Tổ chức lễ kỷ niệm như thế nào để thu hút và gây ấn tượng? Đó có lẽ là câu hỏi dành được nhiều sự quan tâm của quý khách hàng. Để có thể tổ chức một lễ kỷ niệm chuyên nghiệp, chỉn chu cần sự chuẩn bị kỹ càng với một kế hoạch chi tiết. Bài viết ngày hôm nay của AN Media sẽ gợi ý quy trình tổ chức một lễ kỷ niệm đến quý khách hàng.

Lễ kỷ niệm là gì? 

Lễ kỷ niệm thường được biết đến là hoạt động để tôn vinh, gợi nhớ về những sự kiện quan trọng hay các mốc thời gian đặc biệt đã diễn ra trong quá khứ. Đó có thể là đám cưới hay ngày thành lập công ty. Các mốc thời gian được chọn tổ chức lẽ kỷ niệm thường là năm chẵn chục (10 năm, 20 năm…) hoặc năm đuôi năm (5 năm, 15 năm…)

Lễ kỷ niệm trong văn hóa quốc tế

Trong tiếng anh, lễ kỷ niệm được gọi là “anniversary” để chỉ ngày kỷ niệm hàng năm như ngày cưới (wedding anniversary), ngày thành lập công ty (corporate anniversary)… Đây là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trên nhiều quốc gia và nền văn hóa trên thế giới. 

Xem thêm :

Quy trình tổ chức ngày lễ kỷ niệm ấn tượng

Xác định mục đích của sự kiện 

Mỗi một lễ kỷ niệm được tổ chức đều mang những mục đích khác nhau, chẳng hạn như tôn vinh, vinh danh, hay kỷ niệm những thành tựu, nhìn lại quá trình, đánh dấu những cột mốc quan trọng của cá nhân, tổ chức.Việc xác định rõ mục đích của lễ kỷ niệm sẽ giúp xác định được quy mô sự kiện, tối ưu chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

Xác định đối tượng khách hàng

Mỗi đối tượng khách hàng sẽ có những yêu cầu, tiêu chí khác nhau về sự kiện mà họ muốn tổ chức. Chẳng hạn như đối với các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, các buổi lễ kỷ niệm sẽ yêu cầu tính chất trang trọng, lịch sự. Ngược lại, những doanh nghiệp ngoài nhà nước hay những khách hàng trẻ tuổi lại mong muốn những chương trình hiện đại, sáng tạo hơn. 

Xác định ngân sách

Tại bước này, cần xác định và ước lượng được nguồn chi phí sử dụng cho lễ kỷ niệm là bao nhiêu và các chi phí ấy sẽ được sử dụng như thế nào. Tùy vào quy mô và mục đích của lễ kỷ niệm, các chi phí có thể bao gồm: tiền thuê địa điểm, trang trí, nhân sự (MC, vũ đoàn…), quà tặng, ăn uống, âm thanh, ánh sáng, thiết bị, quay chụp, truyền thông,… Bên cạnh đó, cần phải có kinh phí dự trù rủi ro để đề phòng những rủi ro có thể xảy ra và phát sinh trong lễ kỷ niệm. Là đơn vị lâu năm, chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, AN Media có thể giúp khách hàng xây dựng những chương trình ấn tượng, phù hợp với ngân sách và có những điều chỉnh chi phí hợp lý sao cho phù hợp với ý kiến và ngân sách của mỗi khách hàng.

Lên ý tưởng

Đây là bước rất quan trọng, là tiền đề để xây dựng một kịch bản chương trình lễ kỷ niệm thu hút. Một chủ đề sáng tạo, độc đáo và phù hợp sẽ giúp sự kiện tạo được sự ấn tượng mạnh mẽ cho những người tham gia. Với đội ngũ trẻ trung, năng động, giàu sức sáng tạo, AN Media cam kết đem đến những ý tưởng mới lạ, độc đáo, kết hợp cùng những công nghệ mới, hiện đại nhất để xây dựng những câu chuyện ấn tượng cho quý khách hàng. 

Lập kế hoạch

Để lễ kỷ niệm có thể diễn ra thành công tốt đẹp, việc lập một kế hoạch chi tiết là rất quan trọng, cụ thể:

• Chọn địa điểm: Tùy thuộc vào quy mô và số lượng người tham gia sự kiện. Các lễ kỷ niệm cá nhân có thể được tổ chức tại các quán coffee private, các sự kiện có quy mô lớn hơn có thể lựa chọn những trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các nhà hàng, khách sạn lớn như Trung tâm Hội nghị Quốc gia, khách sạn JW Marriott, khách sạn Fortuna, Melia…
• Chọn thời gian: Chọn thời gian tổ chức lễ kỷ niệm thuận tiện cho khách mời, tránh trùng với các sự kiện lớn khác. Nếu sự kiện tổ chức ngoài trời, cần cân nhắc và chú ý đến các vấn đề thời tiết.
• Bố trí không gian: Không gian khu vực sân khấu, khách mời, người tham gia, nơi đón khách, góc check-in và trang trí cần được bố trí hợp lý, đảm bảo di chuyển dễ dàng.
• Gửi giấy mời: Giấy mời cần được gửi đến các khách mời sớm để họ có thể sắp xếp và bố trí thời gian cá nhân. 
• Tổng duyệt: Trước khi diễn ra lễ kỷ niệm, công tác tổng duyệt cần được diễn ra và kiểm tra một cách kỹ càng, đảm bảo giảm thiểu tối đa những sự cố không đáng có.
• Chuẩn bị đội ngũ nhân sự và trang thiết bị: Đội ngũ nhân sự cần nắm rõ kịch bản chương trình và nhiệm vụ phụ trách, cũng như có kỹ năng xử lý tình huống khi lễ kỷ niệm diễn ra. Các trang thiết bị cho lễ kỷ niệm cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước mỗi sự kiện. AN Media được thành lập bởi ca sĩ, diễn viên Duy Khoa – với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân sự năng động, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ đem đến những chương trình lễ kỷ niệm đặc sắc cùng các tiết mục nghệ thuật mới lạ, hấp dẫn.

Như vậy để có thể tổ chức một sự kiện lễ kỷ niệm thành công cần rất nhiều công sức, nguồn lực và sự đầu tư. Mong rằng thông qua bài viết trên, bạn sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về quy trình tổ chức lễ kỷ niệm và lựa chọn được đơn vị tổ chức ưng ý. Nhận tư vấn miễn phí ngay qua Website AN Media hoặc Hotline 0986.934.916 – 0904.113.123. Tại AN Media, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói với trang thiết bị hiện đại, kịch bản chuyên nghiệp cùng những nghệ sĩ khách mời nổi tiếng. Mong rằng sự kiện của quý khách diễn ra tốt đẹp!

Thông tin liên hệ AN Media:

Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sĩ Duy Khoa

Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

Email: [email protected] – [email protected]

Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội