Chi phí mời KOL thường là một trong những khoản doanh nghiệp cần tính toán sớm khi xây dựng kế hoạch truyền thông hoặc chuẩn bị sự kiện. Mức giá booking KOL phụ thuộc vào độ ảnh hưởng, nền tảng, hình thức hợp tác và phạm vi công việc.
Bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và những khoản cần dự trù khi booking KOL.
Nội dung trang
Các yếu tố ảnh hưởng tới chi phí mời KOL
Mức độ nổi tiếng và độ ảnh hưởng của KOL
Tên tuổi và sức ảnh hưởng thường là yếu tố đầu tiên doanh nghiệp quan tâm khi thuê KOL. Tuy nhiên, lượng người theo dõi lớn chưa đồng nghĩa với mức phí luôn cao hơn hoặc hiệu quả tốt hơn. Một KOL sở hữu tệp khán giả phù hợp và tương tác tốt vẫn có thể mang lại giá trị cao dù quy mô follower nhỏ hơn.
Nền tảng KOL sử dụng
Facebook, Instagram, Youtube, Tiktok… là những mạng xã hội phổ biến nhất Việt Nam. Mỗi kênh lại có thế mạnh riêng nên giá booking KOL cũng có thể thay đổi theo nền tảng và hình thức hợp tác.
TikTok và Reels phù hợp với video ngắn và nội dung bắt trend. Trong khi đó, Instagram nổi bật với hình ảnh, Stories và các nội dung lifestyle. Bên cạnh đó, Facebook thuận lợi cho nội dung cộng đồng và livestream. Còn YouTube phù hợp với video dài, review hoặc những nội dung cần phân tích sâu hơn.
Doanh nghiệp nên chọn nền tảng dựa trên thói quen của nhóm khách hàng mục tiêu và định dạng nội dung cần triển khai, thay vì chỉ lựa chọn KOL có lượng follower lớn.
Tỷ lệ tương tác
Tỷ lệ tương tác giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn chất lượng tương tác phía sau lượng follower. KOL có cộng đồng nhỏ nhưng phản hồi tích cực, đúng nhóm khách hàng mục tiêu có thể phù hợp hơn với chiến dịch chuyên biệt. Bên cạnh tỷ lệ tương tác, doanh nghiệp nên kiểm tra chất lượng bình luận, lượt xem thực tế và mức độ phù hợp của tệp người theo dõi để tránh đánh giá KOL chỉ qua một con số.
Hình thức hợp tác
Booking KOL để tham dự sự kiện, đăng Story, viết bài, quay Reel/TikTok hay sản xuất video riêng sẽ có mức phí khác nhau. Nội dung càng nhiều, yêu cầu sáng tạo và sản xuất càng cao thì ngân sách càng lớn.
Công việc chi tiết
Phạm vi công việc cần được xác định rõ ngay từ lúc booking KOL, bởi mỗi hình thức xuất hiện sẽ kéo theo cách tính chi phí mời KOL khác nhau. KOL có thể được mời tham dự sự kiện, phát biểu, giao lưu với khách mời, trải nghiệm sản phẩm, chụp ảnh, quay video hoặc đăng tải nội dung trên các kênh cá nhân.
Chi phí mời KOL tham dự sự kiện gồm những khoản nào?
Ngân sách mời KOL tham dự sự kiện thường không dừng ở phí booking. Tùy yêu cầu chương trình, doanh nghiệp có thể cần thanh toán thêm chi phí đi lại, lưu trú, ekip đi cùng hoặc sản xuất nội dung. Quyền sử dụng hình ảnh sau sự kiện cũng cần được xác định riêng nếu thương hiệu muốn tiếp tục khai thác hình ảnh KOL cho truyền thông.
Phí booking KOL
Đây thường là khoản ngân sách chính trong kế hoạch mời KOL tham dự sự kiện. Mức phí được báo theo từng trường hợp thay vì áp dụng một bảng giá chung cho mọi KOL.
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện cụ thể thời lượng tham dự, vai trò tại chương trình và các đầu việc KOL cần thực hiện. Đây cũng là cơ sở để so sánh báo giá giữa các lựa chọn và tránh hiểu khác nhau về phạm vi hợp tác.
Chi phí di chuyển
Địa điểm tổ chức nằm ngoài khu vực KOL sinh sống có thể phát sinh thêm chi phí di chuyển. Nếu KOL cần bay tới địa phương khác, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị vé máy bay và phương tiện đưa đón. Với lịch trình trong ngày, thời gian di chuyển cũng nên được thống nhất trước để tránh ảnh hưởng đến lịch làm việc của KOL.
