Tổ chức ngày hội gia đình chi tiết từ A đến Z

Tổ chức ngày hội gia đình gần đây đang trở thành xu hướng tổ chức các hoạt động gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên. Ngày hội gia đình có ý nghĩa trong xây dựng văn hóa công ty, nhân viên có cơ hội được tham gia các hoạt động trò chơi với người thân trong gia đình. Cùng tìm hiểu về kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình với AN Media trong bài viết dưới đây!

>>>> Xem thêm: Tổ chức giải chạy Marathon trọn gói, chuyên nghiệp tại Việt Nam

1. Tổ chức ngày hội gia đình là hoạt động gì?

Ngày hội gia đình là sự kiện được tổ chức với sự tham gia của nhiều gia đình trong một tổ chức như công ty, tập thể, đây là dịp để các thành viên cùng vui chơi và tham gia các hoạt động chung nhằm tăng cường mối quan hệ gia đình, gắn kết tình cảm giữa nhân viên, lãnh đạo và tạo ra những kỷ niệm đẹp.

Hoạt động này thường được tổ chức bởi các tổ chức xã hội, doanh nghiệp, trường học hoặc cộng đồng dân cư với nhiều hoạt động như: các trò chơi giải trí, cuộc thi, biểu diễn nghệ thuật, hoạt động giáo dục nâng cao nhận thức, gian hàng ẩm thực…

2. Kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình chi tiết

Để lên kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình, bạn cần chú trọng các yếu tố sau đây để tạo ra một chương trình thành công, thu hút và tạo ấn tượng cho mọi người tham gia.

2.1. Xác định đối tượng tham gia

Đối tượng chính của ngày hội gia đình là nhân viên công ty và thành viên trong gia đình. Tuy nhiên, cần phân chia đối tượng tham gia theo từng độ tuổi để lên kế hoạch các hoạt động phù hợp với sở thích, khả năng và độ an toàn cho mọi người:

• Đối tượng trẻ em: Trong sự kiện ngày hội gia đình có sự tham gia của đối tượng trẻ em, ban tổ chức cần thiết kế các hoạt động nhẹ nhàng, an toàn như: Tô màu, vẽ tranh, trò chơi vận động nhẹ, xem ảo thuật. Với trẻ dưới 10 tuổi thì cần có sự hướng dẫn của người lớn.
• Đối tượng thanh thiếu niên: Với độ tuổi này, trong kế hoạch nên có một số trò chơi như bóng đá, cầu lông, tham gia gian hàng trò chơi…
• Đối tượng người lớn: Các hoạt động và trò chơi bạn có thể tổ chức cho đối tượng này như: Thi tài năng, kéo co, bóng chuyền,…

2.2. Lên ý tưởng, chủ đề chính

Ý tưởng tổ chức ngày hội gia đình là một phần vô cùng quan trọng tạo nên sự khác biệt và độc đáo của chương trình. Ý tưởng và chủ đề chính là kim chỉ nam để ban tổ chức lên kế hoạch chuẩn bị, triển khai các trò chơi, lên ý tưởng thông điệp xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Bạn nên lựa chọn và chốt ý tưởng từ sớm để có nhiều thời gian chuẩn bị cho chương trình, dự trù ngân sách hợp lý. Một số chủ đề ngày hội gia đình bạn có thể  tham khảo như: chủ đề về văn hóa, sức khỏe – thể thao, ẩm thực…

>>>> Xem thêm: Tổ chức lễ ký kết hợp đồng chuyên nghiệp

2.3. Thời gian và địa điểm tổ chức

Bạn nên chọn thời gian tổ chức ngày hội gia đình vào cuối tuần hoặc ngày lễ để mọi người có thể tham gia đầy đủ. Tháng 4 đến tháng 9 là thời điểm vô cùng thích hợp để tổ chức ngày hội gia đình vì đây là thời gian nghỉ hè của các bạn nhỏ và thời tiết cũng phù hợp cho các hoạt động thể thao.

Địa điểm tổ chức Family Day nên là các không gian ngoài trời rộng rãi, thoáng mát và có đầy đủ tiện nghi. Khi chọn địa điểm tổ chức bạn cũng cần cân đối với số lượng người tham gia, chủ đề chương trình và ngân sách tổ chức.

Gợi ý một số địa điểm để tổ chức ngày hội gia đình phù hợp như:

• Công viên Thống Nhất, công viên Yên Sở, công viên Hòa Bình (Hà Nội),…
• Khu du lịch Thiên Đường Bảo Sơn, công viên nước Hồ Tây (Hà Nội), các bãi biển,…

2.4. Lựa chọn các hoạt động, trò chơi

Ngày hội gia đình là dịp để các thành viên quây quần bên nhau, gắn kết tình cảm và tạo nên những kỷ niệm đẹp. Khi lên kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình, ban tổ chức nên chọn các trò chơi phù hợp với chủ đề và làm gia tăng sự đoàn kết của người tham gia.

 Một số hoạt động và trò chơi bạn có thể tham khảo cho chương trình thêm thú vị như:

2.5. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình sẽ giúp bạn điều phối sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và có sự chuẩn bị cho những trường hợp bất ngờ xảy ra. Việc xác định rõ đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức, chủ đề chính và các hoạt động là yếu tố quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình.

Ngoài ra, kịch bản chương trình chi tiết sẽ giúp nhân sự nắm được các nhiệm vụ cụ th ban, cân đối ngân sách, dễ dàng điều phối chương trình và đảm bảo an toàn trong quá trình tổ chức.

2.6. Dự trù ngân sách tổ chức

Dự trù ngân sách tổ chức ngày hội gia đình đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích, giúp bạn có cách tổ chức ngày hội gia đình thông minh và hiệu quả hơn. Cụ thể: 

• Giúp bạn kiểm soát được số tiền chi cho từng khoản mục, tránh tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự kiến dẫn đến lãng phí.
• Dựa trên nguồn ngân sách sẵn có, bạn có thể lên kế hoạch tổ chức ngày hội phù hợp, đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà vẫn tiết kiệm chi phí.
• Khi có sẵn bảng dự trù chi tiết, bạn có thể so sánh giá cả từ các nhà cung cấp khác nhau, lựa chọn đơn vị uy tín với mức giá hợp lý nhất.
• Bảng dự trù ngân sách chi tiết là minh chứng cho việc sử dụng ngân sách hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch trong công tác tổ chức ngày hội.

3. Các bước tổ chức ngày hội gia đình thành công

Để tổ chức một ngày hội gia đình thành công, cần thực hiện các bước sau:

3.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết

Theo kinh nghiệm tổ chức ngày hội gia đình, khi xây dựng kế hoạch bạn nên xác định rõ mục đích chương trình, có kế hoạch chi tiêu phù hợp với ngân sách. Lên kế hoạch chi tiết cho các hạng mục như thuê địa điểm, lập danh sách người tham gia, các hoạt động… để dễ dàng theo dõi và triển khai các hoạt động.

3.2. Nội dung tổ chức ngày hội gia đình

Có 2 yếu tố bạn cần lưu ý là nội dung chương trình phải thống nhất với chủ đề, mục đích sự kiện đồng thời các hoạt động gắn kết, giao lưu đóng vai trò rất quan trọng đem đến sự thoải mái cho người tham gia.

3.3. Liên hệ nhà cung cấp các dịch vụ

Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn bắt đầu liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để đặt chỗ và đặt trước các hạng mục cần thiết. Bạn cần liên hệ đặt địa điểm trước, sau đó là các đơn vị cung cấp dịch vụ âm thanh, ánh sáng và các hạng mục khác. Bạn có thể tự chuẩn bị đồ ăn hoặc sử dụng dịch vụ đặt tiệc bên ngoài tùy quy mô ngày hội gia đình.

