cần đạt được, dễ rơi vào tình trạng “có gì làm nấy”. Các hạng mục thường được chuẩn bị theo cảm tính, thiếu sự liên kết và khó tạo dấu ấn với người tham gia.
Vì vậy, bộ phận nhân sự nên trả lời các câu hỏi như: Chương trình dành cho ai? Muốn người tham gia cảm nhận điều gì sau sự kiện? Thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải là gì? Đây sẽ là cơ sở để xây dựng một chương trình thống nhất và hiệu quả hơn.
Dự trù ngân sách chưa đầy đủ
Nhiều nhân sự HR chỉ tập trung vào những khoản chi lớn như sân khấu, quà tặng hay tiệc nhẹ mà bỏ sót các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức. Ngoài những khoản chi chính, ngân sách còn cần tính đến chi phí in ấn, vận chuyển, nhân sự điều phối, điện, nước, quà dự phòng, chi phí phát sinh do thay đổi số lượng người tham gia hoặc điều chỉnh kịch bản. Giải pháp tốt nhất dành cho vấn đề này là ngân sách lên dự trù thêm 5 – 10% cho các tình huống phát sinh.
Không xác định rõ đối tượng tham gia
Đa phần chương trình trung thu của nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng kịch bản chung cho tất cả, khiến nội dung thiếu điểm nhấn và chưa đáp ứng được kỳ vọng của người tham dự.
Thuê nhiều đơn vị cung cấp
Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê từng hạng mục từ các đơn vị khác nhau như sân khấu, âm thanh, MC, múa lân, workshop hay quà tặng. Tuy nhiên, phương án này lại khiến HCNS phải dành nhiều thời gian điều phối và theo dõi tiến độ.
Mỗi nhà cung cấp có quy trình làm việc, thời gian triển khai và đầu mối liên hệ khác nhau. Nếu một hạng mục chậm tiến độ hoặc xảy ra sự cố, toàn bộ chương trình đều có thể bị ảnh hưởng. HCNS cũng phải liên tục trao đổi giữa nhiều bên để đảm bảo các hạng mục được kết nối đồng bộ.
Thay vì làm việc với nhiều đơn vị riêng lẻ, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức Trung thu trọn gói. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho HCNS, đồng thời đảm bảo chương trình được triển khai thống nhất và chuyên nghiệp hơn.
Không có phương án dự phòng
Dù chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, chương trình trung thu có thể xảy ra tình huống ngoài ý muốn. Nếu không xây dựng phương án dự phòng từ trước, HCNS sẽ rất dễ rơi vào thế bị động, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự. Vì vậy, bộ phận HR nên chuẩn bị các phương án dự phòng để phòng tránh các tình huống ngoài ý muốn xảy ra.
Thiếu kịch bản chương trình chi tiết
Nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng danh sách các tiết mục mà chưa chuẩn bị kịch bản điều phối và timeline cụ thể. Không có kịch bản chi tiết dễ khiến chương trình kéo dài hơn dự kiến, các hoạt động bị chồng chéo hoặc xuất hiện những khoảng thời gian trống làm giảm trải nghiệm của người tham gia.
Không đo lường hiệu quả sau chương trình
Sau mỗi chương trình, doanh nghiệp nên tổng hợp số lượng người tham gia, tỷ lệ tham dự thực tế, chi phí triển khai, hình ảnh, video và thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên thông qua khảo sát ngắn. Đây là những dữ liệu quan trọng giúp HCNS cải thiện chất lượng chương trình trong những năm tiếp theo, đồng thời chứng minh hiệu quả của hoạt động nội bộ với ban lãnh đạo.
Timeline tổ chức Trung thu cho doanh nghiệp
Xây dựng timeline chương trình cho dịp trăng rằm sẽ giúp HCNS chủ động kiểm soát tiến độ, phân bổ công việc hợp lý, hạn chế phát sinh chi phí và có đủ thời gian xử lý những thay đổi ngoài kế hoạch.
- Trước 7 – 8 tuần:
- Xác định mục tiêu, quy mô và hình thức tổ chức chương trình.
- Dự trù ngân sách và trình phê duyệt.
- Khảo sát địa điểm tổ chức.
- Tìm kiếm, làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện.
- Xây dựng ý tưởng và concept tổng thể.
- Trước 5 – 6 tuần:
- Chốt đơn vị tổ chức và các hạng mục triển khai.
- Lên kịch bản sơ bộ cho chương trình.
- Đặt bánh Trung thu và quà tặng cho nhân viên, đối tác.
- Lựa chọn các hoạt động như workshop, trò chơi, múa lân hoặc biểu diễn nghệ thuật.
- Gửi thông báo ban đầu đến nhân viên về chương trình.
- Trước 3 – 4 tuần:
- Thống kê số lượng người tham gia, trẻ em và khách mời.
- Hoàn thiện kịch bản chi tiết.
- Triển khai thiết kế backdrop, khu vực check-in và các hạng mục trang trí.
- Phối hợp với đối tác để thống nhất tiến độ thực hiện.
- Đẩy mạnh truyền thông nội bộ nhằm tăng tỷ lệ tham gia.
- Trước 1 – 2 tuần:
- Chốt danh sách người tham dự.
- Kiểm tra tiến độ với các nhà cung cấp
- Xây dựng phương án xử lý các tình huống phát sinh.
- Trước chương trình 1 – 2 ngày
- Kiểm tra quà tặng cho đối tác và nhân viên
- Thi công và chạy thử sân khấu, backdrop và khu vực tổ chức.
- Sau khi chương trình diễn ra:
- Thu thập hình ảnh và video tư liệu.
- Thực hiện truyền thông nội bộ, chia sẻ những khoảnh khắc nổi bật của sự kiện.
- Khảo sát ý kiến nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng.
- Tổng kết chi phí, đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho các chương trình Trung thu trong những năm tiếp theo.
Checklist dành cho HR khi chuẩn bị trung thu cho doanh nghiệp
Để chương trình Trung thu diễn ra suôn sẻ, HCNS cần chuẩn bị nhiều hạng mục trong cùng một khoảng thời gian. Xây dựng checklist từ sớm sẽ giúp theo dõi tiến độ, phân công công việc và hạn chế những phát sinh vào phút chót.
- Xác định mục tiêu và chủ đề chương trình
- Dự trù ngân sách
- Chốt danh sách người tham gia và quà tặng
- Xây dựng kịch bản chương trình
- Chuẩn bị nhân sự và các hạng mục tổ chức
- Kiểm tra và tổng duyệt trước ngày diễn ra
- Chuẩn bị phương án dự phòng
Bộ phận hành chính chỉ cần hoàn thành đầy đủ những checklist trên sẽ giúp HCNS chủ động hơn trong suốt quá trình chuẩn bị Trung thu cho doanh nghiệp, hạn chế rủi ro phát sinh và đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ.
AN Media – Giải pháp giúp HCNS tổ chức Trung thu nhẹ nhàng và chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, AN Media đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp triển khai các chương trình Trung thu quy mô đa dạng. Đội ngũ của chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ mà còn tư vấn giải pháp phù hợp với mục tiêu, văn hóa doanh nghiệp và ngân sách của từng khách hàng.
Tư vấn concept phù hợp với văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp
AN Media không áp dụng một kịch bản chung cho mọi chương trình mà sẽ tư vấn concept dựa trên mục tiêu thực tế của doanh nghiệp. Dù hướng đến đêm hội dành cho con em cán bộ nhân viên, gắn kết nội bộ hay sự kiện kết hợp tri ân đối tác, đội ngũ đều xây dựng chủ đề, hoạt động và kịch bản phù hợp để truyền tải đúng thông điệp doanh nghiệp mong muốn.
Cung cấp đầy đủ hạng mục tổ chức sự kiện
Thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp riêng lẻ, doanh nghiệp chỉ cần một đầu mối duy nhất để triển khai toàn bộ chương trình. AN Media cung cấp đầy đủ các hạng mục như sân khấu, backdrop, cổng chào, hệ thống âm thanh…
Đồng hành cùng HCNS trong suốt quá trình triển khai
AN Media hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình tổ chức, từ lập kế hoạch, điều phối các hạng mục đến vận hành chương trình. Mọi phát sinh đều được xử lý kịp thời, giúp HCNS tiết kiệm thời gian và yên tâm tập trung vào các công việc nội bộ.
Trung thu không chỉ là một sự kiện nội bộ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp lan tỏa văn hóa, gắn kết nhân viên và tạo những kỉ niệm đáng nhớ cho gia đình cán bộ nhân viên. Do đó, HCNS nên chủ động lên kế hoạch từ sớm sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho người tham gia.
Liên hệ ngay với AN Media để được tư vấn giải pháp tổ chức Trung thu trọn gói phù hợp với quy mô, mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp.
Liên hệ với Chuyên gia tổ chức sự kiện AN Media:
- Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123
- Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
- Website: anmedia.vn
- Facebook: facebook.com/anmedia.vn
- Văn phòng: Số 44, phố Phương Liệt, phường Phương Liệt, Hà Nội