Chi phí ekip đi cùng nếu có
Nếu sự kiện yêu cầu KOL thực hiện nhiều nội dung tại chỗ, ekip hỗ trợ cũng có thể tham gia để chuẩn bị trang phục, hình ảnh, quay dựng hoặc điều phối lịch trình. Những khoản như vé di chuyển, phòng nghỉ và ăn uống của ekip cần được xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm.
Chi phí phát sinh theo yêu cầu riêng
Đối với những yêu cầu phát sinh riêng, chi phí booking KOL có thể được điều chỉnh tùy theo phạm vi công việc bổ sung. Các yêu cầu liên quan đến thời lượng, nội dung và vai trò của KOL nên được trao đổi rõ trước ngày diễn ra chương trình.
Chi phí sử dụng hình ảnh
Quyền sử dụng hình ảnh KOL là khoản cần được tách biệt với phí tham dự sự kiện nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục khai thác hình ảnh sau chương trình. Nếu thương hiệu có thể muốn sử dụng hình ảnh KOL chụp tại sự kiện trên fanpage, website, video recap, ấn phẩm truyền thông hoặc các hoạt động quảng cáo thì cần phải thỏa thuận riêng với KOL.
Chi phí sản xuất nội dung nếu có
KOL/KOC tham dự sự kiện và sản xuất nội dung là hai phạm vi công việc khác nhau. Nếu doanh nghiệp yêu cầu đăng bài, quay video, livestream, review hoặc thực hiện nội dung theo brief, phần sản xuất cần được xác định riêng trong báo giá.
Checklist cần thống nhất trước khi booking KOL
Thời gian và địa điểm
Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ địa chỉ và thời gian sự kiện để KOL có thời gian sắp xếp lịch trình, chuẩn bị và chủ động di chuyển. Thông tin nên bao gồm ngày tổ chức, giờ bắt đầu, thời điểm KOL cần có mặt và thời gian dự kiến kết thúc.
Thời lượng xuất hiện
Doanh nghiệp cần thống nhất KOL sẽ có mặt trong bao lâu và khoảng thời gian đó bao gồm những hoạt động nào. Phạm vi công việc càng rõ, ekip tổ chức càng dễ sắp xếp timeline và điều phối KOL tại sự kiện.
Nội dung KOL thực hiện
Nội dung công việc cần được mô tả cụ thể thay vì ghi chung chung như “tham dự sự kiện” hoặc “giao lưu cùng khách mời”. Ban tổ chức nên xác định KOL sẽ trải nghiệm sản phẩm, phát biểu, giao lưu, review, quay video, chụp ảnh hay tham gia hoạt động sân khấu.
Số lượng bài đăng/video
Doanh nghiệp cần thống nhất KOL sẽ thực hiện bao nhiêu nội dung sau hoặc trong thời gian diễn ra sự kiện. Số lượng nên được ghi cụ thể theo từng định dạng như 1 video TikTok, 1 bài đăng Facebook, 3 Stories trên Instagram hay 1 video recap.
Bên cạnh số lượng, brief cũng nên nêu rõ mỗi nội dung cần đáp ứng yêu cầu gì? Ngoài ra, doanh nghiệp nên thống nhất số lần chỉnh sửa nội dung nếu bài đăng hoặc video cần gửi duyệt trước khi đăng. Đây là chi tiết thường dễ bị bỏ sót nhưng có thể ảnh hưởng đến thời gian phối hợp giữa thương hiệu và KOL.
Nền tảng đăng tải
Doanh nghiệp cần xác định nội dung sẽ xuất hiện trên nền tảng nào. TikTok, Facebook, Instagram, YouTube hay nhiều kênh cùng lúc sẽ có yêu cầu triển khai khác nhau.
Deadline
Thời điểm đăng nội dung nên được thống nhất ngay từ lúc booking KOL. Doanh nghiệp cần xác định KOL gửi nội dung vào ngày nào, thời gian duyệt ra sao và bài đăng chính thức lên sóng khi nào.
Quyền sử dụng hình ảnh
Doanh nghiệp nên thống nhất rõ hình ảnh của KOL được sử dụng ở đâu, trong thời gian bao lâu và có áp dụng độc quyền trong ngành hàng hay không. Đây là những nội dung dễ bị bỏ sót nếu hai bên chỉ tập trung vào phí tham dự sự kiện.
Phạm vi sử dụng có thể liên quan đến website, fanpage, video recap, bài PR hoặc các hoạt động quảng cáo. Nếu thương hiệu dự kiến tiếp tục khai thác hình ảnh KOL sau chương trình, thời hạn sử dụng cũng cần được ghi rõ theo từng chiến dịch hoặc khoảng thời gian cụ thể.
Điều khoản hủy/thay đổi lịch
Lịch sự kiện đôi khi có thể thay đổi do tình hình vận hành, địa điểm hoặc yêu cầu từ khách hàng. Vì vậy, hợp đồng booking nên có quy định về trường hợp đổi ngày, đổi giờ hoặc hủy chương trình.
Hai bên cũng nên thống nhất cách xử lý nếu KOL không thể tham dự theo lịch đã xác nhận. Mốc thời gian thông báo, khoản phí liên quan và phương án thay thế nên được trao đổi trước thay vì chờ đến sát ngày diễn ra.
Chi phí phát sinh
Bên cạnh mức phí đã thống nhất, doanh nghiệp nên hỏi rõ những khoản nào đã nằm trong báo giá và trường hợp nào sẽ tính thêm chi phí. Phần này thường liên quan đến thời gian tham dự kéo dài, thay đổi lịch trình, di chuyển thêm, lưu trú hoặc phát sinh yêu cầu ngoài brief ban đầu.
Người chịu trách nhiệm phối hợp
Quá trình booking thường có sự tham gia của nhiều bên: doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện, KOL và ekip quản lý KOL. Vì vậy, cần xác định rõ ai là người trực tiếp trao đổi với KOL và ai phụ trách xử lý từng nhóm công việc.
Những sai lầm khiến chi phí booking KOL tăng cao
Chọn KOL chỉ dựa vào follower
Số lượng follower chưa đủ để đánh giá một KOL có phù hợp với chiến dịch hay không. Doanh nghiệp nên xem thêm tỷ lệ tương tác, nội dung KOL theo đuổi và mức độ phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu. Lựa chọn đúng đối tượng sẽ giúp ngân sách booking được sử dụng hiệu quả hơn, thay vì chỉ dựa vào một con số follower lớn.
Không kiểm tra tệp khán giả chính của KOL
Trước khi booking, ban tổ chức nên tìm hiểu tệp khách hàng chính của KOL như độ tuổi, khu vực, giới tính hoặc mối quan tâm chính nếu những dữ liệu này có sẵn. Nội dung KOL từng thực hiện cũng đáng được xem xét để biết cộng đồng của họ phản hồi tốt với chủ đề nào.
Booking quá sát ngày sự kiện
Booking quá sát ngày tổ chức khiến doanh nghiệp có ít thời gian lựa chọn và thương lượng với KOL phù hợp. Nếu liên hệ quá muộn, các content creator lớn có thể đã kín, buộc ban tổ chức phải chuyển sang phương án khác hoặc phát sinh thêm chi phí để đáp ứng lịch trình gấp.
Thay đổi yêu cầu sau khi ký hợp đồng
Thay đổi brief sau khi ký hợp đồng, chẳng hạn thêm video, bài đăng hoặc kéo dài thời gian tham dự, có thể khiến chi phí booking KOL tăng thêm. Doanh nghiệp nên chốt đầy đủ đầu việc ngay từ đầu để hạn chế phát sinh và giúp cả hai bên chủ động hơn trong quá trình triển khai.
AN Media – Hỗ trợ booking KOL cho sự kiện
Đề xuất KOL phù hợp
AN Media dựa trên mục tiêu sự kiện, ngành hàng, nhóm khách mời và định hướng truyền thông để đề xuất những KOL phù hợp. Danh sách có thể được cân nhắc theo hình ảnh cá nhân, nền tảng hoạt động, tệp khán giả và vai trò mà KOL cần đảm nhận trong chương trình.
Tư vấn phạm vi booking KOL
AN Media hỗ trợ doanh nghiệp xác định rõ KOL sẽ tham gia ở mức độ nào và cần thực hiện những nội dung gì trong chương trình. Tùy mục tiêu, KOL có thể tham dự sự kiện, giao lưu cùng khách mời, trải nghiệm sản phẩm, đăng bài hoặc quay video.
Chi phí booking KOL không chỉ phụ thuộc vào mức phí để KOL xuất hiện tại sự kiện mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Do đó, ban tổ chức cần xác định rõ nhu cầu nhằm giúp ngân sách được phân bổ hợp lý, hạn chế phát sinh chi phí.
Liên hệ với Chuyên gia tổ chức sự kiện AN Media:
- Hotline: 0986.934.916 – 0904.113.123
- Email: duykhoa.anmedia@gmail.com – truyenthong@anmedia.vn
- Website: anmedia.vn
- Facebook: facebook.com/anmedia.vn
- Văn phòng: Số 44, phố Phương Liệt, phường Phương Liệt, Hà Nội
Để lại một bình luận