>>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc trọn gói, chuyên nghiệp nhất

3.4. Tìm và trang trí địa điểm tổ chức

Cần tìm kiếm và khảo sát địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với số lượng người tham gia cũng như các hoạt động trong chương trình. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức là nơi diễn ra các hoạt động vui chơi, giải trí và giao lưu của các thành viên trong gia đình. Việc lựa chọn và trang trí địa điểm phù hợp sẽ giúp tạo nên bầu không khí vui vẻ, ấm cúng và khiến mọi người cảm thấy thoải mái, thư giãn.

3.5. Dọn dẹp khi kết thúc chương trình 

Dọn dẹp sau khi kết thúc chương trình là một công việc quan trọng để đảm bảo môi trường sạch sẽ, an toàn và ngăn nắp. Bạn có thể kêu gọi những cá nhân tham gia ngày hội gia đình chủ động dọn dẹp hoặc thuê nhân viên dọn vệ sinh.

Bên cạnh rác thải sau chương trình, ban tổ chức cũng cần thu dọn bàn ghế, sân khấu và bàn giao lại các thiết bị âm thanh ánh sáng cho đơn vị cung cấp dịch vụ thuê thiết bị. Là một trong những bước cuối cùng của ngày hội gia đình nhưng quá trình dọn dẹp cũng phản ánh sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

3.6. Quyết toán các hạng mục sau sự kiện

Quyết toán các hạng mục sau sự kiện là quá trình tổng hợp, phân tích và đánh giá chi phí thực tế của từng hạng mục so với dự toán ban đầu, từ đó xác định khoản chênh lệch và đưa ra giải thích cho các khoản chênh lệch đó.

Việc quyết toán chi tiết và đầy đủ sẽ giúp ban tổ chức đánh giá hiệu quả sử dụng kinh phí, rút ra kinh nghiệm cho các sự kiện sau và đảm bảo sự minh bạch trong công tác quản lý tài chính.

4. Kịch bản tổ chức ngày hội gia đình tham khảo

Timeline Ngày hội Gia đình BPG kết hợp giải chạy do AN Media tổ chức 

5. Ý nghĩa khi tổ chức ngày hội gia đình

Tổ chức ngày hội gia đình mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng cho cả công ty, tổ chức và nhân viên, cụ thể như sau:

Đối với công ty:

• Tăng cường sự gắn kết giữa công ty và nhân viên 
• Nâng cao hình ảnh và thương hiệu của công ty:
• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh giúp nhân viên thoải mái từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Đối với nhân viên:

• Gắn kết tình cảm giữa các thành viên trong gia đình.
• Giải trí, thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng.
• Gắn kết tình đồng nghiệp sau những hoạt động vui vẻ

>>>> Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên công ty cuối năm chuyên nghiệp trọn gói

6. Công ty tổ chức ngày hội gia đình uy tín

AN Media là công ty truyền thông và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã giúp các công ty, tổ chức xã hội thực hiện thành công rất nhiều sự kiện ngày hội gia đình ý nghĩa. Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức ngày hội gia đình tại AN Media bạn sẽ được phục vụ bởi

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện.
• Ý tưởng tổ chức sáng tạo không ngừng cải tiến để mang đến những sự kiện đáng nhớ và ý nghĩa.
• Đội ngũ nhân sự luôn nhiệt tình, tận tâm phục vụ khách hàng, tư vấn nhiệt tình nhằm đem đến giải pháp tốt nhất cho khách hàng.

AN Media thiết kế sân khấu, backdrop cho sự kiện 

• Cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Dịch vụ MC, ca sĩ, vũ công
• Dịch vụ trò chơi, teambuilding
• Dịch vụ quay phim, chụp ảnh

AN Media luôn nỗ lực đem đến dịch vụ tổ chức ngày hội gia đình ngày một tốt hơn, đem đến các sự kiện thành công hơn cho khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn các gói dịch vụ hợp lý với giá ưu đãi nhất!

Thông tin liên hệ AN Media:

Công Ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện AN Media được thành lập và điều hành bởi Ca sỹ Duy Khoa

Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123

Email: [email protected] – [email protected]

Văn phòng: số 38 Hoàng Ngân, Quan Nhân, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội